導入事例
Microsoft Teams Rooms導入事例：海運会社様

国内外に拠点や関連会社を持つ海運会社様では、社内外コミュニケーションの手段としてテレビ会議専用機を利用してきました。
そんな中、コロナ禍により在宅勤務と出社勤務で勤務形態が分かれる社員のコミュニケーションツールとして、Microsoft Teamsが利用が増加しました。

当初出社中の社員は、PCにヘッドセットを接続して自席からオンライン会議に参加することもありましたが、オフィス内では声が響いてしまうため、次第に会議室から参加するようになりました。

会議室でオンライン会議を利用する際は、同社の情報システム室が管理するマイクスピーカーを貸し出し、社員のPCと接続するスタイルをとっていましたが、機材の扱いに不慣れな社員からのサポート依頼が相次ぎました。

「会議のたびに機材を借りて準備をする側も、それをサポートする側も不便さを感じていたと思います。また、在宅勤務の社員と出社している社員がオンライン会議をする際、会議室の機材の配置によって参加者が映りきらず会議室の様子がわからないことや、声の入りの悪い場所があるなど、在宅勤務側にはストレスだけでなく、得られる情報にも差がありました。差を完全に埋めることは難しいですが、少しでも在宅勤務側の得られる情報を増やしたいと考えていました」と担当者様は当時を振り返ります。

課題を解決する方法として、機材準備を必要としない据え置き型の会議室向け機材について調査を進めていたところ、Microsoft Teams Roomsが目に留まりました。
その後、VTVジャパンのデモルームで実機を見学することになりました。

VTVジャパンのデモルームでは、カメラ・スピーカー・マイク一体モデル、インテグレーション向けモデルと異なる種類のTeams Roomsを、映像・音声などの品質面から会議の予約・開始などの運用・操作面にわたり、さまざまな面から確認を行いました。

ご担当者は、当時のMicrosoft Teams Roomsソリューションへの所感について
「はじめてTeams Rooms同士の通信を見たときは、映像・音声の良さに驚きました。デモルームでは、一体型と分離型のモデルを見学しましたが、スピーカーとマイクが離れた場所に設置されている方が、聞こえてくる音声がよりクリアに感じました。Webサイトの情報だけではわかりづらい運用にかかわる部分も、実操作で確認できたことで、これなら社内での利用に問題はなさそうだと判断できました」と述べています。

デモルームでの評価と、同社のIT機器のOSがWindowsで統一されていたことから、外部機器との拡張性に優れたWindows OS搭載のインテグレーション向けモデルと音声・映像機器の組み合わせを検討していくことになりました。

Microsoft Teams Roomsと組み合わせる映像・音響機材は、「品質」と「運用」を重視しながら検討が進められました。

同社が導入を予定している2つの会議室は収容人数も多く、会議ごとにレイアウトを変更しながら利用されています。映像・音声品質はもちろんですが、会議室のレイアウトを変更しても使いやすさを損なわないことが必須でした。

これらの要件を踏まえ、VTVジャパンが集音性に優れたShure製のマイクシステムを中心とした機器構成をいくつかご提案した中から、Shure製のバー型マイクを含む映像・音声機材と、機材一式をキャスター付きのカートに載せて利用する方法が採用されました。

「検討初期にご紹介いただいたシーリングマイクやグースネックマイクは会議室内のどの場所から話しても音声を拾える点で、弊社にとって一番理想的ではありましたが、会議室レイアウト変更の際に不都合がおきると判断しました。音声品質とレイアウト変更に対応できる利便性のバランスがとれる構成を選択しました」と、担当者様は選定理由を説明します。

検討の最終段階として、お客様環境に機材を持ち込んでのデモを実施しました。

「デモルームを見学した際の映像・音声があまりにも良すぎたため、“デモルーム”という環境に由来している可能性を踏まえて、自社内でも品質を確認する必要がありました」

そして、実環境下でも通信品質が確認でき、Microsoft Teams Roomsソリューションの正式な導入が決定しました。

導入直後は社員からの問い合わせに、VTVジャパンに質問しながら対応することもありましたが、2~3か月ほどでMicrosoft Teams Roomsの利用が社内に定着しました。

「ここ最近、トラブルはほとんどありません。現在は情報システム室でトラブルの主な原因や対処法を把握しているので、ごくたまにトラブルがあった時も問題なく対応できています。品質面についても、違和感なく利用できているようです。何より、機材が会議室据え置きになったことで、社員がスケジューラーから設備を予約し自分たちで使えるようになり、利便性が大きく上がりました」

同社のメインツールはMicrosoft Teamsですが、取引先や関係会社からZoomでの会議参加を依頼された際は、会議IDを入力してそのままZoomの会議に参加できる「Direct Guest Join機能」が有効に活用されています。