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導入から運用まで
導入から運用まで

第1部テレビ会議導入検討編その1.はじめての導入

第1部導入検討編

その1.はじめての導入

*このコンテンツには連載当時(2007~2009年)のままの情報が含まれます。ご注意ください。

曽我蔵くん

これまで新人として、会社全般の業務について学んでいた曽我蔵(そがくら)くんは、正式に営業部に配属されることになった。
上司となった川崎さんは、「電話が鳴ったら3コール以内に取ってね。これまでと同じだよ。そんなに緊張しなくても大丈夫」と笑うのだが、曽我蔵(そがくら)くんは電話を見つめながらどうしてもソワソワしてしまうのだった。

そこに電話が鳴った。
急いで受話器を取ると、予想にたがわずお客様からの問合せ電話だ。

「弊社でテレビ会議の導入を検討しているのですが、どういうものがあるのか、お値段はどれくらいなのかお伺いしたいんですが」

と訊ねる声に、曽我蔵(そがくら)くんは武者震いしながら元気よく答えはじめた。

チェックポイント1 「用途と各拠点の参加人数」

曽我蔵くんとお客様
曽我蔵くん
「お問い合わせありがとうございます! テレビ会議を導入されるのは初めてですか?」
お客様
「ええ、そうなんです。そちらのホームページでもいろいろ紹介されているけど、どれがうちに合うシステムなのか、よく分からないんですよ」
曽我蔵くん
「では、こちらからの質問に答えていただいて、御社にあったシステムをピックアップさせていただくのではどうでしょうか。
まず、用途には何を想定していらっしゃいますか? 社内のお打ち合わせでしょうか」
お客様
「ええ。月に1回、本社で行っている支社長会議をテレビ会議に切り替えられないかと考えています。 うちは本社が三重県の四日市にあって、支店が東京、仙台、大阪、福岡、札幌の6ヶ所にあります。全国から集まってくるようなものですから、毎回移動が大変だし、交通費も馬鹿にならないという意見が出ているんです」
曽我蔵くん
「なるほど。それはテレビ会議がぴったりですね。
おおよそでいいんですが、各拠点の従業員数を教えてください。
通信コストなどを固定にできるなら、支店長様お一人だけでご利用になるのはもったいないと思うんです。支店長会議だけではなく、部門ごとの会議や日々の打ち合わせにも、気軽にお使いいただけると思いますよ」
お客様
「うーん。本社が200名、東京が50名、あとはそれぞれ20名くらいかな。 コストの問題がなければ、営業のトップも参加できるかもしれませんね。 ああ、でも、営業と技術と事務に分かれているので、どんな会議でも一度に出席する人数はせいぜい5、6名ですよ。本社はもう少し多くて、10名くらい参加すると思います。その分、会議室も広いです」
曽我蔵くん

「それでは支店にはお手軽なセットトップモデルがいいのではないでしょうか。普通のテレビがあれば、システムをお買い上げいただいて回線を用意するだけで、すぐテレビ会議が始められますよ。

セットトップ型モデル
本社は人数に合わせて拡張できるモデルがよさそうですね」
ルーム型モデル

チェックポイント2 「回線環境」

曽我蔵くん
「ところで回線のご用意はありますか?」
お客様
「一応、四日市と東京間はVPNが引いてあります。ほかはBフレッツだったと思うな。情報システムに聞いてみないと、正確なところは判りませんが」
曽我蔵くん
「ネットワークのご担当者をご紹介いただるようでしたら、その環境のままご利用いただけるかどうか、ヒアリングさせていただきます。 弊社にはネットワークに詳しい技術担当もおりますのでご安心ください」
お客様
「できれば、全部お任せしたいんですけど」
曽我蔵くん
「それでは、まず御社の環境を確認させていただいて、極力ニーズにあった形でご提案させていただきます」

