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活用事例:VTVジャパン/会議・打ち合わせ利用事例

毎週月曜の全体会議で地域間・部署間の情報共有

弊社では、毎週月曜に東京と大阪の全社員で全体会議を行います。社員は現在36名で、東京は大会議室に18名(全体会議には顧問の大久保先生も参加)、中 会議室に5名、同ビル8Fにあるテクニカルセンター会議室に7名と部署ごとに分かれ、大阪は大会議室に7名全員が集まり、この4つの会議室を接続して行わ れます。


東京大会議室


東京中会議室


東京テクニカルセンター
会議室


大阪大会議室

全体会議を行う一番の意義はやはり地域間・部署間の情報共有です。VTVジャパンは東京本社とテクニカルセンター(本社ビル8F)と大阪にオフィスがあり、双方に営業、企画、技術、バックオフィス、マーケティング部のメンバーがおり、部署内では場所は違えど同じ業務を行っているので、そこでの情報共有はもちろん、他部署の情報も共有します。


また、業務通達などもこの場で映像を通して行われるので、書面等よりもより理解しやすく、意図する内容もよく伝わります。これにより、全社員の意識統一が図られます。

会議室

各メーカーのシステムを体感する場としても活用

デモルームとしても使用する弊社の会議室には、色々なタイプのテレビ会議システムがあります。全社員が各メーカーのシステムを体感する目的で、全体会議で使用する機器を毎週変えています。(使用している機器の構成は下記をご参照下さい。) 自然とHDとSDで異メーカーでの混在会議や、専用機とPCを利用したWeb会議を実際に行うことになり、自分達が日常的にテレビ会議を使用することで、お客様へのご提案も適確に出来るようになります。

[ システム構成図 ]
構成図 Avaya SCOPIA XT1000 Avaya SCOPIA XT1000 Avaya SCOPIA XT1000 Avaya SCOPIA Elite MCU 5230 VidyoRoomHD-220 VidyoRoomHD-220 VidyoOne VidyoDesktop VidyoDesktop
【H.323で接続】
【H.264/SVCで接続】
東京 1台
東京・大阪 3台
東京 1台
東京・大阪 2台
東京 2台
aethra Vega X5
CHATattach150 / CHAT150 Qcam9000 / C910
東京 1台
東京・大阪 2台 / 東京 2台 / 東京 1台 / 東京 1台
毎週月曜の全体会議で地域間・部署間の情報共有

全体会議のほかにも弊社では、各部署の会議、東京・大阪間の連絡会議、外部取引先との定例会議やちょっとした打合せにもテレビ会議を頻繁に利用しております。(日に最低10件、多いと20件以上も) 会議によって使用機器は会話を中心とした会議には専用機を、資料等を使ったプレゼンテーションスタイルの会議にはWeb会議を、また会議室の空き状況によっては自席から参加、とフレキシブルに使い分けています。その使用例を2つご紹介いたします。

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【連絡会議】

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連絡会議 構成図 営業企画室と大阪営業チームが毎週行います。東京は営業企画室が、社員自席とミーティングスペースにわかれてWeb会議から、大阪は営業が会議室に集まり専用端末から参加します。


拠点が離れていたり、オフィス環境が異なると、メールや電話だけではきちんと伝わっていないことが多々あります。これは相手の顔が見えないことによる、情報の見落としや誤解からきます。
会議や来客の多い日は会議室が空いていなかったり、メンバーも忙しく、時間の確保すら難しいのですが、テレビ会議を週1回ほんの30分間行なうだけで、このようなコミュニケーションミスを簡単に解消しています。

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【連絡会議】

弊社では取引先との定例会議を、東京は社員自席とミーティングスペースから、大阪は会議室から週に1回行っております。


左上:取引先、右上・左下:東京
右下:大阪の計4拠点で会議


東京:自席にて


東京:ミーティングスペースにて

資料共有取引先には、PCにWeb会議のソフトウェアをインストールしていただき、Webカメラ、ヘッドセットをご用意いただくだけで会議が行なえるため、手軽に会議ができると好評です。それに加え、充実した資料共有機能を使うことで、メールでのファイルの受け渡しも不要ですし、参加者同士で資料に書き込みをしながら情報共有ができ、充実した会議が実現しています。
(右画像:ドキュメント共有機能で、パワーポイント資料に各拠点から書き込んでいる様子)

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