導入事例
Google Meet Hardware・音響映像設備導入事例：山﨑建設株式会社様

山﨑建設株式会社様（以降、山﨑建設様）は、土木工事業を中心に全国で事業を展開している機械土工の専門工事会社です。都市インフラや公共施設の整備に数多く携わり、長年にわたって確かな技術力と誠実な施工で高い信頼を築いてきました。

さらに同会議室は、会議だけでなく社内行事にも使われており、用途によって机や機材を移動・片付ける必要があり、そのたびに準備や撤収の手間が発生していました。
加えて、同社のメインツールであるGoogle Meetの利用においては、1台の会議用PCに多数のユーザーアカウントを作成して運用していたため、しばしばアカウントの切り替え忘れによる混乱が起きていました。会議準備作業が煩雑になり、機器の利用に不慣れな社員からIT担当である田村氏へのサポート依頼が相次ぎ、内線はまさにホットライン状態だったと言います。

「社員の声を反映しながら改善を図ってきましたが、レイアウトが固定できないこともあり、対応できる範囲に限界がありました。会議の際も“うまく接続できない”などのサポート依頼が多く、新社屋ではこうした問題をすべてクリアしたいという思いが強くありました。」（廣瀬氏）と、当時を振り返ります。

理想の会議室を求めて：ユーザーファーストな要件定義

新しいメイン会議室用のソリューション検討は、同社と取引のある丸紅I-DIGIOグループの川山氏への相談からスタートしました。主な要件は以下の通りです。

• マイクとスピーカーは天井設置で固定し、社員が触らずに使えること
• PCを利用せず、タッチ操作だけでGoogle Meetの会議に参加できること
• Microsoft TeamsやZoomなど、他のツールにも対応できること

ご相談を受けた川山氏は、「山﨑建設様のご要望にお応えするには、仕様だけでなく運用面のノウハウが必要」と弊社にお声がけくださいました。その頃VTVジャパンでは、会議室向けオンライン会議ソリューションの紹介セミナーを開催しており、「天井設置型のマイク・スピーカー」「話者追尾カメラ」「タッチパネルからワンタッチ参加が可能なオンライン会議専用機」を実際にご覧いただきました。

セミナーで紹介された構成はまさに新しい会議室のイメージに近く、同社のメインツールであるGoogle Meetの専用機をベースに、シーリングマイク、スピーカー、話者追尾カメラを組み合わせる方向で機器構成が固まりました。

実機検証と運用設計：誰でも使える仕組みづくり

しかし、当時はGoogle Meetに対応した専用機で外部機器と接続できるインテグレーションモデルは市場にほとんどなかったため、導入予定の機器構成で問題なく動作するのか、希望する運用方法を実現できるのか、徹底的な実機検証を経て最終構成を確定する必要がありました。

「業界柄、対面コミュニケーションを重視する傾向はありますが、外部とのやりとりなど今後もオンライン会議の利用が続くことを見据え、サポートできる人がいないのでオンライン会議ができないことがないよう、“誰が使ってもつなげられる”ことを重要視しました。
社外との接続機会が多いTeamsの専用機も候補にありましたが、優先すべきは社員の使いやすさと考え、社員が使い慣れているGoogle Meetを継続して使える環境を一貫して希望しました。」（廣瀬氏）

「今回選定した機器構成とGoogle Meetとの接続について、VTVジャパンが事前に実機検証してくれたことは、お客様に提案する立場としても非常に助かりました。」（川山氏）
と当時を振り返ります。

さらに、機材を簡単に使うための運用設計も重要でした。導入予定のシーリングマイクは、予め設定した範囲の音声を集音し、話者追尾カメラは、設定した集音範囲内の音声を検知してカメラが動作します。

