オンライン会議用設備導入事例：日本特殊陶業株式会社様
だれでも簡単に使えるオンライン会議室を構築
イノベーションを生み出す新しいオフィス棟でハイブリッドワークに適した会議室を実現
今回のオンライン会議室構築に至った経緯や機材選定について、日本特殊陶業株式会社 尾野寿哉氏、辻村靖裕氏、小川博氏、西村一希氏に伺いました。
日本特殊陶業株式会社
（右から）
ビジネスサポートカンパニー総務部課長 尾野寿哉 氏
ビジネスサポートカンパニー総務部総務課 西村一希 氏
ビジネスサポートカンパニー総務部副主管 辻村靖裕 氏
ビジネスサポートカンパニー総務部主任 小川博 氏
イノベーションの創出の場「N-FOREST」でコミュニケーションの活性化を図る
日本特殊陶業様は、スパークプラグをはじめとした自動車のエンジンに関連する製品の製造と販売、およびセラミックを利用した製品の製造と販売を手掛け、世界各国に拠点を持つグローバル企業です。2021年7月、その小牧工場の一角に新しいオフィス棟「N-FOREST」が竣工しました。
「弊社は、2020年6月に発表した『2030 長期経営計画 日特BX』の中で、事業ポートフォリオの転換を表明しました。この先、EV化によって自動車のエンジンが減少していくことが見込まれますので、それに代わる主力製品を生み出していかなくてはならない。そのためにはイノベーションの創出が不可欠です。それを象徴する場としてN-FORESTは生まれました」と、尾野寿哉氏は語ります。
N-FOREST建設に当たって小牧工場の各建屋の執務室を廃止し、事務・管理部門と新規ビジネス開発部門をN-FORESTに集約しました。
N-FORESTの執務スペースは、全てのフロアがフリーアドレス制となっており、役員を含めた全社員が自由にスペースを活用しています。部門を超えたコラボレーションを行うことで、新しい事業の創出につなげるのが狙いです。
新しいオフィス棟への移転を機に快適なオンライン会議室を構築
N-FORESTの先進的な取り組みの1つに「非在席勤務率30％以上」が挙げられます。これはコロナ禍以前に掲げられた働き方改革の目標の1つであり、同社がリモートワークを積極的に進めていこうとする意志の表れでもあります。
日本特殊陶業様は、N-FORESTのプロジェクトが始まる前から遠隔会議を業務に取り入れており、テレビ会議システムと併用してWeb会議も利用していました。
リモートワークとオフィスワークを組み合わせた「ハイブリッドワーク」を実施する際は、別拠点で勤務している社員や自宅から会議に参加する社員はWeb会議を利用するため、Web会議が簡単に利用できる会議室を構築する必要がありました。
Web会議は契約中のサービスをそのまま利用できますが、それぞれの会議スペースに合ったAV機器の選定が必要でした。そこでテレビ会議システムの構築の際に支援を受けたVTVジャパンに、導入支援を依頼することにしました。VTVジャパンはN-FORESTの設計段階から参画し、同社の要件を整理しながら導入後の運用方法までを見越した導入計画を提案しました。
「N-FORESTには、大小さまざまな会議室や役員会議室、セミナーホールといったコミュニケーションスペースを作ることが計画されていました。私たちだけでそれぞれに最適な機器を選定することは大変難しかったと思います。VTVジャパンはテレビ会議システムだけではなく会議用AVシステムの設計や構築経験も豊富で、他社の事例やAV機器のトレンドなどを含めた情報を元に、課題に対する具体的な解決策を提案してくれました」（辻村靖裕氏）
「テレビ会議システムの導入でVTVジャパンにお世話になった際、単なる機材の導入やシステムの構築だけでなく、ユーザー目線での運用方法などの知見をお持ちで、コミュニケーション全体を考えた会議室のあり方をコーディネートしていただける会社だと感じていました。今回N-FORESTを建てるに当たり、そのコンセプトやニーズをお伝えして最適なものをご提案いただくことになりました」（西村一希氏）
だれもが手軽に使える会議室を目指して
