オンラインイベント支援事例：医療サービス提供会社様
主催者の業務負荷を軽減するサポートと、参加者へのフォローが成功のカギとなる
うまくいかなかったオンライン研修。その原因とは？
医療サービス提供会社でセミナー運営業務を担当している事務局から、オンライン研修をサポートしてほしいとのお問い合わせをいただきました。事務局では、外部の医療従事者を対象に定期的に研修を開催されていましたが、新型コロナウイルス完成予防対策としてオンライン開催を進めているそうです。
以前、自分たちでオンライン研修を試みたときは本番当日接続不具合が起きて中止せざるを得ない状況になってしまったとのことです。今後も定期的に研修の開催を予定しているため、同じ失敗を繰り返さないように弊社の協力を仰ぎたいとのご相談でした。
前回接続できなかった理由を伺ったところ、接続の不具合とだけしか把握しておらず、原因究明はしていませんでした。「接続不具合」と言っても、ネットワーク回線の不具合、利用したクラウドサービスの不具合、利用したPCの不具合、運用方法の問題などさまざまな原因が考えられます。原因をきちんと把握して対策できていないと、また同じ状況になってしまう可能性もあるため、今回は利用環境や機材の準備、構成の検討段階から関わらせていただくことにしました。
事務局の業務負担をどう軽減できるかを考える問題
まずは、想定される研修内容を伺い、どのように実現できるかを検討しました。
【ご要望】
- 事務局が業務で利用しているCisco Webex（以下、Webex）を活用する
- 講師1名、参加者30名で開催する。講師は事務局拠点から参加し、参加者は自宅や自身の職場などから参加する
- 参加者同士でディスカッションするグループセッションや、講師への質問など、双方向でのやり取りができるようにする
- 資料を使って進行する
接続ツールの特長を理解した機材選定と運用方法を提案
とくに考慮したのは、研修の流れを止めないということでした。今回のご要望で、Webexのブレイクアウトセッション機能を利用してグループセッションの時間を設けるため、全参加者がひとつの会議室に集合する講義と、複数のグループに分かれるグループセッションへの移行時に時間をかけない方法を検討しました。操作ミスの防止策として、事前に研修のタイムスケジュールと研修内容を一覧化し、その時々でどのような操作をするのかを細かく洗い出しました。弊社が担当する操作だけでなく講師や参加者が行う操作もすべて把握しておくことで、次の操作に対して準備ができるようになり、ゆとりを持って進めることができるようにしました。
講師は自由に各グループに入退室でき、主催者の操作によりグループセッションから再びひとつの会議に戻すことができます。
研修や勉強会、会社説明会などの用途に有効な機能です。
安心して参加してもらうための徹底した事前準備
参加者は職場や職種が異なるため、複数の時間帯を設け、参加漏れがないよう誰がどの時間に参加するのかを事務局に管理していただきました。
弊社では、Webexの操作手順書を作成し、資料が参加者の手元にある状態で接続テストに参加いただきました。
接続テストでは、音声と映像を確認するだけでなく、当日の進行や研修中に必要な操作の説明しました。参加者からの質問にもその場で答え、オンライン研修への不安を少しでも取り除けるようにしました。また、研修中の質問やディスカッション時以外は参加者側の音声をオフにする、講師の話に対して頷くなどの反応を見せると講師が進行しやすくなること、などのオンライン研修ならではの受講ポイントを伝え、より良い研修環境になるよう努めました。
今回の接続テストと本番には、弊社からスタッフ2名が事務局に伺い、ひとりがWebexの操作、もうひとりがサポート対応をしました。オンライン環境という特性上、予期せぬトラブルが発生する可能性もあります。参加者向けのヘルプデスクとして電話2回線を用意して弊社ふたっふが直接参加者とやり取りできる態勢を整えました。弊社スタッフが直接やり取りすることでトラブルの問題切り分けや解決までの時間が短縮されるだけではなく、事務局の負担軽減につなげました。
実際に、参加者から接続ができない、映像が映らないなどのお問い合わせを受けましたが、電話でのやり取りで対処方法を伝え、解決できました。
本番当日の急な変更に臨機応変に対応
研修後の参加者アンケートには好意的なコメントが多く、事務局からも「予想以上に意義のある研修を開催することができた、今後も継続していきたいのでよろしくお願いします」とのお言葉をいただきました。
より快適な研修環境をの実現とコスト削減について考える
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音声・映像品質の改善
参加者側では一時的に音声や映像が途切れることがあったとのことでした。参加者が接続するインターネット回線に依存するところが大きいのですが、Webex側で改善できることがないか、機材の見直しなどの宿題をいただきました。
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業務の引き渡し
今回弊社が担当した業務から、少しずつ事務局に移行できることを協議していくことになりました。いずれは自分たちで開催できるようになり、コスト削減につなげたいとのことでした。弊社のノウハウにお客様ならではの運用方法の追加し、確立することが今後の課題となります。
参加者にとってより快適な研修環境を整え、事務局が業務効率よく研修を開催できるよう今後もサポートしてまいります。
