世界的に定番となったオンライン会議の仕組み。中でも幅広く多くの方が利用する「Zoom」ですが、いままでに最低一度ぐらいは使ったことがあるのではないでしょうか？オンライン会議だけではなく、オンラインイベント（ウェビナー）のプラットフォームをZoomで開催する企業も多く、今ではビジネスツールに欠かせないぐらいまで成長しました。基本的には無料で利用することができ、有料版では機能の制限が解除され、豊富なオプションなども追加利用することができます。
我々VTVジャパンでは、2021年10月からZoomの取り扱いを始め、多くの企業様にご利用いただいております。Zoomのライセンスサービスのご提供だけではなく、VTVジャパンオリジナルの保守体制を整え、Zoom Roomsや社内会議室からパソコンを使ってZoom会議に参加する際、必要な機材を含め会議室全体をインテグレーションさせていただくご提案など、VTVジャパンならではのソリューションをご提供させていただいております。
既に使い勝手も理解され、毎日のようにご利用されているZoomですが、本当に正しく使えているだろうか？もっと便利な機能があるのでは？なんで上手く使えないんだろう？など、いまさら聞けない疑問や質問もあると思います。また利用者から相談を受ける立場の管理者様も、基本的なZoomの利用方法を簡潔にまとめて知っておきたい、という声も多く伺っております。
人気No.1オンライン会議サービス「Zoom」の基礎知識を、簡潔にわかりやすくご紹介したいと思います。
Zoomとはどんなオンライン会議サービスなのか？
まず「Zoom」とは、どんなオンライン会議なのかをご説明します。
Zoomとはインターネットを使って、遠隔地の方々と顔を見ながら会話のできるコミュニケーションサービスです。パソコンの中にある資料を、相手に表示しながら会議やミーティングができたり、ウェビナーオプションを使ってオンラインイベントを開催することもできます。通常はパソコンやスマートフォン、タブレットを使いますが、従来のテレビ会議システムと接続したり、Zoom Rooms（Zoom専用のテレビ会議システム）を利用することもできます。日本では、リモートワーク（在宅勤務）で使うツールとして注目されるようになりましたが大学や自治体などでも広く活用されています。
Zoomのライセンスには無料版と有料版があり、無料版はいくつかの機能に制限はありますがオンライン会議として十分ご利用いただけます。有料版ではほとんどの機能制限が解除され、サブスクリプションとしてご契約しご利用いただけます。下表に無料版と有料版の機能の違いをまとめましたのでご覧ください。
| 無料版 | 有料版 | |
|---|---|---|
| 資料（画面）共有 | ○ | ○ |
| 遠隔（リモート）操作 | ○ | ○ |
| ブレイクアウトルーム | ○ | ○ |
| 録画 | パソコン保存 | パソコン or クラウド保存 |
| テキストチャット | ○ | ○ |
| 共同ホスト | ✕ | ○ |
| 投票 | ✕ | ○ |
| ダッシュボード | ✕ | ○ |
| ウェビナー | ✕ | ○ ※要オプション |
資料（画面）共有
自身のパソコンにあるパワーポイントやエクセルなどの資料を、参加者へ表示（見せる）事ができます。拡張機能を利用することで、表示された資料へコメントを書き込んだり、ホワイトボードを表示しZoom会議参加者と共有しながら利用できます。
遠隔（リモート）操作
Zoom会議に参加している参加者のパソコンを遠隔で操作することができます。相手側がリモート操作を許可することで、自分のパソコンから遠隔操作することができます。パソコンの操作が分からない時や、トラブルシューティング時に役立つ機能です。
ブレイクアウトルーム
Zoom会議参加者をグループに分けてミーティングすることができます。10人参加のZoom会議であれば、会議途中に5人5人で分かれてワークをし、ワーク終了後ふたたび10人集合した会議を再開することができます。
録画
無料版でも会議録画する事ができますが、自身のパソコン上で録画することになります。有料版では自身のパソコン、もしくはZoomのクラウド上に録画することが選択できます。Zoom会議を実施しながら自身のパソコンに録画することになると、パソコンに負荷がかかってしまう可能性もありますので、Zoom会議が安定しなくなる可能性があります。
テキストチャット
Zoom会議中の議題や重要な内容を、メモしながら参加者にテキストで共有することができます。
共有ホスト ※有料版のみ可能
共有ホストとは「会議主催者権限」の意味を指し、参加者のマイクミートを強制的にかけたり、Zoom会議の開始から終了といったZoom会議中に利用できる機能を制御することができます。
投票 ※有料版のみ可能
Zoom会議中、多数決をとったりアンケートを実施し集計することができます。
ダッシュボード ※有料版のみ可能
ダッシュボードは管理者向けの機能で、例えば今月何回Zoom会議が実施されたか、何人参加したか、どれぐらいの時間利用されたか等、Zoom全体の利用状況を確認することができます。
ウェビナー ※有料版のみ利用可能／要オプション
有料版にはウェビナー機能がオプションで用意されており、お客様向けのオンラインイベントや、社内向けの勉強会などにも活用できます。
Zoomを企業で利用する場合、①ID（ライセンス）管理する事によるセキュリティー面の向上、②利用状況に応じたライセンスの追加や削減、③オプション利用が可能、などの点から有料版のご契約をおすすめします。