導入事例
Avaya導入事例：エルナー株式会社様

　国内および海外の拠点間のコミュニケーションをテレビ会議システムで行っていたエルナー様。テレビ会議の利用が日常化していく中、より多くの拠点とテレビ会議を行いたいというニーズが顕著になりはじめました。そこで今回導入されたのが、最大で9拠点と同時に会議が可能なAvayaのテレビ会議システム「Avaya SCOPIA XT5000」です。導入効果などについて、管理部 システムグループ グループリーダーの吉井行生様と管理部 システムグループの佐藤正隆様、管理部 システムグループの丸田陽介様にお話を伺いました。

「当社の業務にとって、エンジニア同士が資料を共有しながらディスカッションすることができるテレビ会議システムは欠かせないものとなっています」

エルナー様は、国内５拠点、海外に６拠点と国内外に多くの拠点があります。拠点同士でコミュニケーションを図るには、エンジニアが時間をかけて実際に現地に赴くか、電話を使って意思疎通をしなければなりません。その場合、移動のための時間や旅費、国際電話料金が大きな負担になります。これらの課題を解決し、各拠点や部署内のコミュニケーションを円滑にするという目的でテレビ会議システムを導入し、利用してきました。

「ここ数年、より多くの拠点とのテレビ会議が必要となってきましたが、既存のテレビ会議システムだと、最大4拠点までしか対応しておりません。テレビ会議システムを利用できない拠点については、国際電話で会議に参加している状況です。電話で会議に参加している拠点は資料の共有ができず、うまくコミュニケーションを図れないという課題が出てきました」

そこで、今後の事業拡大を視野に入れ、9拠点をつないだ新たなテレビ会議システムの導入を検討しました。この時、エルナー様は、既存システムの課題も同時に解決しようと考えました。エルナー様のテレビ会議システムは、自社のネットワーク環境の影響で動作が不安定になることがあり、会議中の音声や画像が乱れたり、ネットワークの遮断などを繰り返したりするケースも多かった、とのこと。ネットワーク環境を改善することで、問題を解決することはわかっていましたが、そのために予算を割くことができず、抜本的な解決にはなりませんでした。そのためテレビ会議には、障害対策要員としてシステムグループからスタッフが参加し、不測の事態に備えてきました。そのような問題もあり、円滑にテレビ会議を実施でき、障害対応などの工数を削減できる生産性の高いシステムを求めていました。

　「テレビ会議システムを検討した際、既存システムの延命については考慮しませんでした。当社の要件を満たすシステムに関する資料を数多く収集し、それぞれの特長について詳細に調べました。『これは』と思われるメーカーや販売店からは、実際に提案してもらいました」

VTVジャパンも、エルナー様に提案を行った1社です。他ベンダーは高コストの専用MCUを提案していましたが、VTVジャパンはテレビ会議端末にオプションの内蔵MCUをつけることで、拠点を増やす提案をしました。これは、エルナー様の要件を満たしつつ、コストメリットも高い提案となっていました。

しかし、提案内容だけでは実用に耐えうるシステムなのか判断することはできません。そこで、実機を使った検証作業を実施することになりました。なお、VTVジャパンでは、エルナー様が検証作業を行う前に、提案内容に沿った擬似環境をあらかじめ用意し、実際に稼動すること確認しています。このような作業をすることで、問題が起きたときの切り分けも容易になり、エルナー様は検証作業に集中できることになります。VTVジャパンは、エルナー様の検証作業を支援する体制を早くから整えてきたのです。

　テレビ会議システムの場合、他社製品との接続性を検証するために多くの時間と工数がかかり、サポートすることが困難となるため、特定ベンダーによる囲い込み（ベンダーロックイン）となるケースが多く見られます。確かに、ベンダーロックインとすることで検証作業も容易となり、安定したシステムを構築しやすくなります。しかしこの場合、ユーザー企業が必要としていない機能まで搭載されていたり、コスト高になったりするといった問題もあります。今回の他ベンダーの提案は、まさにベンダーロックインだったのです。

VTVジャパンの提案は、これらの提案とは一線を画するものでした。VTVジャパンは、マルチベンダーでシステムを構築しており、多くの実績・ノウハウの蓄積もあります。そのため、既存システムを利用した新たなコミュニケーションインフラを提案・構築することができるのです。必要十分な機能を持つシステムを低コストで導入できるというメリットが認められ、VTVジャパンの提案が採用されました。

「検証作業では、VTVジャパン以外のメーカーは、専用MCUと既存システムとのデバイスの相性が悪いのか、資料共有時に資料の端が画面に映し出されず途切れていました。一方、VTVジャパンのエンジニアはプロジェクタなどのデバイスやネットワーク周りについても深い知識があり、映像もきれいに表示されていました。マルチベンダーの強みが生かされているなと感じました。また、ソフトウェアバージョンの違いにより、システムが安定しないなどの指摘事項もありましたね。検証作業からも技術力の高さやサポートの手厚さを実感しました」

なお、エルナー様は新システムの検証時に、「ネットワークが脆弱」というインフラの課題もある上、互換性の問題が生じやすい他メーカー製のシステムを導入することで解決できるのか、期待と不安が入り交じっていたといいます。しかし、VTVジャパンのノウハウやサポートは信頼性が高く、そんな不安も一蹴できたとのことでした。

　「検証を経て導入したシステムは、非常に安定して稼働しています。ネットワークの増強などはしていませんが、SCOPIA XT5000導入後は、最大9拠点での接続ができるようになりました。インターフェースやリモコンも一新され、使い勝手もよくなっていますね。今では接続障害などのトラブルもなく、テレビ会議にシステムグループのスタッフが参加することもなくなりましたね」

新システムへの移行直後は、以前同様管理部のスタッフがテレビ会議に参加していましたが、しばらくすると支援する必要がないことが明らかになってきました。現在はテレビ会議中でも、業務システムの構築や設計、支援などの業務にスタッフを割り当てることができるようになっています。テレビ会議についても、管理部についても、生産性が向上しており、導入効果の高さを実感しているといいます。
また、Avaya SCOPIA XT5000を導入したことで、テレビ会議システムの利用が増加しており、システム増設の計画も立ち上がりました。

「今回はMCU機能を内蔵したテレビ会議端末を導入し、多地点でのテレビ会議が実現しました。しかし、まだ第一ステップという段階です。今後、専用MCUを導入し、新たなテレビ会議システムを構築していくことで、好きなときに好きな場所でテレビ会議を行えるようにしていきたいと考えています。スマートフォンやタブレット等への対応やセキュリティなど考慮していくことは多くありますが、VTVジャパンに協力いただき、何とか実現していきたいと考えています」