会議を嫌う人々がいる一方で会議の有益性に気づいている企業もあります

栢野：企業が成長し、それなりの組織規模になってくると、意見や方向性をまとめていくための会議や打合せの場が増えてきます。 組織でのポジションが上るに連れ、会議に費やす時間は増加します。そんな中で、充実感とともに終わる会議もあれば、疲れ果てただけで「ハテ、いったい何が決まったのだろう？」と思う会議もありますよね。

沖本氏：「自分は何のためにここにいるのだろう」と思ってしまう会議は辛いですね。それが連日連夜続くと、本来やるべき業務も止まってしまいますし、ますます負担に感じます。反対に「出てよかった。楽しかった」と感じるのは、その会議によって成果が得られた場合ではないでしょうか。ゴールがきちんと見えていて、それを達成できたときには充実感がありますね。

栢野：私は、サラリーマン時代から会議が嫌いだったんです。すごく嫌だったんですよ（笑）　それもあって、弊社の設立当初はなるべく会議をしないですむように組織マネジメントしていました。でもある時、それは不可能なのだと気づいたんです。会議は可能性を広げるいい機会なのだから、なんとかうまく使うべきなのだと。でも真剣に考えれば考えるほど、「いい会議を行う」のは難しいことだなと思うんですよね。

沖本氏：会議には大勢の人が参加しますから、本来はその人数以上のアイデアや意見があるはずです。それをうまく出し合うことによって、成果も得られますし楽しくも感じます。でも、出席者の人数分どころか、一人分の成果も出せずに終ってしまうこともよくあります。

栢野：日本企業は、全員で意見をまとめるというより、声の大きい人の意見がすべてになってしまうような風潮がありますからね。

沖本氏：地位の勝る人の意見が通るということもありますね。せっかくみんなで意見をまとめても、最後の最後に上の人が会議に入ってきて全部崩されるとか。これでは「いままで話し合ってきたことはなんだったんだろう」「だから会議は嫌いなんだ」と思う人が多くて当然でしょう。

でもその一方で、「もしかして会議は有益なんじゃないか」と気づいて、会議を増やしはじめている企業も出てきているんですよ。私は、会議は増えるほうがいいと思っています。いまはやたらと電子メールを使う風潮があって、隣席の人とでも電子メールで会話をすることがありますね。でも、直接会話を交わすことによって、表情や仕草から相手がどのように考えているのかその背景まで読み取ることができます。会議をうまく活用することで様々な意見が引き出せますし、それは企業の成長に、さらには個人の成長にもつながるのです。

栢野： CHEERFUL さんでは、会議を有益にすることで企業価値をより高めていこうと謳っていますが、そのための第一歩としてどのようなアドバイスをなさるのですか？

沖本氏：まずは、上下関係なく他人の意見を受け入れ、即座に否定や非難を行わないことに重点を置いていただきます。否定の時間はあとで別途設けます。出された意見に共感した場合には、そのことを伝えるのも大切です。言葉だけでなく表情や声からも共感は伝わります。

栢野：自分が出した意見に共感を得られると、純粋に喜びを感じますね。

沖本氏：また、最初はどうしても上司や先輩など決まった人が発言しがちですので、全員が順番に発言するよう仕向けていくこともあります。ひと通り意見が出揃ったところで、それぞれの意見のプラス面、マイナス面を出席者全員で考えます。いまはプラス面を考える時間、いまはマイナスの時間と分けることで、みなさん冷静に他者の意見を受け取れます。さらに、マイナス面をどうすればプラスに向けられるのか検討する時間も設けます。そうすることで、 1 つのアイデアをさまざま視点から検証できますし、そのアイデアが広がる可能性も生まれます。

栢野：それが企業や個人の成長につながるということですね。

会議でストレスを溜める職場は会議以外でも同じなのだと思います

栢野：企業がテレビ会議システムを導入する目的は、出張コストの削減がメインです。もちろんコストは下がりますが、本質面では生産性が上がったり、企業の知識力や想像力が上がります。しかし、コストのように指標を数字で表しやすいものと違って、知識力や想像力はなかなか指標にできません。 それをお客様へ客観的に説明できず、もどかしく感じることがあります。

沖本氏：確かにそうですね。従来の移動時間を会議にあてられると考えても、メリットとして把握しにくいかもしれません。会議の成果や企業成長にしても、会議をどう使いこなしていくかということや、出席者の参加姿勢、議事進行の方法などを工夫しないと得られないものですし。

栢野：テレビ会議システムによって会議を開催しやすくなる反面、「いつでもできる」という妙な安心感も生じます。 導入した次のステップとしては、いかに会議スキルをあげていくか、会議に対するマインドを作っていくかが重要なんですね。

沖本氏：テレビ会議に参加すると、すごくストレスが溜まるという人にお会いしたことがあります。すぐに会議ができるようになったのはいいけれど、いつ発言していいのかタイミングが分からない。

栢野：タイミングもさることながら、ディスカッションの相手が上の立場の人間だと、その表情に圧倒されて何も発言できずにストレスを溜めてしまうとも聞きます。ビジュアルの力というのはそこが凄い。人をモチベートするといういい意味でのパワーもありますが、 プレッシャーを与えるというパワーもあります。

沖本氏：でも、それはテレビ会議だけではなく、普通の会議でも同じですよね。会議でストレスを溜めてしまう職場は、会議以外のところでも同じなのだと思います。

栢野：当社は東京と大阪に拠点がありますが、双方のメンバーは非常に仲がいいんです。大阪のメンバーが東京に出張してきても、極自然に社員の輪に溶け込んでいます。それは、最低でも週に 何回もテレビ会議で顔を合わせているからだと思うんですよ。拠点が異なるとそれぞれが勝手に仕事を進めがちですが、全体会議や各部門会議に双方の所属メンバーが必ず顔を揃えることで共通認識が持てますからね。

沖本氏：それはすごくいいですよね。テレビ会議によって他拠点のメンバーが身近に感じられ、温度差が生じにくいんでしょうね。情報を共有することで、職場全体が輪になっているのだと思います。成果も上げやすいし、成長しやすい状況ではないでしょうか。

続き「 何かを決議するだけでなくその後の実行力につなげていくことが重要 」へ