新社屋移転後もレイアウト変更が必要なメイン会議室で利用するには、専用のソフトウェアで想定される利用パターンに合わせて予め集音設定や追尾画角の設定を登録し、会議の都度設定を切り替える必要があります。この切り替えを、メーカーが提供する管理者向けの専用ソフトを利用するのではなく、山﨑建設様の目指す「誰が使っても、つなげられる」運用に近づけるため、ボタン式スイッチで、シーリングマイクの集音範囲設定とカメラの追尾モードを切り替える仕組みを提案しました。

VTV Smart Switchによる会議利用機器の設定切り替え

会議で利用する機器の設定切り替え作業を、ボタンで一元化してシンプルに。
会議参加者は、会議スタイルに合わせて、各カテゴリから1種類ずつボタンを選ぶのみで、機材の設定を完了できる。

1. 参加する会議の種類　（Google Meet/Zoom、Teams、資料共有のみ）
2. 会議室のレイアウト　（シーリングマイクの集音範囲）
3. カメラの利用モード（自動・手動）

【設定切り替え例】
20名利用レイアウトでGoogle Meetの会議に参加し、話者追尾機能を利用する場合

①②③の順にボタンを押すだけで、オンライン会議の機材設定が完了

そして最終的に、「Google Meet対応の専用機であること」「物理ボタンで簡単に設定切り替え操作ができること」「シーリングマイク・スピーカーを採用し、触れずに利用できること」の3点が決め手となり、丸紅I-DIGIOグループとVTVジャパンによる提案が正式に採用されました。

導入から半年が経ち、ご様子を伺ったところ、初期には一部不具合が見られ、会議室で検証を行う場面もありましたが、現在は概ね安定した稼働が続いているそうです。

「最近はサポート依頼の声もかかりませんし、ちゃんと使えているのではないかと思います。」（田村氏）

会議室の利用環境も大きく変化しました。旧事務所ではオンライン会議が可能な会議室が2部屋と限られており、予約が取りづらい状況でした。一方、新社屋ではメイン会議室のほか、応接室やテレカンブースを複数設け、オンライン会議用機材を導入しました。これにより、小規模な打ち合わせはテレカンブース、社外との打ち合わせは応接会議室、大人数や資料共有が必要な会議では大型ディスプレイを備えたメイン会議室を活用するなど、用途に応じた柔軟な運用が可能となり、業務効率も向上しています。

一方で、「誰もが使いこなせる環境」には、まだ到達していないという課題も残ります。

「準備の手間は大幅に軽減されましたが、社員全員が使いこなせるところまでは至っていません。たとえ良いものを導入しても、使ってもらえなければ意味がありません。引き続き会議ツールの利用に不慣れな社員のサポートを続け、利用に慣れてもらい、マニュアルを頼りに準備できる社員が少しずつでも増えてくれたらと思います。」（廣瀬氏）

運用面においては、VTVジャパンの会議室向け保守サービス「VTV After Care」を活用いただき、設定の追加を実施しました。VTV After Careには、導入後の運用の変化に合わせ、導入機器の設定変更や調整が含まれます。山崎建設様の場合、設置当時シーリングマイクの集音範囲は20人用・24人用レイアウトを想定した２パターンを用意し、16名で会議をする際のレイアウトでは、20人用レイアウトの設定で運用することを想定していましたが、実際の使用状況から音の拾いづらい場所があることが判明し、16人レイアウト用の集音範囲とカメラレイアウトの設定パターンを追加しました。

今後の展望としては、Google Meetと親和性の高い製品や、新機能の追加に対する関心も寄せられています。特に、24名など大人数の会議での画面共有を見やすくし、ペーパーレス化を促進する方法として、ワイヤレス接続できる小型モニターで資料がみられるようになる仕組みの検討など、新しい会議スタイルへの対応も、今後のテーマとして挙げられました。

「安定して使えていると思いますが、今後もGoogle Meetと親和性の高い製品や新しい機能があればぜひ紹介してほしいですね。」（廣瀬氏）

今後も山﨑建設様・丸紅I-DIGIOグループ様・VTVジャパンの３社が連携しながら、快適にオンライン会議を行える環境づくりに取り組んでいく予定です。