テレビ会議事例紹介 国立大学法人香川大学様

国立大学法人香川大学様

利用者のアイデアを取り入れ3つの課題をクリア

テレビ会議システムで地域連携を加速
遠隔会議予約システム「URA」を構築へ

香川大学様概観
香川大学様ロゴスペース
国立大学法人香川大学様

キャンパス:
【幸町キャンパス】 高松市幸町1番1号
【林町キャンパス】 高松市林町2217-20
【三木町医学部キャンパス】
        木田郡三木町池戸1750-1
【三木町農学部キャンパス】
        木田郡三木町池戸2393

設  立:1949年

学生数:(学部学生数)5661名
    (大学院学生数)716名

URL:http://www.kagawa-u.ac.jp/

 1949年、高松経済専門学校、香川師範学校、香川青年師範学校が合併し、経済学部と学芸学部の2学部からなる新制国立大学として発足した香川大学。その後、香川医科大学を統合し、現在では6学部・7研究科を擁する総合大学となっています。香川大学は「世界水準の教育研究活動により、創造的で人間性豊かな専門職業人・研究者を養成し、地域社会をリードするとともに共生社会の実現に貢献する」の理念のもと、地域社会の課題解決の助けとなるよう、地域活性化の中核拠点を目指し、大学機能の強化に取り組んでいます。

 

国立大学法人香川大学 導入システム

  • 遠隔会議予約システム「URA」(VTVジャパン開発ソリューション)

 

地(知)の拠点大学による地方創生推進事業でMCUを導入
遠隔会議予約システムが課題に

 香川大学では2013年度より、地域社会と連携しながら、地域の課題解決に向けて主体的に行動できる人材を育成することを目的とした「地(知)の拠点整備事業(COC)」を、2015年度からは、若者の地元定着を目的とした「地(知)の拠点大学による地方創生推進事業(COC+)」を行っています。2013年11月には、上記事業を主体的に担う「地域連携戦略室」が設置されました。

「2014年度より、四国の国立大学間の協働事業『四国5大学連携による知のプラットフォーム形成事業』に参画しました。各大学との遠隔講義やミーティング、シンポジウムでの活用のために多拠点接続装置(MCU:Multipoint Control Unit)を導入して役立てています。」と話すのは、学術・地域連携推進室 地域連携推進グループ・チーフの川池拓史氏。最大9大学を結び、シンポジウムやワークショップなどを開催、キャンパス間の打ち合わせからイベントまで、様々な用途に活用しています。

 MCUとは、複数のテレビ会議端末を同時接続するための土台となる装置です。通常は1対1の接続しかできないテレビ会議システムですが、MCUを使うことで複数拠点のテレビ会議端末と同時に接続できるようになります。

 学術・地域連携推進室 情報グループの末廣紀史氏は「各メーカーのMCUには『予約管理システム』が付随していますが、多くの場合、ある特定の組織内で使うことが前提となっています。そのため、本学だけで使う分には問題はないのですが、連携事業に関連して他組織から利用しようとすると、さまざまな課題があります」と話します。

 

香川大学ご担当者

学術・地域連携推進室 情報グループ 末廣 紀史氏(右)と
学術・地域連携推進室 地域連携推進グループ・チーフ 川池 拓史氏(左)

 

 課題をまとめると以下の3点となります。

(1)ログインIDごとにアクセス制御ができないため、関係の無い会議端末の予約や操作ができてしまうこと。

(2)テレビ会議端末に対して高度な制御するには、MCUに接続するテレビ会議端末に設定されている管理用ID/パスワードを入手する必要があるが、他組織が管理するシステムの情報は事実上入手できないこと。

(3)高度な制御機能を実装することにより、インターフェースが複雑となってしまい、操作に不慣れな一般職員が使用するには分かりにくいものになっていること。

 香川大学では、これらの課題を解決し、他組織からであっても香川大学のMCUを幅広く使えるようにしたいと考えていました。

 

