海外テレビ会議導入入門:第一部 海外へのテレビ会議の調達方法テレビ会議とはトップへ

その1.海外へのテレビ会議の調達方法は? Part1

角さん

角(かど)さんは、とある機械部品メーカーの管理部の中堅社員だ。
社内からあがってきた「海外の拠点とテレビ会議をやりたい」というリクエストが正式に承認され、管理部主導でテレビ会議システムを手配することになった。

上司の指示により、導入候補になる製品をいくつか見繕うことになった角さんは、インターネットでテレビ会議について調べてみるものの、種類が色々あり何を選べば良いのか分からない。海外とのテレビ会議はもちろん、テレビ会議を導入するのも会社にとっては初めてのことだ。

特に、気がかりなのは海外への導入だ。海外の拠点には、どうやってテレビ会議を調達すればいいんだろう・・・。

アイデア1
海外の各拠点に担当者をたててもらい、それぞれに機材を調達してもらう。
⇒各拠点の担当者とやり取りをして予算を決めるのはもちろん、どんなものを調達してもらうか要件をかなり細かく決める必要がある。自分にも現地の担当者にも結構な業務負担がかかることが想像できる。
もし、拠点の担当者との意思の疎通がうまくとれず、指示した物と違うものを購入してしまったら・・・。考えただけで背筋が凍る。
アイデア2
日本でまとめて機材を購入して海外に送る。
⇒各拠点の担当者には組み立てなど手間はかけてしまうが、予算取りなどの諸手続きは本社内でできそうだ。
ただ、現地の問い合わせ窓口はないので、トラブルの時には自分に連絡がくることになるが、フォローしきれるか自信がない。
それに、海外に機材を発送するときには、非該当証明というものが必要らしい。どうやって手続きを進めればいいんだろう。
アイデア3
海外拠点の納品も請け負ってくれる会社を探す。
⇒海外にも支店を持っていそうなところに頼めれば調達もスムーズ且つ、もしものときのフォロー体制も整っていそうだ。ただ、自分の会社の拠点全部に支店をもつ会社が存在するだろうか…。

海外導入の疑問や不安

アイデア1と2は、リスクも負担も大きそうだ。できる限り、リスクや負担を少なくできる方法を採りたいと海外とのテレビ会議について再びインターネットで調べ始めた。そんな中、海外との打ち合わせをするためにテレビ会議を利用している企業の事例が載っている某IT企業のホームページを見つけた角さんは、救いを求めて受話器を取った。

最初、角さんからの問い合わせには営業の曽我蔵さんが対応してくれた。海外拠点への導入も検討していることを伝えたところ、より詳しい話のできる営業マン”横田さん”を紹介してくれた。

海外拠点分のテレビ会議は海外で調達がベスト
横田さん
電話をする横田さん「お電話かわりました、営業の横田と申します。この度は、お問い合わせありがとうございます」
角さん
電話中の角さん「テレビ会議の導入を検討しており、調達方法や費用についてお伺いしたいのですが」
横田さん
「かしこまりました。早速ですが、テレビ会議は、どちらに導入される予定ですか?」
角さん
「まず国内は東京本社と大阪…、それから海外は中国とインドネシアとマレーシアですね。実は、海外の工場と会議をするための導入検討なんです」
横田さん
「そうですか、日本と海外での打ち合わせでしたら、テレビ会議がお役に立てると思います。ちなみに、海外拠点分のテレビ会議の調達方法はどうされるかお決まりですか?」
角さん
「実は調達方法に悩んで問い合わせたんです。機材を日本で一括購入して海外に送ることも考えたりもしたんですが、フォロー体制や輸送方法などを考えると不安がありまして・・・」
横田さん
「確かに、機器の海外への持ち込みは正直おすすめできませんね。ほとんどの場合、テレビ会議メーカーの規定で、製品保証は購入した国でのみ有効になります。もし故障した場合、海外から日本に機材を送ってから、日本でメーカーの修理工場への発送手続きをとらなければいけません。修理後は、修理工場⇒日本⇒海外のお客様の順に機材が発送されますので、時間もコストもかかってしまいます。輸送中のトラブルも考えられますので、海外拠点分のテレビ会議システムは、設置拠点の国で調達されることをおすすめしています」

この瞬間、角さんの中でアイデア2が候補から消えた。さらに横田さんは続ける。

横田さん
「角さんがおっしゃるように、海外へのテレビ会議導入は、フォロー体制など不安が多いと思います。弊社でもお客様からよくご相談を受けるのが、この辺ですね・・・」

 海外導入に関する懸念事項

調達方法がわからない
  ⇒現地の問い合わせ先がわからない
  ⇒どの会社なら信用できるかわからない
  ⇒海外での調達先を探すのに時間と手間がかかってしまう

自社にあうシステム選定方法がわからない
  ⇒色々な種類の製品があり、選択肢が多い分なかなか絞り込めない

テレビ会議やその周辺機器を手配する負荷が大きい
  ⇒必要な機器の手配や会議室環境など、現地の様子が把握しづらい

現地ユーザへのフォロー体制に不安がある
  ⇒海外拠点の問い合わせ窓口を確保できないと、テレビ会議システムに
   何かあったときスムーズに対応できない

角さん
「あぁ~、それすごく分かります。どこの会社も、海外導入に関して悩むところは、同じなんですね」
横田さん
「弊社では、海外拠点へのテレビ会議導入・運用をサポートする“海外導入支援プログラム”をご用意しています。
先ほど挙げたような、お客様の海外導入に関する不安や負担をカバーしながら、海外の弊社販売パートナーと連携して、海外拠点へのシステムの納品・設置・保守の提供をいたします。
 弊社がお客様と海外の販売パートナーの間に入って案件管理をしますので、国内・海外の問合せ窓口を一つに統一することもできます。
 角さんが設置予定拠点に挙げている中国やインドネシアにも販売パートナーがおりますので、海外拠点の分もお見積もり・ご提案が可能ですよ」

書画カメラを見ながらテレビ会議

ここで、アイデア3に近い調達方法が浮上してきたが、いくらくらいかかるのだろうか・・・。まずは、価格感が分からないと始まらなさそうだ。

角さん
「予算申請にあたって価格感が知りたいので、是非お願いします」
【非該当証明について】
曽我蔵くん

初めての方は、はじめまして。僕のことを覚えていてくれた方は、お久しぶりです!営業の曽我蔵です。
文章中に登場した「非該当証明」について、少しふれておきたいと思います。

海外に輸出しようとしている貨物が、輸出貿易管理令(輸出令)・別表第1の1~15項で指定されている軍事転用の可能性が高い貨物であるかを判定することを「該非判定」、その結果を記載した書面を「該非判定書」といいます。そして、該非判定の結果が“非該当”であることを証明し、通関のために使用される書面を「非該当証明書」とよびます。

※ここでは、海外に機材を送ることも含めて「輸出」という言葉を使っています。

テレビ会議システムを海外に輸送する際に、「該非判定書」、または「非該当証明」を税関申請書類と提出することで、輸出通関がスムーズになります。

該非判定書や非該当証明は、メーカーが発行する書面のため、通常は製品の購入元である販売代理店を通して、メーカーに発行を依頼します。

該非判定書や非該当証明についての詳細は、経済産業省のホームページをご参照ください。

テレビ会議システムの非該当証明の入手方法については、こちらをご参照ください。
弊社FAQサイトに移動します。

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