会議室の音響設備を改善してどんなレイアウトでもオンライン会議ができる環境を整えたい

会議によって変わるレイアウトに対応できるよう会議室の設備を見直したい

オンライン会議のお悩み

担当者

会議によってレイアウトが変わるため、毎回オンライン会議の機材をセッティングして終わったら元に戻しています。現在のAVシステムは必要に応じて都度購入したせいか使いづらく、レイアウト変更の度に苦労しています。また、レイアウトによっては会話が聞き取りづらいこともあります。これらの問題を改善したいのですが、購入先がバラバラのため相談しても思うような回答が得られず、どうしてよいかわかりません。レイアウト変更に対応できるオンライン会議環境を作るにはどうしたらよいでしょうか。

【原因】会議室設備と運用のミスマッチ

もう少し詳しくお客様に状況をヒアリングしてみると、現在利用している会議室設備は、前任の管理者が必要に応じてその都度ご自身で選定して導入されたとのことで、運用や規模などを考慮したものではありませんでした。このことが原因でさまざまな問題が起こっていたようです。
以下、お客様の抱えている問題をまとめてみました。

オンライン会議に必要な機材の準備・片付けに時間がかかる

オンライン会議は持ち込みPCを利用されていました。会議室でPCから参加するには音声や映像の拡張をしなければならず、毎回周辺機器のセッティングが必要でした。会議の内容によってはテーブルなどの配置が変わるため、周辺機器やシステムもそれに合わせて移動しなければなりませんが、既存システムを収納するラックにはキャスターがないため移動に適していませんでした。また、移動の度にケーブルの結線もしなければならず、準備と片付けに時間がかかっていました。

機器同士の連携が取れず使いにくい

前任の管理者が必要に応じてその都度インターネットで調べて購入していたこともあり、会議室の設備としてトータルで設計されていませんでした。そのため各機器同士の連携が取れておらず、互換性や接続性が悪いものもあり、使いづらさを感じていました。
既存のマイクスピーカー用の拡張マイクもお持ちでしたが、レイアウトによっては集音範囲から外れてしまう場所もありました。そのため接続先から、会話が聞き取りにくいというクレームも出ていました。

不具合時の切り分けから問い合わせまでが負担

毎回システムの移動や結線などのセッティングを行うため、配線ミスなどのトラブルが多発していました。不具合がある度に管理者に対応を求められるため、管理者には結構な負担がかかっていました。

【解決案】既存システムを見直し、運用にあわせた機器に再構成

今回のような場合、会議室の設備を希望する運用スタイルに合ったものに再構築する必要があります。
会議室の設備は、すべての機器を見直し、既存システムを活かしつつ必要なものを新しく導入することになりました。弊社のスペシャリストがお客様の会議室の環境や運用を把握したうえで設備の再構築プランを提案しました。

会議デバイスをPCから会議室専用のTeams Roomsに

オンライン会議は主にMicrosoft Teamsを利用されているので、デバイスを持ち込みPCから会議室向けのTeams Roomsに変更しました。
Teams Roomsを利用することで、

1. オンライン会議の度に行っていた周辺機器などのセッティング作業が不要になる
2. 会議接続が簡単にできる
3. インシデント管理や更新作業が遠隔から行える

などのメリットが得られます。

Teams Roomsは本体と周辺機器を含め、すべてのデバイスは会議室に常設されます。「マイク・スピーカーを置き型から天井取付タイプに」のところでも紹介していますが、マイクとスピーカーは天井取付タイプを採用することで、どんなレイアウトになってもマイクやスピーカーなどの周辺機器を都度配置し結線する必要がなくなります。

Teams RoomsはOutlookと連携することで会議予約も簡単にでき、会議室に入ってタッチコントローラーから参加する会議室をタップするだけですぐに会議を始めることができます。

Microsoftが提供する管理サイトがTeams Roomsと周辺機器を監視し、エラーなどを検知するとメールなどで通知してくれます。エラーの改善方法を提案したり、システム側で自動でエラー処理をしてくれるため、不具合時の対応や切り分けの負担減少につながります。

まだPCから接続しているの！？会議室でのTeams会議に「Teams Rooms」がベストな5つの理由｜オンライン会議のVTVジャパン

会議室で行うTeams会議、カメラやマイクスピーカーなどの拡張をして十分使えていると思っていませんか？PCで満足しているユーザーが知らない、本当は会議室では「Teams Rooms」使うべき5つの理由を紹介します。

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AVシステムの再構築

置き型のマイクスピーカーを天井に取り付けるタイプのシーリングマイクとスピーカーにすることで、どこにいても音声を集音し出力できる環境に変更しました。シーリングマイクとスピーカーは会議室全体をカバーできるよう設計し、集音場所も細かく設定できるようになっています。併せてワイヤレスハンドマイクも採用し、プレゼンテーターが移動したり、質問があった際などにも対応できるようになりました。また、設備を見直したことでAVラックの移動も不要になりました。
これにより「準備と片付けの負担」「レイアウトによる集音の問題」をクリアにすることができました。

マイクシステム｜会議室用音響機器 | オンライン会議のVTVジャパン

シーリングマイク（天吊り型マイク）やバー型などさまざまな会議室や用途に対応する高性能マイクシステムをご紹介します。利用環境や用途に最適なシステムをご提案します。お気軽にお問い合わせください。

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弊社では会議室インテグレーションの保守サポートも行っております。今回はAVシステム一式のサポートをご依頼いただき、メーカーが異なるシステムも含めトータルでご相談いただけるようになりました。
また、弊社のサポートデスクでは、今後このようなことがしたい、というようなご相談も承っております。不具合のときだけではなく、オンライン会議に関することは何でもご相談いただける環境をご提供しております。

【おすすめソリューション】オンライン会議対応の会議室設備構築のご紹介

今回はMicrosoft Teamsを利用してオンライン会議を行っていたため、Microsoft Teams Roomsをご提案しましたが、Zoomをご利用の場合はZoom用会議端末のZoom Roomsもあります。またマイクは天井取付型を選択しましたが、会議室設備はお客様のご要望や運用スタイル・会議室の環境に合わせて最適なご提案をいたします。

Teams Roomsとは？

会議室からMicrosoft Teamsに参加できるソリューション「Microsoft Teams Rooms」について解説します。
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Zoom Roomsとは？

会議室からZoomに参加できるソリューション「Zoom Rooms」について解説します。
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会議室インテグレーション

オンライン会議に対応する会議室の提案と構築を行います。ハイブリットワークに対応する会議室の構築について解説します。
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会議規模や参加人数に合わせた会議室の構築に関するご相談や、現在抱えているお悩みに合わせたソリューションのご提案も可能です。相談先がなくてお困りの際はどうぞお気軽にご相談ください。