Microsoft Teams Rooms導入事例：IT商社様
システム管理部門のサポート負荷を軽減
Microsoft Teams Roomsがユーザーにやさしい会議環境への第一歩に
事業拡大に伴いオフィスの増床が決定し、新フロアのオンライン会議用機器導入を情報システム部で担当することになったIT商社様。
トラブルの発生件数を減らし、システム管理部門のサポート負荷を軽くすることに成功したMicrosoft Teams Rooms導入事例をご紹介します。
会議環境をハイブリッドワーク対応させるも、トラブルが頻発
- ユーザー自身ではなかなか使いこなせず、会議トラブルが続いた
IT商社様は、働き方改革推進を目的にMicrosoft TeamsやZoomを活用しながらハイブリッドワークに取り組んでいます。取り組みの一環として、会議室からオンライン会議に参加できるよう、USB対応の周辺機器と接続手順書を用意しましたが、トラブルが絶えず情報システム部が対応に追われる事態が発生していました。
「原因の8割が配線ミスなど初歩的なもので簡単に解決できるものの、対応件数が一向に減らないことが悩みでした」と、ご担当者は当時を振り返ります。
そんな中、事業拡大に伴いオフィスの増床が決定し、新フロアのオンライン会議用機器導入を情報システム部で担当することになりました。
同社のご担当者が新フロア用の機器を探していたところ、Microsoft Teams Rooms / Zoom Roomsソリューションが目に留まり、VTVジャパンに問い合わせをされました。
「据え置き型で会議準備が簡単そう且つタッチパネル操作なので、ユーザー自身で使いこなせるのではないかと思いました」（ご担当者）
導入するなら、Zoom Rooms？Microsoft Teams Rooms？自社に適したシステムを徹底検討
「Zoom RoomsとMicrosoft Teams Roomsどちらの専用機が向いているのか」というご相談を受けたVTVジャパンは、弊社にて比較デモを実施し、それぞれの操作感や品質をご確認いただきました。
「できることに大きな差はないと判断しました。どちらも操作が簡単なので、あとは運用次第だと感じました」(ご担当者)
そして、同社がMicrosoft 365を契約中であること、社内アンケートでMicrosoft Teamsの方が利用頻度が高いとわかったことから、Microsoft Teams Roomsの導入検討を進めることになりました。
- 情報システム部のサポート負荷を減らしたい
- 配線作業が不要で簡単に扱える機材にしたい
次に、OSと機種の選定に移りました。ご担当者は、一番の課題であった会議参加時のトラブルを軽減できる、簡単に使える機材を希望していました。同社のトラブルの原因として圧倒的に多かった「配線作業」を必要としないバー型モデルがラインナップされているAndroid版から選択することにしました。
VTVジャパンは、以下の理由からPoly社のX50を提案しました。
- カメラ・マイク・スピーカーが一体となったバー型であること
- バー型ながらメーカー純正の追加マイクがあり、会議の参加人数や室内レイアウトの変更があった場合も、対応可能であること
当日は、工事中の新フロアの代わりに別フロアで同じ規模の会議室に機材を設置し、社員が自由に見学・体験できるようにしました。
タッチパネルで操作できる点や、Microsoft Outlookと連携すれば参加ボタンを押すだけで参加できる簡単さは、同社のユーザーに好評でした。
また、ご担当者にとっても実環境でのデモは、ユーザーのリアルな反応が見えるほか、運用面でのメリットもありました。
「デモに向けて、VTVジャパンのアドバイスのもと、Microsoft 365の設定を変更しました。どのような設定が必要なのか事前に把握できたことで、導入時のイメージをつかめたのは大きな収穫でした。これなら安心して導入できると判断しました」(ご担当者）
- 適切な専用機選び
- 同社がMicrosoft 365を契約中であること、Teamsの方が利用頻度が高いことからMicrosoft Teams Roomsを選択
- Microsoft Outlookと連携すれば参加ボタンを押すだけで簡単に参加できる
- 適切なOS・機種選び
- 「配線作業」が不要なバー型モデルが揃っているAndroid版を選択
- Poly Studio X50であれば参加人数やレイアウト変更にも柔軟に対応できる
導入システム
トラブル発生件数が大幅減！ユーザーだけで利用できる環境を実現
- トラブル発生件数が大幅に減った
- Zoomの利用頻度が高い社員も会議室からミーティングに参加しやすくなった
新フロア完成とともに、Microsoft Teams Roomsの運用が開始されました。Microsoft Teams Roomsを設置していない会議室と比べ、トラブルも少なく利用できているそうです。
また、Microsoft Teams RoomsはMicrosoft Teams以外のWeb会議にゲスト参加できるDirect Guest Join機能に対応しています。Zoomの利用頻度の高い社員にとっても会議室からミーティングに参加しやすくなり、新フロアの会議室において、ご担当者が目指していたユーザーだけで利用できる環境が実現しつつあります。
今後の展望について伺ったところ、「他の会議室への設置も検討しています。Microsoft Teams Roomsはアップデートもあるようなので、運用効率化につながる機能はどんどん取り入れたいと思っています。VTVジャパンには新機能や便利な使い方など、情報やノウハウの共有を期待しています」とコメントいただきました。
VTVジャパンは、引き続きお客様が目指す「ユーザーにやさしい会議環境」づくりをサポートして参ります。
