声の小さい人の発言が聞き取りづらく、議事録作成にも支障が出ている
オンライン会議のお悩み
声の小さい役員がいます。オンライン会議時に、接続先だけではなく同じ会議室内の参加者からも「何を言っているか聞き取りづらい」と不満が出ています。しかし、相手が役員ということもあり、「もう一度言ってください」「もう少し大きく話してください」とは伝えづらく対応に困っています。
また、業種上、我が社では重要会議の議事録作成は必須なのでICレコーダーで音声を録るのですが、録音データの発言内容も聞き取りづらいため、議事録作成担当者の確認、文字起こし作業に大きな負荷がかかっています。
これらを解決する方法はないでしょうか。
【原因】「集音」と「拡声」のバランス不足
音声の聞き取りづらさは話者の声量の他に、会議室設備を使った拡声が不十分であることとマイクの集音不足が原因でした。
重要会議が行われる会議室は、20名ほどが着席できる大きな楕円形の会議テーブルが中央に置かれた、広々とした重厚な作りの部屋でした。しかし、室内に自拡声を行う設備がないため、声の小さい発言者の声は離れた席では聞き取りづらい状況でした。
また、オンライン会議時に利用しているマイクスピーカーでは広すぎる会議室に対応しきれず、「こちら側の声が相手に伝わらない」「相手の声が席によって聞き取りづらい」といった問題が出ていました。
議事録についても、広い会議室内の発言をICレコーダーのみで十分な音質で録音することは難しく、聞き取りづらい箇所が多いために担当者は何度も聞き返す必要があり、議事録作成に時間がかかって大きな負担となっていました。
【解決案】「確実な集音」と「均一な拡声」を両立させる
「参加者の発言を確実に集音」するには、グースネックマイクが有効です。指向性が高く発言者の口元にフォーカスできるグースネックマイクは、声の小さい方の発言も確実に集音することができます。また、スピーカー内蔵型のマイクなら会議室内の発言を参加者の手元で拡声できるので、全員に「均一に同じ大きさの音で発言を届ける」状態が作れます。
接続先からの音声は、別途、会議室全体に音を拡声できるように天井付近にスピーカーを配置することで、どの席からもはっきりと聞き取ることができ、手元のマイクから拡声される会議室内の音と区別して聞き分けることができます。
また、グースネックマイクで集音した音声をPC経由でオンライン会議に送信することで、遠隔参加者にも会議室の音声を明瞭に伝えられます。併せてPCに議事録作成アプリケーションを導入すると明瞭な音から文字起こしができるので、手間を削減しながらも精度の高い議事録を作成することができます。
セキュリティ面が気になる重要会議の議事録を作成する場合は、クラウド上にデータをアップロードしないオンプレミスタイプの議事録作成アプリケーションがおすすめです。
本コンテンツの詳細は導入事例でも紹介しています。
【おすすめソリューション】重要会議に最適なソリューション
上記製品のほかにもご要望に沿った製品でのソリューション提案も行っておりますので、まずはご相談ください。
よくある質問
- 声が小さい参加者の音声も問題なく集音できる方法はありますか。
- 環境や状況にもよりますが、グースネック型のマイクは、話者の口元まで近づけて声を集音することができるので、声の小さい方にお勧めです。
- 天井付近にスピーカーを設置するメリットを教えてください。
- 設置工事が大変な面もありますが、天井付近から音を拡声できると部屋全体に音を広がりやすくなります。マイクスピーカーのようにテーブル中央だけが音が大きくなるのを防げ、席による聞こえ方の差を少なくすることができます。また、マイクとの距離がとれ、ハウリングの危険性を減らせます。配線や機材が目立たず、会議室がすっきりするといったメリットもあります。
- 音声データをクラウド上にあげずに利用できる議事録作成システムはありますか。
- はい、ご紹介しているScribeAssistは音声データをアップすることなく文字起こしや議事録の要約ができます。音声データを一旦アップしなければいけないクラウド型と異なり、オンプレミス型はPC内でデータ処理が完結するため、情報漏えいリスクを大きく減らすことができます。特に機密性の高い会議を行う企業やデータ保存場所の明示を求められる、金融・公共系・研究開発部門などで重宝されます。