複数組織での使用を前提とした予約管理システムを構築へ

 そこで、複数組織での使用を前提とした予約管理システムを導入すべく、さまざまなベンダーに問い合わせました。しかし、同校が求めるようなソリューションは見つかりませんでした。

「市場調査の結果、今の課題を解決するには、必要最低限の機能と簡素化されたインターフェースのシステムを構築することが、低コストかつ相応しいシステムであると判断に至りました。」(末廣氏)。

 この予約管理システムの構築を請け負ったのが、VTVジャパンです。同社はテレビ会議専門ベンダーで、主要なテレビ会議・Web会議メーカーの製品や周辺機器を幅広く取り扱っています。システム設計や構築も行っており、テレビ会議システムへの深い知識とノウハウを持っています。

 「基本的なデザインは本学の実務を担当する職員たちが作成し、それをもとにVTVジャパン側で調整を行い開発していただきました。事前に開発するシステムの画面イメージや操作イメージが共有されていたので、安心して構築を進められたと思います。その結果、当校にマッチした予約管理システム『香川大学遠隔会議予約システムURA(Universities Related Administration)』を構築できました」(川池氏)。

 

実際に操作される方のデザイン案を基に作成。ロゴやキービジュアルも職員の方がデザインされました。

 

運用しやすく、安定したシステム。テレビ会議システムの使用も増加

「3つの課題をクリアし、テレビ会議システムを運用するうえでのセキュリティや操作性が向上しました。自分に関係が無いプロジェクトの端末は見えないですし、職員が考えたデザインですから、見やすい画面になっています。そして、設計時には意図していなかったのですが、今までMCUを使わずに接続していた会議が減り、接続が安定するようになったため、管理者への問い合わせも減少しました。『端末のリモコンの使い方が分からない』という問い合わせも来なくなりましたね。また、ICT機器の利用統計にも活用できるデータが取れるようにもなったことも嬉しいことです。」と末廣氏はいいます。

 URAでは、テレビ会議の使用履歴を取得しており、テレビ会議システムがどれくらい利用されているのかを把握できるようになりました。プロジェクトがどれくらい活性化しているのかといったことや、テレビ会議システムがどれくらい使われているのかも、使用履歴から判断できるようになったのです。

「MCUには余力もありますし、URAの利用を広げていきたいと考えています。学生たちや地域の方にもっとテレビ会議システムを使ってほしいですね。そのために、将来的にはクラウドの遠隔会議システムとの接続やスマートフォンでも使えるようにし、テレビ会議システムのハードルを下げていきたいと考えています。」(末廣氏)とのこと。

香川大学のように、既存のテレビ会議システムに必要なシステムを構築することで課題が解決するケースは少なくありません。既存のテレビ会議システムを幅広く活用したいと考えている大学や企業にとっても、URAの構築事例は参考になるでしょう。

 

システム概要

既存の多地点接続装置(MCU:Multipoint Control Unit)を使って、誰でも簡単に予約管理や会議操作ができることを目的にWebベースのGUIを開発。メーカーが提供するMCU付随の予約管理・操作画面にアクセスすることなく、会議予約や予約操作・開催中の会議操作(接続拠点の確認やレイアウト変更・延長等)・会議ログの書き出し・ユーザ管理などを簡単に行える。
ユーザはプロジェクトと呼ばれるグループ毎に管理され、与えられた権限内で閲覧や操作が可能。

GUIイメージ

 

VTVジャパンでは既存のテレビ会議環境を改善できる開発ソリューションをご提供しています。詳細は下記をご参照ください。

ソリューション|開発ソリューション

 

VTVジャパン 営業担当より

開発にあたって最も大切なことはお客様との対話だと改めて感じました。
完成までに末廣様より多くのご協力をいただけたことを、改めてこの場を借りてお礼申し上げる次第です。
今回の取材でも川池様に「使いやすい」というお言葉をいただけたのは、大変ありがたく、嬉しかったです。

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