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導入から運用まで
導入から運用まで

第2部テレビ会議納品・設置編その1.テレビ会議システムの納品

第2部テレビ会議システムの納品・設置編

その1.テレビ会議システムの納品

*このコンテンツには連載当時(2007~2009年)のままの情報が含まれます。ご注意ください。

テレビ会議システムの導入効果に関する資料をまとめ上げ、無事、お客様にお渡しした曽我蔵(そがくら)くん。
約束を守ってほっとしつつも、今度は「果たして自分の資料がお客様の役にたっているのだろうか」と不安にかられる日々を送っている。

導入が決定した場合の確認項目

曽我蔵くん
「あの資料が、最後の導入検討の材料として使われているといいんだけどなあ……」

思いをめぐらせているところに、そのお客様から連絡が入った。
曽我蔵(そがくら)くんは、緊張しつつも急いで受話器を取った。

導入が決定した場合の確認項目

曽我蔵くんとお客様
お客様
先日はありがとう。お世話をかけましたね。あれから、曽我蔵(そがくら)さんから受け取った導入効果の資料を添えて、上に稟議書をあげました。役員会でも検討が行われて、その結果が出たんですよ」
曽我蔵くん
「は、はい!」

曽我蔵(そがくら)くんはピッとその場に立ち上がった。お客様から見えるわけではないが、思わず直立不動の姿勢になってしまう。

お客様
「で、その結果なんですがね…………」
曽我蔵くん
「……はぁ」

その口調に、今回の導入はなくなったのかと力が抜けた曽我蔵(そがくら)くんの耳に、お客様の軽快な笑い声が響いた。

お客様
「元気出してくださいよ! 資料のおかげで上司の許可が出て導入することが決まりました!」
曽我蔵くん
「えええええ、本当ですか!? ありがとうございます!! お客様のお役に立てたことが何よりです!!!」
お客様
「さっそくですが、すぐにでも導入の手配を始めてください。注文書はすぐにお送りします。内容は見積りの通りですから」
曽我蔵くん
「はい。すぐに手続きを開始します。本当にありがとうございます!」

電話を切った後、曽我蔵(そがくら)くんはしばし喜びに浸っていた。しばらくしてようやく我に返り、納品の準備に頭を切り替える。 スムーズな導入を進めるには、曽我蔵(そがくら)くんのコーディネートにかかっているのだ。

曽我蔵くん
「ええっと。テレビ会議システムを納品するには、まず、設置する各拠点の情報が必要だ。各拠点の担当者も決めてもらう必要があるんだったな。」

曽我蔵(そがくら)くんはPCに向かうと、頭に浮かんだ項目を入力しはじめた。

必要な項目は大きく分けると3つになる。

導入拠点の基本情報

まず、各拠点の住所や担当者名を確認する。特に各拠点のキーパーソンともなる担当者は、導入をスムーズに進めるために不可欠だ。

納品先(設置先)の情報

  • 納品日(納品可能日)
  • 導入拠点すべての住所、電話番号
  • 各担当者情報(担当者名・担当者電話番号・電子メールアドレスなど)

設置に関する詳細情報

次に各拠点の担当者の協力をあおぎ、設置日までに次の項目を確認する必要がある。項目によっては、お客様に手配をお願いしたり、こちらから提案を行う。

事前確認・準備・決定事項(各拠点ごとに必要)

  • 設置日の決定
  • 設置場所の決定
  • 設置場所の電源の有無、数、電源の場所の確認
  • ネットワーク(IP or ISDN)の有無の確認
     *ネットワークの手配はお客様に準備していただく。紹介も可能
     ・IPの場合:設置場所のテレビ会議用LAN回線の有無、LANコネクタ(LANの口)の場所の確認
     ・ISDNの場合:設置場所のテレビ会議用ISDN回線の有無、DSUの有無の確認
  • テレビモニター、プロジェクター、スピーカーなどの映像・音声アウトプット機器の有無の確認
     *ない場合には、別途お見積り可能
  • テレビモニター、端末の設置位置の決定
     *ラックなどが必要な場合には、別途お見積り可能

端末設定に関する情報

3つめとして、IPアドレスやシステム名など端末に設定する項目を確認する

端末設定情報

  • IPアドレス、サブネットマスク、デフォルトゲートウェイ
  • システム名(端末個々につける名前:お客様が決定)
  • お客様が希望する個別設定(着信時のマイクOFF設定、自動着信、画面設定など)

スムーズな設置やその後の運用に影響する事前確認作業

確認項目を列挙しながら、曽我蔵(そがくら)くんはふと気がついた。
今回のお客様は、テレビ会議用モニターとして、すでに所有しているテレビモニターを使用することになっている。そのテレビモニターのサイズやメーカーはすでに情報としていただいており、端末とともに据えるラックを選定、提案していた。
だが、もし事前の情報が誤っていた場合、設置時にトラブルとなる可能性もあるのだ。小さなことだが、気をつけなければならないところだ。

曽我蔵くん
「改めて考えると、お客様に確認しなければならない項目はたくさんあるんだなあ」
川崎さん
「その通りだよ」

ふいに川崎さんの声が聞こえて、曽我蔵(そがくら)くんは顔をあげた。どうやら川崎さんは、曽我蔵(そがくら)くんの様子をさり気なく見守ってくれていたらしい。

川崎さん
「テレビ会議システムを納品するまでに、お客様に確認していただいたり、ご用意していただく項目はたくさんあるよね。
一つ一つを見れば小さなことなんけれど、実はこの事前確認がすごく大事なんだよ。一つでも手配が漏れていて、設置当日まで誰も気づかなかったとしたら、設置ができないなんてことになりかねない。その中でも特に回線関係は重要なんだ。新しく回線を設ける場合には、工事に日数がかかるから注意が必要だね」
曽我蔵くん
「そうですね。小さなことだからと軽く考えていると、後々トラブルの種になってしまうんですよね。その点を肝に銘じて、手配準備にかかります!」
曽我蔵くんと川崎さん

それから数週間後。お客様への事前準備や確認も順調に進み、手配した端末の検品作業(初期不良のチェックなど)が終れば、納品へできる状態にまで漕ぎつけたのだった。曽我蔵(そがくら)くんは「ふぅ」と、満足の溜息をついた。

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