「自社の会議室、どうやってWeb会議対応させる？」そのお悩みにお答えします
現在多くの企業が、会議室からZoomやMicrosoft Teams、Google MeetなどのWeb会議に接続できる環境整備に取り組んでいます。「Web会議ができる会議室」を目指すといっても、会議室の規模や用途など、会議室をとりまく状況によって最適な対応方法は異なります。
ここでは、弊社が実際に対応したご相談を例に、会議室からWeb会議に参加できる環境を実現するソリューションをご紹介します。
会議室でWeb会議を行う方法は3パターン
会議室でWeb会議を行う方法はいろいろありますが、大きく分けると「【A】PC内蔵の音声・映像デバイスを利用する」「【B】PCにマイクスピーカーやカメラを接続する」「【C】PCと会議室常設の音響・映像設備を接続する」の3つのパターンが挙げられます。
【A】のPC内蔵デバイスを使って会議室でWeb会議をしてみたものの今ひとつだったため、【B】や【C】のパターンを導入するユーザーが増えています。
パターンAPC内蔵の音声・映像デバイスを利用する
PCに内蔵されているマイク、スピーカー、カメラを利用してWeb会議を行うパターンです。PCだけで手軽にWeb会議ができる反面、本来PC内蔵の音声・映像デバイスは個人向けのため、1台で複数名の音声・映像をカバーするのには限界があります。全員がPCを持ち込む場合はマイクのミュート忘れでハウリングしてしまうなどのトラブルも。
参加者全員がPCを持ち込み、映像・音声は各PC内蔵デバイスを利用。
PC1台を持ち込み、映像・音声はPC内蔵デバイスを利用。
パターンBPCにマイクスピーカーやカメラを接続する
会議室向けのマイクスピーカーやカメラをPCに接続し、音声・映像を拡張してWeb会議を行うパターンです。パターンAでは足りなかった集音範囲や画角を補うことができます。比較的手軽に導入できる反面、会議室のレイアウトや環境によっては参加者全員の声をカバーできなかったり、別の音声トラブルが起こることも。また、外付け機器なので接続や設定ミスが起こるケースもあります。
持ち込んだPCにマイクスピーカーを接続。集音範囲が広がる。
持ち込んだPCにWebカメラを接続。映せる範囲が広がる。
パターンCPCと会議室常設の音響・映像設備を接続する
会議室に構築された音響・映像設備とPCを接続してWeb会議を行うパターンです。マイク、スピーカーなどの音響設備はオーディオプロセッサーなどを通してそれぞれの会議室にあった音に調節が可能です。規模や用途に応じて機材を選択でき、台数や設置方法など導入から運用までの全体を踏まえて構成することができます。パターンBでカバーできなかった会議室の特性も補い、さらに高品質な音声・映像のオンライン会議を実現します。
会議室の音響・映像設備と持ち込んだPCを接続。Web会議の音声・映像が高品質に。
会議室の音響・映像設備と持ち込んだPCをワイヤレス接続。結線不要で簡単接続。
会議室・用途で見るソリューション例のご紹介
同じ「会議室のWeb会議対応」でも、現在置かれている状況や問題・課題によって改善方法はさまざまです。弊社に実際にお問い合わせいただき会議室のWeb会議対応化を実現された3社の事例をご紹介します。
ケース①【A社 定員6名の会議室】「PCだけでグループ参加は、そろそろ限界…」
PCを持ち込んで手軽な会議！のはずが、音声トラブルで疲労困憊
PCにはカメラやマイク、スピーカーが付いているので、会議室でも内蔵デバイスでWeb会議をするよう言われているのですが…。
参加者全員がPCを持ち込み、発言者のみマイクをONにして他はミュートするルールですが、ミュートを忘れてしょっちゅうハウリングが起こります。ミュートのまま話すユーザーもいますし…。
ブレーンストーミングの時はPC1台で行うためハウリングは起こりませんが、会話が聞こえづらくてストレスです。参加者も全員映らないため、誰が話しているか分からないと言われます。
A社の問題と解決ソリューション
A社ではWeb会議の音声・映像はPC内蔵デバイスを利用していました。PC内蔵デバイスは個人向けのスペックのため、広いスペースで複数名の音声を集音したり映像を映し出すには限界がありました。また発言者以外はミュートするという運用は、ユーザーへの操作の負担と音声トラブルを引き起こしていました。また、自由な発言を求められる会議などでは運用自体に無理が出ていたようです。
映像も内蔵カメラの画角とレンズでは全員が映りきらず、発言者がだれなのか分からないためストレスを感じていました。
