Zoom管理者、こんなお悩みありませんか？
弊社のお客様に利用しているオンライン会議ツールについて質問すると、新型コロナの感染対策でリモートワークが急務となり、自社にあうオンライン会議ツールを比較検討する間もなく取り急ぎZoomを導入したというお話をよくききます。ウィズコロナの現在もそのままZoomを利用しているユーザーは多く、認知度・利用状況などからみてもZoomはオンライン会議市場シェア上位のツールとなりました。
企業・団体でのZoom導入増加に伴い、Zoomを運用・管理する管理者も増えました。そこでZoom管理者がかかえるお悩みについてまとめるとともに、お悩みを解決する方法をご紹介いたします。
相談先がないためトラブル時は管理者がすべて対応している…
Zoomを契約しているベンダーから思うようなサポートが受けられない場合、トラブル時に相談できないため管理者はZoomが提供しているFAQサイトやインターネットを検索して解決方法を探すことになります。簡単なトラブルであれば検索すると解決方法が出てくることもありますが、ネットワークや周辺機器、PCやセキュリティーソフトなど、トラブルの原因が複雑に重なった場合、トラブル対応に時間も手間もかかってしまいます。慣れていないと特に障害の切り分けも難しく、管理者の負担は大きくなります。
どうしたらいい？操作方法やトラブル時の対応がつらいときの解決方法とは？
問い合わせしたが、英語でうまくニュアンスが伝えられない…
Zoomにメールで問い合わせしたのですが、英語が苦手なこともあり
トラブルの内容をうまく伝えられず解決に時間がかかってしまいます…。
Zoomは電話やメールの問い合わせ先も提供されていますが、対応者が必ずしも日本語を理解しているとは限らないため、英語での対応が必要になる場合もあります。英語が堪能であれば問題はなさそうですが、そうでない場合細かなニュアンスを伝えるのに苦労することもあるかもしれません。
英語での問い合わせには不安が…日本語での問い合わせ先がほしい場合は？
テレビ会議で接続したときのトラブルには対応できないと言われて…
テレビ会議システムでZoom会議に接続した際にトラブルがありました。Zoomを導入したベンダーに問い合わせたところ、どちらに原因があるか検証できないため原因の切り分けが難しいと言われました。どこに相談したら解決できるのでしょうか…。
Zoomは自社でテレビ会議システムを提供していないため、他社のテレビ会議システムからZoom会議に参加することもあると思います。多くのベンダーは、他社製品からZoomに参加する際に起こるトラブルのサポートまでは対応していないため、自己解決しなければならないこともあるでしょう。
複数メーカー製品を使用した会議で起こる不具合に対処してもらえない時には？
Zoomでウェビナーをしたいとリクエストがあったが、どうやったらいいのか分からない…
Zoomでウェビナーをしたいとリクエストがあります。
設定方法も良く分からないし、ウェビナーのノウハウがないので
何をどうすすめたらいいのか見当もつきません…。
Zoomにはオプションでウェビナーを開催するための機能があります。この機能を使ってウェビナーをしたいと考える社内ユーザーは多く、Zoomの管理者というだけでウェビナー担当の一員にされてしまいお困りの管理者のお話もたまに聞きます。
コンテンツは他部署が作成するとしても、ウェビナーツールの設定や搭載されている機能を理解し、ある程度ウェビナー開催のノウハウも持っていないと満足のいくウェビナー開催は難しいでしょう。
ノウハウがないのにウェビナーのシステム担当を任されたときの解決方法とは？
Zoomにはいろいろな機能があるのは知っているが、何ができるのか分からないから教えてほしい…
あまり知識がないままZoomの管理者になったため、管理者設定ページをみても
何ができるのか良く分かりません。せっかくいろんな機能があるので使いたいのですが、導入したベンダーもあまり詳しくなくて…。
せっかく導入したZoomなので機能を最大限活用したいと思うのは当然だと思います。
ただ、商社などの幅広い製品・サービスを取り扱っている販売店の場合、どうしても1つの製品・サービスに対する知識はそれほど深くはありません。そのためZoomを導入することはできてもZoomを使ったオンライン会議の運用方法については相談できず、導入当初の設定のまま使い続けるユーザーも多いのではないでしょうか。
メーカーのマニュアルは提供されるのですが、すべてに目を通す時間もなく、結局最低限の機能だけしか使えていないのは残念ですよね。
Zoom販売店に運用方法の相談ができないユーザーのお悩み解決方法とは？
他社が利用しているからZoomを導入したが、本当にこれで良いの…？
