テレビ会議事例紹介 大東建託株式会社様

大東建託株式会社様 ロゴマーク大東建託株式会社様

本社:東京都港区港南二丁目16番1号 品川イーストワンタワー
http://www.kentaku.co.jp/

円滑なコミュニケーションと出張コストの削減を実現

独自のテレビ会議システムが全国に広がる拠点をつなぐ
全拠点参加の全体会議や110グループの個別会議が開催可能に

大東建託株式会社様 導入システム

  • 全社会議向けシステム(2010年8月導入)
    • Live VC Navi(カスタマイズバージョン)/接続拠点数:209拠点
  • 支店間会議向けシステム(2010年8月導入)
    • SCOPIA Elite5230×2台
  • 映像表示
    • 本社:42インチモニタ×2台、60インチモニタ×16台
    • 209拠点(220端末):32インチモニタ×各1台、19インチモニタ×各1台
  • マイク・スピーカー
    • 本社:テレビ会議専用音響システム
    • 各拠点:オールインワン型コンパクトハンズフリー装置・ハンドマイク(スタンド付)
  • その他
    • 本社:会議参加者操作タッチパネル、管理者用会議操作端末(制御卓)

 

Live VC Navi
全社会議向けシステム:Live VC Navi
RADVISION SCOPIA Elite5230
支店間会議向けシステム:SCOPIA Elite5230

 

システム構成図1:全拠点参加会議
[ システム構成図1:全拠点参加会議]

 

システム構成図2:グループ会議
[ システム構成図2:グループ会議]

 

全国に広がる支店ネットワークを独自開発のテレビ会議システムでつなぐ

大東建託様は、「限りある大地の最有効利用を広範囲に創造し、実践して社会に貢献する」を経営理念とし、特に賃貸住宅分野において、土地所有者と入居者双方のニーズを最大限に生かした積極的な事業展開を図っています。
各地の市場特性に合致した商品の供給やサービス提供を実現するため、北は北海道・旭川から南は沖縄まで、全国47都道府県に漏れなく支店ネットワークを構築。支店数209拠点にのぼる非常に大きな組織ですが、大企業にありがちな縦割り組織ではなく、本社の直下に各支店が位置する横に長い組織を構成しています。全社会議に全支店が参加することなども、横長組織の特色といえます。

このような組織を形成する大東建託様が、最初にテレビ会議システムを導入した時期は非常に早く、1992年頃に遡ります。
全拠点の社員の“顔”を見ながら遠隔会議を行いたいという要望がでたことが、テレビ会議システム導入のきっかけでした。
当時の拠点数は84拠点でしたが、それだけの数を同時接続できるテレビ会議専用機などはなく、おのずと開発製品を選択せざるを得ませんでした。そうして開発された独自のシステムは、決して使い勝手のいいシステムとはいえませんでしたが、それでも思い立った時にすぐに全社会議が開催できること、長距離移動の必要がなく時間を有効活用できることは、非常に価値のあることだったのです。

その後、大東建託様では、2003年の本社移転に合わせてテレビ会議システムをリプレイスし、同時接続最大200拠点のシステム環境を構築しました。

新システムにリプレイスして5年ほど経過したところで、拠点数が最大同時接続数の200を超えたことや、以前から画質も満足のいくものではないこと、資料共有ができないなどに不満がありました。
これに加え、システムの老朽化や部品廃番によるメンテナンスの難しさなども大きな課題となり、ついに2回目の全面リプレイスを行うことになったのです。

 

220端末・全拠点表示が可能。端末操作に不慣れでも簡単に使いこなせる
システムを実現

2回目のリプレイスにあたり、大東建託様が出された必須要件は次のようなものでした。

  • 接続全拠点が一度に見えること
  • 全拠点に対しその場でアンケートが取れること
  • アンケート結果を本社側が即座に確認し、プリントアウトできること
  • 指定アプリケーションの資料共有が行えること
  • 支店側から発言の意思を本社側に伝えられること

弊社VTVジャパンでは、リプレイス前のシステムの利点に着目。全社会議向けシステムではVTVジャパンの独自開発製品をコアとし、支社間会議向けシステムは前システムを踏襲した構成を提案しました。

数社からシステム提案を受けたとのことですが、最終的には、当社の意図をよく汲み取った提案であること、専門知識を特に必要とせず直観的で分かりやすい操作性であること、将来にわたって拡張性に優れたシステムであることなどから、VTVジャパンの提案を高く評価され、システム決定に至りました。

