コロナ禍大活躍したオンライン会議
ハイブリッド化した途端、うまくいかないのはなぜ？
オフライン（出勤）とオンライン（リモートワーク）を組み合わせたハイブリッドワークが働き方の選択肢として浸透しました。新しい働き方の普及とともに会議環境のハイブリッド化が進むものの、会議設備に問題を抱えている企業もいるようです。
ハイブリッドワークに取り組む企業の「会議室」で、何が起きているのでしょうか。
ハイブリッドワーク時代の「会議室」で起きている問題とは？
会議室のハイブリッドワーク対応がうまくいかない原因の一つに、変化した会議の在り方と会議室設備とのミスマッチが挙げられます。
従来会議室は対面での利用や、テレビ会議専用機を利用して会議室同士を接続することを前提に構築されていることがほとんどでした。コロナ禍を経てハイブリッドワークが浸透し始めると、会社側の会議参加環境として、ハイブリッドな会議環境に対応できる会議室の需要は高まりましたが、工数や負荷の大きさから会議室そのものではなく、ツールで環境を整える方法が主流です。
しかし、オンライン中心のリモートワークワーク時のツール環境をハイブリッドワークが始まったオフィスに当て込もうとし、オフィスの会議室で「グループで会議に参加する」仕様と合致せず、「リモート同士なら特に問題がなかったのに、オフィスからの参加者がいるとオンライン会議がうまくいかなくなる」といった問題が起きています。
- 利用している周辺機器が参加人数や会議環境に合わない
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- カメラが参加者全員を映せず、会議室から誰が会議に参加しているのかわからない
- 参加人数に対してマイクの数や集音範囲が足りず、特定の位置にいる発言者の声が聞こえにくい
- マイクが環境音やノイズまで拾っている
- PCが原因で意図したパフォーマンスが発揮されない
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- PCのCPUやメモリがスペック不足で、オンライン会議アプリの動作が遅い。一部の機能が利用できない
- PC内の別アプリやセキュリティソフトが干渉して、カメラやマイクが利用できなくなったり、意図した操作ができなくなったりする
- 会議用に個人の業務PCを共用すると、会議中PCの用途がオンライン会議に占有されてしまう
- 会議準備に時間がかかる
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- 周辺機器と会議用PCの接続、会議アプリの起動、場合によっては通信テストなど時間がかかる
- 周辺機器の結線や会議アプリおよびPC側の設定ミスが原因で、予定通りに会議をはじめられない
- リモートワーカー同様に会議室側の参加者も各々PCから会議に参加して、設定ミスによりハウリングを起こる
- 会議室からの参加者の反応がわかりにくい
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- 会議室からの参加者は、誰が発言しているのかわかりづらい
- 資料共有中は、参加者が小画面表示になるので他の参加者のリアクションを確認しづらい
- トラブルの原因切り分けに時間がかかる
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- PC、カメラ、マイク、スピーカー、オンライン会議サービスやそのアプリなど、会議環境の構成要素が増えるほどトラブルの原因切り分けが難しくなり、解決まで時間を要する
- カメラ、マイク、スピーカーなどのハードウェアのメーカーが異なる場合、トラブル時の問い合わせ先が複数になる。状況によっては複数の問い合わせ先に連絡をとらなければいけない
上述の問題に心当たりのある人もいるのではないでしょうか。今後のハイブリッドワーク環境では、複数の会議室とリモートワーカーでの接続が増えることが予想され、この会議スタイルが既に標準化している企業も多くあります。
さらに現在は、オンライン会議によるコミュニケーション需要が高まったことで、社内のどの会議室からでも会議に参加できることが当たり前になりつつあります。今後もハイブリッドワークを取り組む企業にとって、会議設備のアップデートは重要な課題となります。
Zoom Roomsなら「会議室をハイブリッド化に対応しきれない」問題を解決！
では、ハイブリッドワークを支える「コミュニケーションの場」ともいえる会議室を、ハイブリッド対応させるには、どうすれば良いのでしょうか？
Zoom Roomsとは？
Zoomの会議室利用に特化した専用機ソリューションで、専用アプリをインストールした本体、マイク、カメラ、タッチパネル型リモコンがパッケージされています。
カメラが自動的に最適な画角に調整するオートフレーミング機能やタッチパネルで簡単に操作できるなどユーザーにやさしい製品であることはもちろん、オンライン会議にスケジューラーとの連携に対応するなど管理者目線を取り入れた製品設計がされています。
利用者にライセンスが紐づくZoomのミーティングアカウントとは異なり、端末とライセンスを紐づけることができるので、Zoom Roomsを利用すればZoomのアカウントがなくても、会議の開催ができる点も特長です。
Zoom Roomsがハイブリッドワークに適している理由
Zoom Roomsは、会議室での利用を前提に前述のハイブリッド環境に対応しきれていない会議室の問題を解決することができます
- 会議室から複数人での会議参加に最適化された機材構成
- PCに左右されず、会議に参加できる
- 常設型なので、一度設置してしまえば準備が簡単
