オンライン会議を担当しているIT部門のお悩み、
「オンライン会議のたびに情シスが役員会議室へダッシュしている…」
「役員から『画面が映らん！音が出ん！』と電話がかかってくる…」など・・・・
役員会議や年配の幹部が出席するオンライン会議で、このような「ITリテラシーの壁」によるトラブルに悩まされていませんか？ 情シスの呼び出しをゼロにする運用のコツや、マニュアル不要で誰でも直感的に使える「ユニバーサルデザインな会議室」の作り方ってあるんだろうか？
はい、、はい、、それでは一旦様子をみてもらえますか？宜しくお願いします。 ガチャ・・・。 うぅぅぅ。
どうした武居、うぅぅぅってお腹痛いんか？
あー、森田さん、お客様からサポートのヘルプ電話なんですけど、このお客様って役員会議とか始まる前に必ず電話があって、Teamsの画面共有ができないからすぐ来てくれ！」みたいなトラブルが毎回あって、IT部門の担当者がその度に呼び出されるんですよ。さっきの電話も役員会議開始３分前でドタバタしてるみたいで、IT部門が走り回ってるみたいなんですよねぇ。
なるほど、それなぁ、情シスあるあるやな。役員会議のたびに情シスが部屋に待機させられたり、呼び出されたりする企業ってほんま多いねんな。
そうなんです！PCのケーブルが刺さってないだけだったり、スピーカーのミュートが解除できてなかったりするだけでIT部門の担当者が呼ばれるので、IT部門の担当者は業務が中断してしまうって困ってるみたいで。
武居、それって役員の方々のリテラシーの問題だけやなくて、『会議室の仕組み』自体が親切設計になってへんのが原因かもしれんで？
会議室の仕組み？ PCを会議室に持ち込んで、HDMIを繋いで、Teamsアプリを立ち上げて・・・って、普通にやってるみたいだけど何が問題なんですか？
その『PCを持ち込んで設定する』って操作自体が、普段PCを使い慣れてへん人にとっては心理的ハードルが高いねん。トラブルをなくして『1秒で使える会議室』にするには、3つのユニバーサルデザイン（UX）の工夫が必要なんや。今すぐに改善できるポイントが「３つ」あるから、ちょっと説明していこか。
まず１つ目、
【Point 1】「PC運用（BYOD）」を完全にやめる
PCとモニターとかマイクスピーカーを毎回手動で繋いでたら、「入力間違ってるやん！」とか「音声がPC本体から出てしまってるやん！」みたいなトラブルが起こる可能性がメチャクチャ高いと思うんや。
そこでオススメなんが、Teams RoomsとかZoom Roomsみたいなオンライン会議専用システムを導入することで、細かなトラブルから解消されるんや。Rooms（オンライン会議室）そのものにアカウントを持たせてあげるって事になるんやけど、これやったら会議室にわざわざPCを持ち込まんでええようになるわけや。Roomsのタッチパネルをワンタップするだけで、オンライン会議がすぐに始められるから、面倒でややこしい設定ミスも一気にゼロになる。PCをオンライン会議のエンジンにしないことが、トラブルを激減させる一番の近道ちゅうわけや。
なるほど、確かに設定や操作が少なくなればなるほど、トラブルも少なくなるってわけですね。
せやねんなー。で次２つ目、
【Point 2】操作はRoomsの「タッチパネル」だけに絞る
会議机の上にはRoomsのタッチパネル（操作端末）だけを置いてオンライン会議運用する事がオススメやな。より操作を簡潔にさせるためのVTV SmartSwitch（VSS）っていうVTVオリジナルの制御スイッチとかも便利に使えるんやけど、まずはRoomsのタッチパネル運用を試してみる。
オンライン会議スケジュールをOutlookカレンダー連携しとけば、タッチパネル画面に「役員会議 10:00〜」みたいにパッと表示されるから、横の【参加】ボタンをポチッと1回押すだけ。それだけでカメラもマイクもモニターも全部いっせいに立ち上がるんや。キーボードもマウスもいらんから、「マニュアル見んと使われへん・・・」みたいな状況も根本からスッキリ解消できるで！
そうですよね。僕もRooms使ってて、簡単で便利だなぁって、いつも思いますもん。
でも森田さん、会議中にPCの資料を見せたい時はどうするんですか？結局ケーブルを繋ぐんじゃないですか？
そうやねんな花水、エエところに気がついたな、そういう事で次3つ目、
【Point 3】「資料共有」もケーブルレス・ワンアクションにする
ひと工夫が必要なんやけど、例えば資料共有時にHDMIケーブルをPCに繋がなくてもワイヤレスで実現できる装置とかあって、よく利用されている代表的なデバイスとして「ClickShare」みたいなデバイスを利用すれば、Rooms本体のHDMIポートにClickShare本体を接続して、ClickShareのドングルをPCにUSB接続するだけで、ワイヤレスで画面共有が簡単にできるんや。使い方はPCにUSB接続したClickShareのドングルのボタンをポチっと押すだけで、画面がサッと映るねん。HDMIの抜き差しで発生するトラブルなんかを物理的にトラブルゼロにしてまうのが一番のポイントやな！
なるほど、Roomsありきので考えれば、一気にトラブル解消につながるオンライン会議運用が可能になりますね！ 特に役員会議室には、いろいろAV系のボタンやスイッチがあったりして、上手に使わないとトラブルが起こってしまうという事もあるので、シンプルにタッチパネルだけを利用するのは良いアイデアですね！
幼いワシは、危険なボタンは押さないもーん！
どのおっさんが幼いもーん、、、なんですか。 はぁ森田さんとはワイヤレスで関係をつなげるに限るな・・・。
