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導入編
導入編

ワンポイントアドバイステレビ会議のリプレイスポイント

テレビ会議のリプレイスポイント

ビジュアルコミュニケーション機器のリプレイスを成功させるために

リプレイスを成功させる

企業で利用されているテレビ会議などのビジュアルコミュニケーション機器の買い替えは、リース期限やメーカー保証期間終了などに合わせて、およそ5~8年で計画されることが一般的です。
ここ10年のビジュアルコミュニケーション機器の進化や市場の変化は大きく、何を買えばいいのかわからずご相談いただくケースが増えています。
ここではビジュアルコミュニケーションのリプレイス時には、何をポイントに次の製品やサービスを選定すればよいかをご紹介します。

現在のテレビ会議の利用状況を把握する

現在利用しているシステムはよく利用されていますか?利用している部署や用途が偏っていないでしょうか。
リプレイスは利用用途を広げるよい機会です。社内アンケートを実施するなどして利用者の声を収集しましょう。
なぜ利用しないのか、なぜ頻繁に利用しているのか。管理者からは見えづらい利点や欠点が見つかることがあります。

現在のシステムの状況を把握する

次に現在社内で利用しているシステムの状態を把握します。リース期限や保守契約の状況を確認し、全体を見直した際に引き続き利用するかどうかを判断します。
テレビ会議専用機はまだまだ高額ですので、この判断でリプレイスのコストが大きく変わります。
テレビ会議専用機はほとんどの製品が、メーカーが設定する保証期間終了後は修理対応ができなくなります。
保証期間を確認して、あと何年利用するかを把握しておくことも大切です。

参考

また、長年テレビ会議を利用されてきた企業では、故障や追加購入で新旧さまざまなメーカーのシステムが混在しているケースが見受けられます。
相互接続ができないなどの問題を事前に把握することができれば、リプレイスを機に社内のテレビ会議を最大限に利用できるように設計することもできます。
リプレイスは社内コミュニケーションを見直すよい機会です。

社内に存在するテレビ会議関連機器の情報を一覧化して、どこまでを対象とするかなどを検討するところから始めると、リプレイスの全体像がつかめます。

システム一覧管理表のサンプル

一覧表の例:保守期限や買い替え予定時期なども整理すると管理がしやすくなります。

なお、現在は異なるシステム間やSkype for Businessなどのコミュニケーションツールと連携できる方法もあります。下記もご参照ください。

実現したいことをまとめ導入計画を立てる

現在のテレビ会議環境から改善したい点やシステムの状況が把握できたら、それらをまとめて予算を検討しながら導入計画を検討します。
その後、それを実現できるパートナーとなる販売店を決定し、希望を伝え相談を行いましょう。

なお、リプレイスはすべてを一度に実施する必要はありません。
最近ではPCやタブレットをテレビ会議専用機代わりに利用できる製品やサービスも多く、専用機を一度に入れずに主要拠点から順に利用状況を見ながら導入されるお客様も増えています。
予算に合わない場合や導入環境が整わない場合は、フェーズを分けて導入計画を立てることで、妥協することなくリプレイスを実施できます。

VTVジャパンでは上記のようなリプレイスに伴う必要な事前準備から、ご担当者様と一緒に進めさせていただくソリューションをご提供しています。
事前準備がリプレイス成功の鍵を握ります。ご検討の際にはお気軽にご相談ください。