- マルチディスプレイ構成や、製品独自の機能で参加者の反応がより分かりやすくなる
- トラブル時の原因が切り分けしやすくなるなど、管理負荷が軽減できる
- 1. 会議室から複数人での会議参加に最適化された機材構成
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他社製のAV機器とも構成可能- 会議室で利用することに特化した製品なので、PCの内蔵カメラ・マイクなど利用機器のスペック不足による問題を解消できる
- 個人利用～大規模会議室での利用まで、会議室の規模や参加人数に合わせて機種を選択できる
- 会議環境に合わせて、他社製のAV機器との組み合わせた会議室のインテグレーションが可能
- 2. PCに左右されず、会議に参加できる
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Zoomの会議専用機なので、
システム要件を気にせず利用できる- PCから会議に参加することで起こり得る、ハウリングなどのトラブルを回避できる
- 専用機なので、PCのスペックやアプリ由来の不具合が起こらない
- Zoomの会議にまつわる機能や操作はZoom Roomsでできるので、持ち込んだPCの用途が限定されない
- 3. 一度設置してしまえば会議準備が簡単
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- 会議室常設型なので、周辺機器との接続やデバイス設定が不要
- 電源を起動するだけで利用準備が完了するので、準備段階でのミスやトラブルを回避できる
- Microsoft Outlookなどスケジューラーとの連携もできるので、会議招待や会議設備の予約も簡易化できる
Zoom Rooms本体の電源が入れば、会議への参加準備が整う
スケジューラー連携で、タッチリモコン内のボタンを押すだけで会議参加・開始が可能に - 4. マルチディスプレイ構成や製品独自の機能で、会議室からの参加者も反応が分かりやすくなる
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- 話者追尾機能や会議室内の参加者の映像を分割・拡大表示する機能が搭載されており、参加者の反応がより分かりやすくなる（対応機能は、メーカーや機種によって異なる）
- マルチディスプレイ表示に対応できるので参加者映像と資料を別表示できる
Zoom Rooms対応のNeat製品独自の機能
ソーシャルディスタンスに配慮しつつオンライン会議ができる
参加者映像と資料を別表示できるのは、専用機ならではの機能
2画面以上で利用できるモデルもある - 5. トラブル時の原因が切り分けしやすくなるなど、運用・メンテナンス負荷が軽減できる
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直感的に操作ができるタッチパネル型リモコン
操作に関する問い合わせ件数減少が期待できる- トラブル時、ハードウェア側の原因切り分けがしやすくなる
- トラブル時のハードウェア側の問い合わせ先を一本化できる
- カメラ・マイク・スピーカー一体型のモデルなど、会議に必要な機材が揃うので、ハードウェアの管理がしやすくなる
- タッチパネルリモコンで直感的に操作ができるので、管理者はユーザーサポートの業務負荷軽減が期待できる
PolyのZoom Rooms対応製品ラインナップ
NeatのZoom Rooms対応製品ラインナップ
Zoom Rooms導入で、ハイブリッドワーク環境整備への第一歩を
働き方や働く場所を選べるようになっても、コミュニケーションの場が必要なことに変わりはありません。今後もビジネスを継続していくうえでコミュニケーションの中心的役割を果たす場所に「オフィスの会議室」を据えるのなら、そのための会議室環境の整備は欠かせません。コミュニケーションに「オンライン」を活用する選択肢は増えたものの、100％オンラインに切り替えられるほど技術が追い付いてはいないのが現状です。今後もハイブリッドワークが続くことや、コミュニケーションの在り方が今もなお変化し続けていることを考えると、「より良い」状態に近づけられるよう調整を重ねることが大切です。
VTVジャパンは国内初のZoom認定インテグレーターとして、Zoom Roomsをはじめとしたオンライン会議ツールの専門知識とAV構築の専門知識を組み合わせ、ハイブリッド対応の会議室構築に必要なノウハウをもとに、お客様ごとに最適なZoomの会議環境構築のご提案が可能です。
Zoom Roomsの導入はそのための一歩です。Zoom Rooms導入検討の際は是非ご相談ください
Zoom Rooms導入を検討してみたいお客様：
- Zoom Rooms対応製品について詳しく知りたい
- 自社の会議室に適したZoom Rooms選びについて相談したい
- 自社のZoom環境に合わせて会議環境をアップデートしたい
- 自社にZoom Roomsを導入した場合のコスト感が知りたい
Zoom Rooms選定のお手伝いはもちろん、企業様ごとの会議室規模や運用スタイルに合わせたご提案やお見積もりが可能です。お問い合わせはこちらから
Zoom Rooms導入検討にあたって、実機をご覧になりたいお客様：
- Zoom Roomsの実機の使用感を確認したい
- 異なるメーカーのZoom Rooms対応製品を比較したい
- Zoom Roomsで構成された会議室を体験してみたい
Zoom Roomsの実機を展示したデモルームで、カタログや仕様書だけではわからない使用感など細部までとことんご確認いただけます。デモンストレーションは、弊社東京・大阪オフィスにて見学可能です。ご予約はこちらから