全社会議の中心となるのは当然ながら本社です。
役員会議室の壁面に60インチモニタを16面設置し、参加拠点数に応じた分割表示を可能としました。全拠点による全社会議の場合には、1つのモニターを16分割して全拠点を一度に表示します。机の死角となる部分を除き、最大224拠点の表示が可能です。
壁面の中央には42インチモニタを2面配置し、本社の映像と発言拠点の映像をそれぞれ表示します。

 

本社モニター
本社のモニタ

 

操作や接続は、役員会議室内に設置された制御卓から行います。また、カメラの前に立つ社長や役員、講師が自ら表示拠点を選択したり、拠点毎のアンケート結果を確認できるよう、制御卓機能を備えたタッチパネル式の操作卓も用意しています。会議録画機材や資料提示装置、PC画面配信装置なども備えました。

 

テレビ会議風景
制御卓
タッチパネル操作卓
タッチパネル性操作卓

 

○か×かの回答ボタンでアンケートに回答したり、挙手ボタンを押すことで発言意思を本社に示すなど、端末操作に不慣れな社員でも問題なく操作できることをコンセプトとして設計しました。発言や端末の共有状況などに合わせて、支店側で操作することなく自動的に画面レイアウトが切り替わります。
可動式としているのは、「テレビ会議システムは監視システムではないため、オフィス内ではなく会議室に設置する。その代わり参加人数に合わせて会議室を移動できるよう、簡単に動かせるようにする」という考えからです。

 


テレビ会議風景
支社用端末
支店画面表示
画面表示例
支店画面表示
資料を画面表示し会議を開催

 

一番重要なのは音声。しかし高品質な映像はより活発なテレビ会議を実現する

今回の新システムが完成して、映像品質の良さに一番驚かれています。
テレビ会議で一番重要なのは音声であることは間違ありません。映像が途切れても音声さえ繋がっていれば会議は続行できますが、クリアな映像はより活発な会議進行を実現します。

旧システムはSD映像だったこともあり、1拠点に複数の社員が参加すると一人ひとりの姿は小さくぼんやりしてしまい、誰が誰なのかよく分かりませんでした。新システムはHD映像で、一人ひとりがはっきりと見えます。表情がよく見えることで初対面同士でも打ち解けやすく、コミュニケーションが円滑になったようです。
また、プレゼン資料の文字サイズならば、わざわざ資料提示装置を通さなくてもカメラの前に掲げるだけで十分読み取れるため、会議進行がスムーズになりました。

全社会議は、社長が中心となって開催される月に1度の会議や、週に1回開催される営業会議、資格試験に関わる勉強会、模擬試験での使用を中心として、月間60回以上開催されています。
一方、グループ会議とも呼ばれる支店間会議は、月間1000回近くも開催されています。
2010年8月のリプレイスから1年数ヶ月が経ちますが、テレビ会議システムの利用頻度はあがる一方だといいます。

特にグループ会議の需要が大きいとのことです。
旧システムのグループ会議は最大7グループしか同時開催できなかったため、新システムに移行した当初こそ利用頻度が低かったのですが、新システムでは最大110グループの会議が同時開催できることが全社に浸透するにつれて、利用の増加に加速がかかりました。基本的には空いていれば誰でも自由に使っていいと告知されているそうですが、数日前から予約しないと押さえられないのが現状です。必然的に予約システムがフル活動しています。

コスト削減や移動時間短縮による業務効率化は、もはや当たり前の時代になってきました。今後テレビ会議ありきを前提とした業務の推進を図っていくことで、システムの「付加価値」が今以上にあがることは間違いありません。

 

VTVジャパン 営業担当より

大東建託様よりリプレイスのお話を頂いた際に、それまでお使いのテレビ会議の運用手法は大きく変えずに品質を向上させること、かつ本社側の操作及び各支店側の操作が煩雑でない製品は何か、ということを考えました。
そこで行き着いた提案が弊社カスタマイズソリューションであるLive VC Navi(ライブ ヴイ・シー ナビ)です。
Live VC Naviは、アンケート機能や挙手機能をはじめ、お客様の希望する機能の追加ができ、大変自由度の高い製品になっています。品質面、運用面ともにお客様にご満足頂き、また利用頻度も上がっているとのことで非常にうれしく思います。
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今後はより社内コミュニケーションが活性化するよう、機能拡張のご提案をしていきたいと思います。更なる機能拡張がご提案できるのもLive VC Naviの利点かもしれません。 既にテレビ会議をお使いのお客様で、「従来のテレビ会議にはない、こんなテレビ会議があったらいいな」とお考えのお客様も多いのではないでしょうか。その際は弊社までぜひお問い合わせ下さい。
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