コロナ禍でちゃんと選定もしないまま、他社もZoomをつかっているからという理由で自社でもZoomを導入しました。
でもうちのITポリシーにあってない所もあって、モヤモヤしています…。
コロナ禍でオンライン会議ツールを比較検討できないまま、みんなが使っているという理由でZoomを導入した企業は比較的多くいらっしゃいます。
しかし社内のITポリシーに合わないまま使い続けると、重大な損害を引き起こしてしまう可能性があります。今一度、ITポリシーや運用方法も含めて、最適なオンライン会議ツールが何か見直してみませんか。
もっとよい運用方法や自社にあうツールがあるのでは？というお悩みの解決方法とは？
自分で現状の改善を試みるも、成果が得られない…
会議室からでもZoom会議に参加できるようにマイクスピーカーを導入しました。
でもユーザーからは音が良くないのでどうにかして欲しいといわれました。
どうしたら音が良くなるのか、自分では見当もつかないです…。
ノートPC内蔵のカメラやマイクは、多くの場合一人で使うことを前提に設計されています。そのため大人数で参加しようとしたときに、キャパオーバーで音声や映像に不具合がおこるのです。これを解消する方法はいくつかあり、代表的なものとしては外部のマイクスピーカーの利用などの、複数人数に対応できる周辺機器の導入などがあります。しかし対応人数や部屋の環境・レイアウトなどによって何を選ぶかが異なるため、人気製品を導入してみたものの自社ではイマイチ…ということもあります。
快適なオンライン会議環境を構築したいがうまくいかないときの解決方法とは？
Zoom管理者のお悩みを解決する「Zoom運用アシストプラン」とは
さまざまなお悩みを持つZoom管理者の業務負荷を少しでも軽減するため、VTVジャパンでは現在他社ベンダーで法人契約しているZoomユーザーを対象にしたサポートメニューの「Zoom運用アシストプラン」を提供しています。
Zoom運用アシストプランは、「コールサポート」「VTVジャパン監修マニュアル」「VTVジャパンオリジナルFAQサイト」の3つのサービスを提供するサポートメニューです。これらのサービスを利用することで、管理者が負担に感じていたお悩み事を解決していきます。
コールサポート
オンライン会議の専門会社であるVTVジャパンが運営しているサポートデスクの専任スタッフが、Zoomの操作方法やトラブル時の切り分け対応を行います。
その他、会議室の音声・映像システム構築やZoom Roomsの提案、ネットワークのアドバイスなど、Zoomでオンライン会議を行う際のトータルサポートを行っています。
VTVジャパン監修マニュアル
Zoom社が提供しているマニュアルの翻訳ではなく、自社で監修した使いやすいオンラインマニュアルを提供しています。さらにオプションで自社の運用に沿ったマニュアルのカスタマイズも行っています。
VTVジャパンオリジナルFAQサイト
実際にあったお問い合わせをもとに、Zoom会議でよくある質問をまとめたVTVジャパン独自のFAQサイトを閲覧できます。実際に起きたトラブルと解決方法をもとに作成されているため、よりリアルで使える内容となっています。
VTVジャパンではZoom以外の多様なオンライン会議やテレビ会議システム、周辺機器を取り扱っており、これらの製品知識やサポートのノウハウを活かして複雑なトラブル対応にも対処してきた実績をFAQでも提供しています。
Zoom運用アシストプランの費用につきましては、下記ダウンロード資料よりご確認ください。
解決方法：トラブル時に相談できるサポートデスクを提供します
社内ユーザーからZoomの不具合について問い合わせがよくきます。毎回私が対応するのですが、手間だし時間もかかるのでとても負担です…。
Zoomにメールで問い合わせしたのですが、英語が苦手なこともあり
トラブルの内容をうまく伝えられず解決に時間がかかってしまいます…。
Zoom運用アシストプランのコールサポートをご利用ください。
簡単なトラブルや操作方法の質問から、何が原因か判別の難しいトラブルまで
どんなことでもご相談ください！
日本人の専任スタッフが一緒に原因を追究してトラブル解決まで導きます。
Zoom運用アシストプランを契約いただくと、オンライン会議の専任スタッフが日本語で対応するコールサポートが利用できるようになります。トラブルがあった時にサポートデスクにご連絡いただければ、どう対応したらよいかをご案内いたします。長年オンライン会議のサポート業務を行ってきた知見とノウハウをもとに、どこにトラブルの原因があるのかを調べるポイントをお伝えし、一緒に原因を追究して改善策をご提案することも可能です。
いままですべて管理者で行っていた作業のうち、知識やノウハウがないと時間がかかっていた部分をVTVジャパンが引き受けることで、管理者の時間を他の業務に有効利用できるようになります。