チェックポイント3 「会議資料の扱い」

曽我蔵くん
「ところで、現在の支店長会議では、資料はどのようなものをご用意なさっているのですか? プロジェクターでプレゼン資料を投影したり、紙の資料を配布したりでしょうか」
お客様
「いまは紙の資料ですね。毎回支店長がそれぞれプレゼンを行うんですが、その都度コピーして配布しています」
曽我蔵くん
「それでは、PC画像の送信機能のついたシステムをお勧めします。 お手持ちのノートPCをケーブルにつないでボタンを押すだけで、PCと同じ解像度で全拠点にPC画像を送信できるんです。同じ会議室にいる感覚で違和感なく会議していただけますよ。資料をコピーする手間だけでなく、コストも抑えられると思います」
お客様
「コストを抑えられるのはいいですね!」

チェックポイント4 「多地点接続の必要の有無」

お客様
「ところで、全拠点を一度に接続して、それぞれの拠点から話をすること自体は可能なんですか?」
曽我蔵くん
「もちろんです! テレビ会議の接続は双方向通信が基本です。複数の拠点を接続することを多地点接続というのですが、多地点接続機能をもった端末で構成する多地点接続の方法と、MCUという多地点接続用のサーバーで構成する接続方法と2通りあります。現在の御社の拠点数でしたら端末で構成する方法をお勧めします。
詳しくは、弊社ホームページの“テレビ会議のしくみ 第4部その1”をご覧いただくと分かりやすいと思います」
お客様
「その方法だと何拠点までいけるんですか?」
曽我蔵くん
「現在発売されている端末ですと、最高で8拠点まで接続可能です」
お客様
「じゃあ、来年春に開設する広島支社も後で追加できるな。 それで、値段はいくらぐらいになるんでしょうか?」
曽我蔵くん
「そうですね。だいたい、300万円から600万円くらいになるかと思います。 いまお伺いした内容で、簡単なご提案書とそれに合わせたお見積り書を作成してお送りさせていただきます。保守サポートなどのご提案も含めて、明日にはお送りできると思います。少々お待ちいただけますか?」
お客様
「分かりました。お待ちしてます」

デモで商品を体験していただくことが可能

「それでは失礼します!」と曽我蔵(そがくら)くんは電話を切り、ぷはーっと脱力して机につっぷした。
川崎さんが「お疲れさま」と声をかけてくれる。

曽我蔵くん
「緊張しました~っ」
川崎さん
「情けない声だなあ。でも、初めてにしては上出来だよ。ちゃんと初回の提案に必要な項目をヒアリングできたようじゃないか。漏れはなさそうだね」
曽我蔵くん
「はい。さっそく、提案書と見積書を用意します!
でも、資料だけではテレビ会議システムのよさを分かっていただけないかもしれませんね。金額だけで、高いと思ってしまうお客様も多いじゃないですか」
川崎さん
「そう。うちの本社と支店をつないで、テレビ会議システムがどのようなものなのか見ていただくんだ。 百聞は一見に如かずで、デモで実際に体験していただくことが、一番商品を理解していただけるからね」
曽我蔵くん
「そうですね。ご提案してみます!」

営業マンとしての曽我蔵(そがくら)くんは、なんとか順調なスタートを切ったようだ。

【ブレイクタイム】取締役会へのテレビ会議システムの導入は?
川崎さん

営業の川崎です。
テレビ会議システムの導入を初めて検討するというお客様から、「問合せのために、何を把握しておくべきなのか分からなくて悩んだ」というご意見を聞きました。確かに、ある程度必要項目が分かっている方が、お話がスムーズに運びますね。

そこで、下記のように一覧にまとめてみました。
基本的には、今回の曽我蔵(そがくら)くんがお客様にお訊ねした項目であり、用途に適したモデルをご案内したり、御見積を作成するために必要な項目です。

  • 用途は何か。
  • どことどこを接続したいのか。(日本国内同士、日本と海外など)
  • 何人ぐらいで使用するのか。(本社は10名、A拠点は3名、B拠点は1名など)
  • 使用する回線は何か。(VPN、FTTH、ADSL、ISDNなど)
  • 接続先が複数ある場合、同時接続を行うか。
  • PowerPointやEXCELなど、PC画面を接続先に表示機能が必要か。(一方、双方向)
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