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会議室構築の進め方

会議室の映像・音声設備を見直したい!
快適なオンライン会議のためのAVシステム構築の進め方とは

会議室構築の進め方

オンライン会議の参加者が快適な会議を行うために、会議室の設備を整える必要性について、会議室インテグレーションがもたらす効果でご紹介しました。

ここでは弊社がどのようにして会議室の設備をデザインしていくのかを、実際に会議室用機材のリプレイスに成功したユーザーの実例を交えて解説します。

お客様の問題・課題を解決し、「満足」に導く4つのステップ

お客様の問題・課題を解決し、「満足」に導く4つのステップ

VTVジャパンは、お客様の満足をカタチにするソリューション提案を「ヒアリング」「デザイン」「構築」「運用」の4つのステップで進めます。課題・問題によっては工程の増減もありますが、共通して言えるのは、弊社では単なる製品の提案ではなく、お客様がオンライン会議を通じて行っていく業務が円滑に進められる運用スタイルを一番に考えたシステムデザインの提供です。

実際にどのように進めていくのか、音声に問題・課題を持っていたA社を例にご紹介します。

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お客様の問題・課題を解決し、納得・満足のいくソリューション提案を行います。

ソリューション提案の進め方

1stステップ:お問い合わせからお客様の課題・問題の原因究明まで

お問い合わせに至るまでの経緯

A社では、オンライン会議中に起こった「音が聞こえにくい」事象をきっかけに、安定したオンライン会議環境を整えるよう社内から指示がありました。同社のオンライン会議の担当者が情報収集を始めたところ、さまざまな検討事項があることがわかってきました。
利用中の音声機器を買い替えれば解決できるのか、オンライン会議ツールやネットワークから見直す必要があるのか、それとも会議室の構造や環境自体に問題があるのか、などさまざまな可能性が考えられました。

担当者は会議環境を整えるにあたり、何から着手したらよいのか悩み、弊社にご相談いただきました。

ファーストコンタクトで実施すること: 「現地調査」と「ヒアリング」

会議室設備について、ご相談・お問い合わせいただいたお客様には、別途お時間をいただきご要望などを詳細にヒアリングするとともに、必要に応じて会議環境が抱える問題の原因究明や状況確認のため現地調査を行っています。

A社の場合は、お問い合わせをいただいて電話でお話を伺った後、訪問して今回起こった音声トラブルの原因の調査と、新しい会議設備のご要望について詳細なヒアリングを行いました。

ファーストコンタクトで実施すること:「現地調査」と「ヒアリング」

お客様と現状を共有し、問題解決への道筋をたてる

VTVジャパンでは現地調査の結果とヒアリング内容をもとに、問題・課題の整理とそれに対する取り組みを検討し、A社が抱えている問題・課題の解決に向けたロードマップを作成します。これにより、お客様の要件の整理、実行順の発案、プロジェクト全体の整理ができ、お客様にとって最適なシステム構築のための足がかりができます。

A社の音声トラブルの原因と要望は以下でした。

現地調査で分かった音声トラブルの原因
  • 利用中のマイクスピーカーには音声処理を行うところが1箇所しかないため、マイク拡張時に複数名が同時に会話すると音声処理が追いつかずに音が途切れてしまっていた
新しい会議設備の要望
  • 音声トラブルが起きない環境にしたい
  • 既存のAVシステムを活用したい
  • Zoomでの会議を使いやすくしたい
  • Zoom以外のオンライン会議ツールも利用したい

2ndステップ:運用モデルを明確にしたソリューション提案

運用スタイルを組み込んだシステムデザイン

弊社のシステムデザインには、担当営業と共に製品の検証やシステム構成などをメインに行う専門チームが携わります。組織全体でお客様を支援する体制のもと、お客様のご要望や運用スタイルと必要な機材を組み合わせながら、最適なシステムを構築していきます。

A社へのソリューション提案ポイントは以下でした。

ファーストコンタクトで実施すること:「現地調査」と「ヒアリング」
A社へのソリューション提案のポイント
  • 音声トラブルの要因を排除した音声システムへ
    • マイクスピーカーでの音声拡張をやめ、集音範囲が詳細に設定できる天井マイクを採用
    • 既存のAVシステムを新しい運用に刷新
  • メインツールのZoomの会議を使いやすく
    • デバイスをPCから会議室専用機Zoom Roomsに変更
    • 周辺機器の事前セッティングが不要になり、タッチパネルで簡単に接続・操作が可能
  • 他のオンライン会議ツールの映像・音声もAVシステムと連携
    • Microsoft Teamsなどの他のWeb会議ツールが入ったPCを会議室のAVシステムと簡単に接続可能に
    • 既存のテレビ会議(H.323)も連携しており簡単に接続できる

ご提案とデモンストレーション

システムデザインはお客様にご納得いただけるまで何度も修正を行います。システム構成が決定したら、今度はデモンストレーションを行います。弊社もしくはお客様環境に選定した機材を設置し、実際の動きや操作感などをご体感いただくことで、より完成形に近づけ安心して導入することができます。

A社への提案では、はじめに継続して利用する既存機器を選定してから必要な機材を追加導入する形式を取りました。会議室に既存システムを納品したベンダーと協力して新旧交えたAVシステムを構築することで、資産を活かした提案を行うことができました。

仕様・導入コストの確定

デモンストレーションで方向性が決まると、仕様書を作成し最終の見積を提出します。今回のリプレイスにあたり、既存のデバイスを活かしつつ新しい運用にも対応したAVシステムが構築できることをご評価いただき、ご提案した内容と見積で受注をいただきました。

仕様・導入コストの確定

3rdステップ:デザインされたプロジェクトの実現

機材調達から設置、納品完了まで

決定したシステムデザインをもとに、機材の調達や製品開発などを行います。弊社では機材設置、動作確認、通信テスト、操作説明を行うとともに、必要に応じてカスタマイズマニュアルの作成やトレーニングなどの運用の支援も行っています。

操作説明会

A社の場合は、新システムの導入と併せてユーザーがトラブルなくスムーズに新システムに移行できるよう、カスタマイズマニュアルの作成サービスをご利用いただいたほか、ユーザーへの操作説明会を開催し、ユーザーへのサポートにも対応することで、ソフト面とハード面の両方から使いやすい会議環境を実現しました。

4thステップ:運用から始まるVTVジャパンの支援

運用・利用の効果を定期的に測定

導入後、利用実績やお問合せ履歴など運用・利用の効果を定期的に測定し、状況に応じてソリューション価値の継続や進化を推進させていただきます。

A社とは新システム運用開始後も定期的に連絡を取り利用状況の確認を行っています。大きなトラブルもなく運用されており、現在では他の会議室のAVインテグレーション案件も進んでいます。(2023年12月現在)

運用開始後のユーザーの声
  • 音声トラブルの原因がなくなり、安心して会議に臨めるようになった
  • テーブルにあったマイクが天井付けになり、発言のときにマイクを気にしなくても良くなった
  • 声が小さい人の発言もよく聞こえ、どの席からでも安定した音声で会議ができるようになった
  • トラブルが減少し、管理者のサポート業務の負担が軽減された

弊社では一度導入したら終わりではなく、状況に応じて都度サポートできる体制を持ち、長期にわたり皆様のオンライン会議環境をサポートいたします。

NEXT CONTENT

会議室の規模やMicrosoft TeamsやZoomなどのオンライン会議ツールに適したAVシステムの構成例をご紹介します。

  • AVシステム構成例