解決方法：操作方法をまとめたオリジナルのマニュアルを提供します
日本語対応の分かりやすいマニュアルがWebで閲覧できます。
社内ユーザーからの操作方法の問い合わせなどには、マニュアルのURLを伝えて対応したり、マニュアル自体を社内ユーザーが利用できるようID/パスワードを提供するなど、管理者がマニュアルを用意しなくても最新のマニュアルをユーザーに提供できます。
VTVジャパンが作成するZoomオンラインマニュアルは、契約ユーザーだけが閲覧できる日本語対応の分かりやすいマニュアルです。ホスト用とゲスト用があり、アプリのインストール方法や会議の参加方法、会議中に利用できる機能の操作方法などを画像とテキストで説明しています。
さらに自社の運用に沿ったマニュアルをご希望の際はオプションで対応しています。
使いやすくカスタマイズされたマニュアルを紙ベースで展開することで、社内ユーザーからの問い合わせを大幅に削減した事例もあるので、ITリテラシーが低い社内ユーザーが多い場合は併せてご利用いただくのもおすすめです。
解決方法：FAQサイト活用で社内ユーザーの自学を促進
Zoomのよくある質問や実際にあったトラブル解消方法を掲載したFAQサイトをご活用ください。
対処方法が記載されたFAQページを社内ユーザーと共有することで、管理者が細かく説明しなくてもユーザー自身で自己学習して解決できるようになります。
VTVジャパンが提供するZoomのFAQサイトは、弊社の顧客からよく受けるお問い合わせやトラブルの解消方法を掲載しています。検索エンジンから検索した場合に比べ、専用FAQサイトで検索すると該当しないコンテンツのヒット率が少ないので、短時間で回答を得やすいのがメリットです。単純な事象であれば、FAQサイト内を検索してヒットしたFAQページの情報を社内ユーザーと共有するだけで、あとはユーザーが自己解決してくれます。
解決方法：テレビ会議で接続したときのトラブルもコールサポートで対応
テレビ会議システムでZoom会議に接続した際にトラブルがありました。Zoomを導入したベンダーに問い合わせたところ、どちらに原因があるか検証できないため原因の切り分けが難しいと言われました。どこに相談したら解決できるのでしょうか…。
複数メーカー製品を利用した際に起きた不具合のご相談もお任せください。
VTVジャパンは取り扱い製品・サービスが多いのでメーカー間を問わず、幅広いサポートを行っています。
一般的には契約いただいたメーカーの製品・サービスに他のメーカーを加えて利用した際のトラブルについては検証ができないため対応不可が多いです。
VTVジャパンではZoomの他、Poly（旧Polycom）、Cisco、Avaya、ソニー、Lifesize、BlueJeans、Pexipなどのテレビ会議製品・サービスを取り扱うとともに、これらの製品のサポート業務も行ってきました。そのため例えばZoom会議でPolyのテレビ会議システムを利用した時のトラブルというような複数のメーカー製品を利用して起こる不具合にも対応可能です。
解決方法：イベント支援サービスをご活用ください
Zoomでウェビナーをしたいとリクエストがあります。
設定方法も良く分からないし、ウェビナーのノウハウがないので
何をどうすすめたらいいのか見当もつきません…。
Zoomでウェビナー開催をご検討の際は「ウェビナー支援サービス」をご活用ください。
VTVジャパンが企画から開催後のフォローまでトータルサポートいたします。
VTVジャパンでは「オンラインイベント支援」「ウェビナー支援」「テレビ会議システムレンタル」の3つのイベント支援サービスを行っています。この支援サービスはZoom運用アシストプランには付帯していませんが別途契約でご利用は可能です。
イベント支援の中の「ウェビナー支援サービス」は、企画・立案から集客、本番対応、開催後のフォローまでウェビナー開催に関する全般を支援しており、ウェビナーのノウハウがない企業でも安心してウェビナーを開催できます。
※ウェビナー支援サービスのご利用は、VTVジャパンよりZoomビデオウェビナーをご契約いただいた企業様限定となっております。
解決方法：サポートデスクに設定から運用まで幅広くご相談ください
あまり知識がないままZoomの管理者になったため、管理者設定ページをみても
何ができるのか良く分かりません。せっかくいろんな機能があるので使いたいのですが、導入したベンダーもあまり詳しくなくて…。
コロナ禍でちゃんと選定もしないまま、他社もZoomをつかっているからという理由で自社でもZoomを導入しました。
でもうちのITポリシーにあってない所もあって、モヤモヤしています…。
運用アシストプランで提供されるコールサポートは操作方法やトラブル相談以外にも、運用のご相談も承っています。
