リプレイスは急務。でも最適な会議環境をすぐには決められない
オンライン会議のお悩み
【原因】十分に検討したい一方で、サポート終了により時間的猶予がなくなってしまった
本件は、利用していたテレビ会議システム（H.323）やMCU（多地点接続装置）のサポートが終了しており、故障や不具合が発生した際にメーカーサポートを受けられない状況だったため、早急なリプレイスが必要でした。
しかし、これまで利用部門や取引先ごとの要望に合わせてTeams・Zoom・Google Meetなど複数の会議ツールを利用していたため、リプレイスにあたり「どの会議ツールを標準とするべきか」「どのような機器構成や運用方法が自社に最適なのか」をすぐには決められず、十分な比較・検討が必要な状況でした。
一方で、サポートが終了したシステムをそのまま使い続けることにも不安があり、リプレイスを先送りにすることもできません。その結果、「早くリプレイスしたい」という状況と、「十分に検討したうえで最適な会議環境を選びたい」という思いが重なり、思うようにリプレイスを進められない状態となっていました。
【解決案】カスタマイズ保守で検討期間を確保し、自社に最適な会議環境を選定
テレビ会議システムやMCUのサポートが終了した場合は、できるだけ早い段階でリプレイスを進めることが望ましいです。サポート終了後は、故障時の修理やソフトウェア更新、セキュリティ対応などが受けられなくなるため、トラブル発生時のリスクが高まります。
しかし、会議ツールや運用方法をすぐに決められない場合や、現行システムの運用を止めることが難しい場合には、十分な検討期間を確保することが課題となります。
このような場合の対応策の一つとして、VTVジャパンでは独自サービスである「カスタマイズ保守」をご提供しています。カスタマイズ保守は、お客様の利用環境や運用状況に応じて保守内容を設計する有償保守サービスです。
例えば今回のケースでは、弊社保有のH.323端末やMCUを活用した保守体制を構築することで、現行システムの運用を継続利用できる環境を整え、リプレイス内容を検討するための猶予期間を確保しました。
※対応できる内容は機器や運用状況によって異なります。
検討期間中は、お客様が利用している会議ツールや会議室の運用状況を整理し、将来の運用まで考慮した最適な会議環境をご提案します。例えば、複数の会議ツールを利用していて一つに統一することが難しい場合は、BYOD運用を採用することで、Teams・Zoom・Google Meetなどを同じ操作で利用できる環境を構築する方法もあります。今回のケースでも、このような運用を採用することで、利用する会議ツールを限定せず、全拠点で統一した操作性を実現しました。
このように、リプレイスをすぐに進めることが難しい場合でも、カスタマイズ保守によって検討期間を確保することで、お客様の運用に合わせた最適な会議環境を無理なく構築できます。
BYOD運用のための機器構成例をご紹介しています。詳細は下のリンクよりご参照ください。
【おすすめソリューション】使用環境・運用にあわせた独自保守
よくある質問
- メーカーサポートが終了したテレビ会議システムは、すぐにリプレイスしなければいけませんか。
- できるだけ早めのリプレイスをおすすめしますが、すぐに移行できない事情がある場合もあります。そのような場合は、現行システムの運用を継続する方法や、検討期間を確保する方法がないかを確認することが大切です。VTVジャパンでは、お客様の環境に応じたご提案を行っています。
- 利用する会議ツールを決められません。どうやって選べばよいですか。
- 利用する相手や利用シーン、既存のMicrosoft 365やGoogle Workspaceなどの環境、運用方法を整理したうえで選定することが重要です。必ずしも1つのツールに統一する必要はなく、複数の会議ツールを利用しやすい構成をご提案できる場合もあります。
- 自社にどのような会議システムや運用方法が適しているかわかりません。
- VTVジャパンでは、お客様の利用状況や会議室環境、ご利用中の会議ツールなどをヒアリングしたうえで、最適な会議システムや運用方法をご提案しています。必要に応じて現地調査やデモンストレーションも行っていますので、お気軽にご相談ください。