A社ではWeb会議の際、PC内蔵デバイスの利用をやめ、どんな会議形態にも対応できる高品質な音声と、会議室全体を映し出し、且つ話者をクローズアップすることでコミュニケーションの質を高めることを可能にするカメラ、マイク、スピーカーが一体となった会議室用バー型デバイスを導入されました。シンプルな一体型でPCにケーブルを1本繋ぐだけで音声・映像デバイスとつながり誰でも簡単に利用することができます。
会議室向けの機材を利用することで規模に見合った集音ができるようになりWeb会議の音声品質が向上し、運用面でも会議中の不要な操作がなくなり会議に集中できるようになりました。卓上のマイクスピーカーではなくカメラとマイク・スピーカーが一体になったバー型を選択したことで、テーブルの上に自社製品の素材を置く際も、雑音を気にせず以前と比べて広く利用できるようになったそうです。
A社 既存・新規システム構成図
ケース②【B社 定員10名の会議室】「この部屋から会議に参加するといつも「音が悪い」と言われる」
会議への参加方法は他の部屋と同じなのに、この部屋では音声品質がイマイチ
本社の会議室は他の拠点の会議室と同じような広さでマイクスピーカーも同じ物なのに、なぜか本社の会議室だけ「音が悪い」と言われています…。
本社以外の拠点同士ではそのようなことはないので、機材のスペック不足ではないと思います。
発言の多い本社の音が悪いことで皆ストレスを感じているようです。なぜ本社だけダメなのか…原因が分かりません。
B社の問題と解決ソリューション
問題の会議室を調査したところ、この会議室はガラス張りで大きめの声で話すと声がガラスに反響してしまうことがわかりました。ご利用中のマイクスピーカーは集音範囲などは問題ありませんでしたが、声の反響は内蔵のエコーキャンセラーだけでは処理しきれず、誤作動を起こして必要な声もカットしているようでした。
併せて他の拠点の室内環境を確認したところ、一般的なクロスの壁で本社のような反響音は発生していませんでした。
本社会議室の反響音を抑える方法はいくつかありますが、デザイン性の高い会議室の外観を保持した状態での改善を要望されていたことから、高性能なエコーキャンセラー機能とその性能を発揮するためのDSP*を搭載したオーディオプロセッサーの導入を提案し、併せて本社会議室の音響設備も見直しました。高品質なバー型マイク、スピーカーを導入しオーディオプロセッサー側で会議室の環境にあわせた音の調整を行うことで快適な音響環境を構築できました。マイクやスピーカーの準備や片付けも不要になり、より洗練された会議室となりました。
*DSP（デジタル・シグナル・プロセッサ）：「ノイズ」「エコー」「ハウリング」などの音声トラブルの発生を防ぐようオーディオを制御する機器。マイクロチップとして製品に内蔵。
B社 既存・新規システム構成図
ケース③【C社 定員30名の会議室】「既存の音響設備を活かして、Web会議対応させたい」
ハイブリッド形式でイベントができる会議室にしたいけど、今の機材ではZoomやTeamsとつながらない
弊社の大会議室には随分前に導入した音響・映像システムが導入されています。現在あるテレビ会議システムではなく、ZoomやTeamsなどでオンラインイベントを開催したいのですが、会議室の音響設備とPCをどうやって接続したらよいのか分かりません…。
イチからリプレイスするのではなく、今ある既存の設備を活かしてZoomやTeamsなどのWeb会議に接続できる環境にすることはできませんか？
C社の問題と解決ソリューション
C社の会議室にある音響システムを調査したところ、マイク、スピーカーは会議室の規模に見合ったものが設置されていました。また、ハンドマイクやプロジェクターもあり、イベント開催における音響・映像設備としては現在あるもので十分活用できると判断しました。しかし既存のマイクやミキサーはアナログ対応のものだったため、PCとの連携が課題でした。
そこでアナログの音声をデジタルに変換するDSPミキサーを提案しました。このDSPミキサーは映像端子も搭載しているため、会議用のカメラも新しいミキサーに繋ぐことで、持ち込みPCへの配線をシンプルにすることができ、ユーザーは簡単に会議室の設備とPCを連携してZoomやTeamsでWeb会議ができるようになりました。
既存の設備を活用し、必要なモノのみ新しく追加することで、コストを抑えたリプレイスが実現しました。
C社 既存・新規システム構成図
まとめ
Web会議ができる会議室の構築は、新規で機材を導入する方法だけでなく、既存の機材を活用しながら新環境を構築する方法など、会議室や運用方法によって方法はさまざまです。
VTVジャパンでは現地調査のもと、最適な製品のご提供はもちろん、継続利用できる既設機材の確認機材の見直しやご提案が可能です。
会議室設備のWeb会議対応に関するご相談は、VTVジャパンにお任せください。