サポートデスクのスタッフになんでも相談してくださいね。
コールサポートというと操作説明だったりトラブル対応の相談をイメージしがちですが、運用アシストプランでは「Zoomを利用してこんなことをしてみたい」「こんな設定は可能か？」「こんなことをするためにオンライン会議をどう使ったらいいか？」などの運用に関するご相談にも対応しています。
今Zoomを利用しているが、自社にはもっと別のツールがあるのでは？といったZoom以外のご相談も対応していますので、オンライン会議で気になることはまずはご相談ください。
解決方法：オンライン会議以外の会議室のAV環境の提案もご相談ください
会議室からでもZoom会議に参加できるようにマイクスピーカーを導入しました。
でもユーザーからは音が良くないのでどうにかして欲しいといわれました。
どうしたら音が良くなるのか、自分では見当もつかないです…。
VTVジャパンはオンライン会議製品・サービスだけではなく、会議室における映像や音響のプロでもあります。コールサポートでご相談いただければ、総合的なオンライン会議環境のご提案も行います。
音声や映像はオンライン会議ツール以外のところが影響して不具合を起こすこともあります。会議室の床や壁の素材が音声を反響させていたり、部屋のレイアウトが集音を妨げていたりなど会議室の環境が原因で起こる不具合も多くあります。
VTVジャパンでは、オーディオビジュアルの専門家としてZoom社が認定したZoom Rooms認定インテグレーターの資格を取得し、Zoomを利用する会議室のAVインテグレーションにも力を入れて取り組んでいます。企業ごとの会議運営に最適なツール選びとストレスのない会議環境の構築の双方の面からトータルでオンライン会議のご提案を行います。
運用アシストプランの費用の捻出は難しい…というあなたに朗報です！
Zoom運用アシストプランは3か月の無料トライアルを実施しています。まずは実際にアシストプランを利用してみて「これなら管理者の負担を軽減できる」と実感いただいた場合のみ、無料トライアル終了後にご契約いただくことになります。「思ったより負担が軽減されなかった」と思われた場合は無料トライアル終了後、とくにお手続き等は不要で終了となります。
ずっと運用アシストプランを契約し続けるのは料金面でも負担であるとお考えの場合、次年度のZoomアカウント契約をVTVジャパンからご契約いただくと、運用アシストプランで利用できるサービスはすべて無料で利用できるようになります。
無料トライアルとZoomの契約先の変更をうまく活用すると、追加費用は次年度の契約までの残り月－3か月の残月分の運用アシストプランの契約費用のみで、それ以降は通常のZoomアカウント費用のみで運用アシストプランのサポートが受けられるため、場合によってはイニシャルコストはあまり負担せずにZoomアカウントのランニングコストのみで管理者の負担軽減が可能になります。
管理者の業務時間は有限です。他で置き換えができることは他で行い、管理者が必要とする業務に専念することで業務の効率化が図れます。そのためにもぜひこの機会に、Zoom運用アシストプランの3か月無料トライアルをお試しください。
よくある質問
- Zoom会議で不具合があった時にどうしたらよいか相談できるところがなく困っています。
- VTVジャパンが提供するZoom運用アシストプランのコールサポートをご利用いただければ、オンライン会議専任のサポートデスクが一緒に原因を追究いたします。詳細は「Zoom管理者のお悩みを解決する「Zoom運用アシストプラン」とは」をご覧ください。
- Zoom運用アシストプランの月額費用はどのくらいになりますか。
- 費用はダウンロード資料に掲載しておりますのでご確認ください。Zoom運用サポート資料・価格表 資料ダウンロードページ
- Zoom運用アシストプランは利用してみたいのですが本当に負担軽減になるか心配です。
- Zoom運用アシストプランは3か月無料でお試しいただけるトライアルを実施しています。まずは3か月利用してみてから導入をするかどうか検討されてはいかがでしょうかZoom運用アシストプラン3か月無料トライアル実施中！
- Zoom運用アシストプランをずっと併用するのは予算的に大変です。
- VTVジャパンからZoomアカウントをご契約いただくと運用アシストプランで提供しているサポートはすべて無料で付帯しています。次年度のZoomアカウントの契約更新時に契約先をVTVジャパンのご変更いただき、且つ無料トライアルを併用いただければイニシャルコストを抑えてサポートを利用することが可能になります。詳しくは「運用アシストプランの費用の捻出は難しい…というあなたに朗報です！」をご覧ください。