議事録作成支援ソフト導入事例：金融保証会社様

2025年12月18日2025年12月18日

会議室設備のリプレイスで、役員会議室の音声問題の改善と議事録作成の手間軽減の2つの成果

Zoomを利用して役員会議を行っている金融保証会社様より、役員会議室の改修を機に音響システムのリプレイスについてご相談をいただきました。
会議室内の声が小さい会議参加者の発言が聞き取りづらいく、リモートからの参加者だけでなく同じ会議室内の参加者からも改善要求が出ており、会議室の音響システムを改善したいとのご要望でした。また、この会議室で行われる会議は重要会議であることから、オンライン会議以外でも議事録の作成が必須となっていました。現在はボイスレコーダーの録音データから議事録を作成していますが、担当スタッフからは「音声が聞き取りづらく、作成に時間がかかってしまう」との悩みが寄せられており、会議室設備の運用担当者としてはこの問題もどうにかしたいと考えていました。
VTVジャパンでは、これらの要望を解決すべく、まずは音響システムの検討から取りかかりました。

すべての参加者の音声を確実に集音し、誰にでも聞き取りやすくする
業種柄、会議内容の漏えいは厳禁。安心して利用できる議事録作成環境が必要
セキュリティ以外にもさまざまな機能が同社の議事録作成運用にマッチ

すべての参加者の音声を確実に集音し、誰にでも聞き取りやすくする

浮上した問題・課題

参加者によって声の大きさが異なり、聞き取りづらい状況ができてしまう

今回改修を行った役員会議室には、中央に楕円型のテーブルが配置され、約20名が着席できるようになっています。その周囲に大きめのひじ掛け付きの椅子がゆったりとした間隔で並び、テーブルの両端に着席する参加者は8ｍ近く離れるので、同じ室内にいても声の小さい参加者の発言は聞き取りづらい状況でした。そこで、指向性が高く、土台部分にスピーカーが組み込まれたグースネック型のマイクシステムを提案しました。
グースネック型のマイクは指向性が高い上に各人の口元まで近づけて設置できるため、声の小さな参加者や下を向いて話される参加者の発言もきれいに集音できます。さらに、提案したマイクシステムには、同時にオンにできるマイクの数を制限する機能や議長が全員のマイクを一斉にオフできる機能も備わっているので、議事進行がしやすく同社の会議スタイルに適していました。
また、オンライン会議の音声はどの席からもきれいに聞こえるように天井の四隅にスピーカーを設置しました。これによって室内の音声はグーズネックマイクに内蔵されているスピーカーから、オンライン会議の音声はスピーカーからと、どちらの声も聞き取りやすい会議環境が整いました。

業種柄、会議内容の漏えいは厳禁。安心して利用できる議事録作成環境が必要

浮上した問題・課題

会議内容が極力漏えいしない環境で利用できるツールを利用したい

会議参加者全員の声がきれいに集音できる環境が整い、議事録作成担当のスタッフも発言内容が聞き取りづらいという問題は解消されましたが、長時間の会議のデータを聞き直しながら議事録を一から作成するという作業内容は変わりませんでした。議事録作成ソフトの利用が望ましいところですが、業種柄、会議内容の漏えい防止には厳格な対応が求められています。そのため、一般的なクラウド型ソフトのように音声データをインターネット上へアップロードする必要があるサービスは利用できず、導入は難しいと感じていました。そこでこの課題を解決する方法として、VTVジャパンは議事録作成支援ソフトウェア「ScribeAssist」を提案しました。
ScribeAssistは録音データの文字起こしから議事録作成時の要約までを、ネットワークに接続することなく完結できるライセンス形態があり、インターネットに一切接続せずに利用できます。
今回の音響機器のリプレイス時に会議室内およびオンライン会議の音声をSDカードに録画する仕組みも整備され、これを利用して議事録作成を簡素化できると考えた同社は「ScribeAssist」をトライアルで利用してみることになりました。

セキュリティ以外にもさまざまな機能が同社の議事録作成運用にマッチ

ScribeAssistのトライアルを開始してみたところ、さまざまな機能が同社のニーズに合っていることがわかりました。まず注目されたのが、文字起こしの精度の高さでした。日本のメーカーが開発しているScribeAssistは日本語に特化しています。また、同社が所属する業界の専門用語辞書がオプションで追加でき、通常誤変換されやすい専門用語も問題なく要約されます。中でも好評だったのが、文字起こし部分の聞き直し機能です。今までは聞きたい1センテンスを確認するのに、膨大な音声データの中からあたりを付けて探していましたが、ScribeAssistは文字起こしされた1センテンスごとに音声がすぐに確認できる仕様となっています。誤変換された箇所を実際の音声で聞き直しができることで、正しくはなんといっているのかを推察することができ、スタッフが行う修正も短時間で可能になりました。音声の文字化から聞き直し・文字化された内容の修正までの操作がインターネット上に出ることなくスタンドアローン状態のPCで作業できることで、セキュリティに厳しい同社でも議事録作成ツールの利用が可能になりました。ScribeAssistを利用することで議事録作成業務は大幅に短縮できると判断され、正式導入が決定しました。
導入から3か月が経過した現在も大きなトラブルが起こることもなく、課題が改善された会議室をご利用いただいています。