ハイブリッド会議を行う際に、
会議室の映像・音声設備をトータルで設計するメリットとは？
ハイブリッドワークを実施する企業が増え、会議室からオンライン会議に参加することが日常となってきました。会議室でのオンライン会議環境を改善するためマイクスピーカーなどの拡張デバイスを追加してみたものの、思ったより快適な会議が行えないというご相談をよくいただきます。
ここでは、思った効果が出なかった理由と、どうしたら快適なオンライン会議環境を作り出すことができるのか、会議室インテグレーションのメリットや効果について解説していきます。
なぜ、会議室インテグレーションが必要なのか？
会議室インテグレーションとは、会議室でのオンライン会議開催に必要な映像・音響システムなどをトータルでデザイン・設計し、それぞれの会議室に最適なオンライン会議環境を構築することです。
ハイブリットワークが進み、会議室からオンライン会議に参加する企業が増えました。同じオンライン会議ツールを利用していても、自宅や自席などからひとりで参加する場合と会議室から複数の人が参加する場合では環境が異なるため、参加する場所に応じた映像・音響設備の構築が必要になります。
会議室でWeb会議に参加する際の音声拡張方法のひとつとして、手ごろな価格帯で設置がしやすいマイクスピーカーがあります。PCに接続するだけで簡単に音声拡張できるため、会議室でのオンライン会議にはマイクスピーカーを導入する企業が増えました。
しかし、マイクスピーカーを導入しても音声品質が向上しない場合があります。単純にマイクスピーカーのスペック不足の場合もありますが、会議室規模に対応しているマイクスピーカーを利用しても音の悪さが改善されない場合もあります。
原因はいろいろありますが、会議室を調査してみると、会議室の構造（床・壁・天井などの材質やレイアウトなど）に起因するケースが多くみられました。会議室環境そのものに課題がある場合、マイクスピーカーだけでは反響音を抑えることが困難なため、会議室の設備を環境にあわせたソリューションで構築する必要がでてきます。
業務効率向上を担う一要素として、会議が欠かせないものであることを考えると、高品質な映像・音声、操作性や使い勝手の良いオンライン会議環境を構築することが企業力の向上につながります。また、会議室の設備を整えることで接続先にも高品質な映像や音声を届けることができ、オンライン会議が双方に快適なコミュニケーションツールとなります。
会議の議題とは関係のない事に煩わされず、会議に参加する全員が会議だけに集中できるようになり企業力が増す、これが会議室インテグレーションがもたらす一番の効果といえます。
会議室の映像・音響設備を整えるメリットとは
会議室インテグレーションを行う最大のメリットは、ストレスなく誰もが簡単且つ快適にオンライン会議ができる環境が作れることです。 設備を整えることで、会議室におけるオンライン会議の映像・音声の品質向上と操作性の向上などが期待できます。これにより会議前の準備が大変、接続先の品質が悪くてストレスである、などの潜在的なユーザーの不満を改善することができます。
以下は例として、弊社ユーザーが会議室インテグレーションを行ったことで得られたメリットの一部をご紹介します。
- 音声のストレスがなく意見交換がしやすくなる
- 映像に臨場感が出て、会議への没入感が増す
- 相手拠点がうける映像・音声によるストレスが解消される
- マイクに向かって話すことを意識せずに会議ができる（シーリングマイク導入）
- 資料共有がしやすくなり会議の進行がスムーズになる
- 誰でも簡単に利用できるようになる
- ユーザーからの操作に関する問い合わせが減少し、管理者の負担が軽減する
- 会議室のAVシステムとPCが簡単に連携できるため、どのオンライン会議ツールでも快適に利用できる
- ケーブルレスになり雑然としていた会議室がすっきりする(ワイヤレス製品導入)
- 常設にすることでケーブル断線や接続ミスによるトラブルが無くなる
- 機材を会議室に常設することで会議の準備・後片付けが不要になり手間と時間の削減につながる
- 使い勝手がよくなり、オンライン会議の稼働率が向上する
- オンライン会議で十分にコミュニケーションが取れるようになり外出も減少する
会議室インテグレーションの構成例
会議室の規模に適した映像・音響設備の構成例です。
ご要望に沿った構成のご提案も致しますのでお気軽にお申し付けください。
会議室に最適なソリューションの提案はお任せください
会議室の問題・課題の原因を究明し、改善するためのソリューション設計を行うには、オンライン会議と映像・音響関連の専門知識が不可欠です。オンライン会議の管理者がそれらをすべて行うのはあまりにも負担が大きく、他の業務に支障が出る可能性もあります。
弊社VTVジャパンはオンライン会議業界に携わって30年以上になります。取り扱ってきたメーカーは多数あり、オンライン会議システムを会議室設備とともに提案・導入してきた実績があります。また、提供する製品・サービスのサポート業務も自営で行っており、ご導入後も安心して運用できる体制も整っています。
これらの実績と知識・ノウハウと併せ、弊社独自のソリューション提案の仕組みを活かし、営業担当と社内の各分野のプロフェッショナルがひとつのチームとなりお客様の案件に取り組みます。オンライン会議を利用して、どのように企業組織のパフォーマンスをあげていきたいのかお客様の潜在的な要望も引き出し、これを実現するため、抱えている問題を洗い出し解決まで導く提案をいたします。
会議室をオンライン会議に対応させる「会議室インテグレーション」はVTVジャパンにお任せください。
VTVジャパンでは、どのような流れで会議室設備を整えていくのか実例をもとにご紹介します。
- 会議室構築の進め方