会議室でWeb会議を利用するには、マイクやスピーカーを持ち込み、ノートPCにケーブルを接続、というように会議の開始までに機器の準備が必要です。会議室に備え付けのシステムは、社員が配線やスイッチを触ってうっかり設定変更してしまい、接続トラブルに発展することがありました。そこでVTVジャパンは「よくあるトラブル」を想定し、会議室に備え付けた主電源スイッチをオンにするだけで、マイクやスピーカーを含む全ての機器が利用可能になる仕組みをデザインしました。社員が設定変更の必要を感じない機器を構築することでトラブルを防ぐ工夫を凝らしました。
またN-FORESTの利用者向けに、機器をどうすれば使いやすいか、どうすれば管理が楽になるかといったことを記載した運用ガイドも作成しました。
「以前は利用者が会議室の設定を変更することが原因で起こる音声トラブルが多く、私たち総務部が会議室に出向いて設定を元に戻すことが度々ありました。今回導入した設備は、音量調整も含め一切触れないようにしてあります。今回のN-FORESTの会議室ではトラブル対応が一切なくなり、管理負担を大幅に削減できています」（小川博氏）
規模や用途が異なるそれぞれの会議室に最適なマイクシステムを導入
N-FORESTの会議室の仕様を大別すると「役員大会議室」「セミナーホール」「会議室」の3つですが、AＶ機器はそれぞれの部屋に合わせて、ラインアップが豊富なShure社の製品を中心に構成しました。
役員大会議室はボタンを押して話すだけのシンプル操作が特長の、グースネックマイクとスピーカー付き台座という広い会議室に適した組み合わせを座席数分用意しました。
大型スクリーンと複数のサブディスプレイを設置した200人規模のセミナーホールには、講師や話者が動きやすいワイヤレスのハンドマイクを複数台配備しています。
中小会議室には参加者がテーブルを広く使え、かつ均一な集音が可能な天井埋め込み型シーリングマイクを導入。シーリングマイクは、直接触れる必要がないため感染症のリスクを抑えることができます。
機器の選択に当たっては、シュア・ジャパンの協力を得て、現地へ多くのモデルを持ち込んで実機での比較デモンストレーションを行いました。実際にN-FORESTを利用する社員を含めて比較検討ができたことが、スムーズな機器選定につながったといいます。
「Shure製品はデザインが洗練されており、操作性がシンプルで性能も良いところが気に入りました」（西村氏）
「例えば天井型マイクは、机に置くタイプのマイクと聴き比べましたが遜色のない音質でしたし、ユーザーからすると触って雑音が入ったり、パソコンでキーをたたく振動などが伝わらないメリットは大きいと感じました」（小川氏）
パーテーションで区切って会議室仕様としても利用可能
N-FORESTのコンセプトを体現するシステムとして
「VTVジャパンは私たちのニーズをしっかりと吸収してくれ、利便性と音質を徹底的に追及してくれました。期待したことを十二分に実現してくれたと感じています」（西村氏）
N-FORESTの本格稼働から半年を経て、今回の導入をこのように評価していただきました。
「今のところ特に直すところはない」と尾野氏が語るN-FORESTのオンライン会議室は、リモートワークとオフィスワークの社員が混在する環境でも、ストレスのないWeb会議を気軽に開催することができ、綿密なコラボレーションを可能にします。
社員間のコミュニケーションを促し、イノベーションの創出を狙うN-FORESTのコンセプトを体現するものとして、今後も活用が期待されます。
お客様プロフィール
日本特殊陶業株式会社
- 本社：
- 名古屋市瑞穂区高辻町14-18
- 設立：
- 1936年10月26日
- 従業員数：
- 5,891名（単独）、16,391名（連結）※2021年3月末時点
- 事業内容：
- (1)スパークプラグおよび内燃機関用関連品の製造、販売
(2)ニューセラミックおよびその応用商品の製造、販売、その他 - URL ：
- https://www.ngkntk.co.jp/
ご提案に当たっては、幸運にもN-FORESTプロジェクトの初期から参加できたため、ゼロベースからお客様のご要望をヒアリングできました。予算や規模別に提案書を作成して、それに対するご意見をいただきブラッシュアップした提案書を作成する、というやり取りを繰り返しながらお客様のイメージを形にしていきました。その過程でお客様が望んでいることは「だれもが手軽に使える会議室」を作ることだということが分かり、それが今回のプロジェクトのゴールとなりました。
シニアエキスパート 柳田学
