テレビ会議事例紹介 特許業務法人津国様

特許業務法人津国様

セキュリティとサポートが選定の決め手

拠点間、クライアントとのコミュニケーションインフラとして
Avayaテレビ会議システムを選択

特許業務法人津国様
特許業務法人津国様ロゴ
特許業務法人津国様

事業内容:知的財産権に係る出願ならびに
その他の手続の代理、他

本  部:東京都千代田区麹町5-3-1

設  立:2012年1月

従業員数:グループ全体61名
     (2013年5月現在)

URL:http://www.tsukuni.gr.jp/

昨今、「知的財産権」が注目を集めています。知的財産は企業競争力の根幹に関わるもので、企業の強みそのものといっても過言ではありません。知的財産権をテーマにしたドラマも人気を博しており、知的財産権の重要性が、社会にも浸透している状況といえるでしょう。その知的財産権の権利取得の代理業務を遂行するのが、弁理士や特許業務法人です。今回は、特許業務法人津国様の導入事例を紹介します。

 

特許業務法人津国様 導入システム

  • Avaya SCOPIA XT5000-720/1台 (東京本部:内蔵多地点機能4拠点)
  • Avaya SCOPIA XT4200/1台 (関西オフィス)

 

[ システム構成図 ]

 

クライアント企業とのコミュニケーションに
テレビ会議システムは必須

 特許業務法人津国様は、特許庁に対する手続き業務だけでなく、訴訟やライセンス契約に関する業務、知的財産に関する様々なコンサルタント業務など幅広い分野をカバーし、様々な知財サービスを展開しています。国際出願なども取り扱っているため、海外の顧客も担当しています。

 津国様では以前からテレビ会議システムをご利用でしたが、運用面で課題をお持ちでした。テレビ会議システムを運用していくと、通信ネットワークの障害や品質問題など、さまざまなトラブルが発生します。トラブルに対応するには、インターネットや社内ネットワークに関する深い知識や技術が不可欠です。そうなると、総務部のみでの運用・管理は事実上困難になります。

 「当社の業務では、なによりコミュニケーションを重視しています。そのため、クライアント企業とは、実際に顔を合わせて打ち合わせをするようにしています。これは海外顧客でも同様で、以前は海外出張などで対応してきたのですが、時間と制限が厳しく、十分な打ち合わせができないという問題がありました。また、すぐに確認したくても、なかなか連絡できないということもありました。こういったトラブルを解決するため、2002年からテレビ会議システムを導入し、運用しています」と、管理グループ尾朝正裕氏は語ります。

 テレビ会議システムを導入する以前、津国様は音声会議システムを利用してクライアント企業とコミュニケーションする体制を整えていました。しかし、音声のみの会議では伝えられる情報に限界がありました。例えば、質問に対する返答がない場合、相手がどのようなことを考えているのかを慮ることもできません。しかし、テレビ会議システムであれば、考えている様子を映像で見ることができるため、相手の気持ちを汲み取ることもできます。このように、テレビ会議を導入したことで、「情報量が圧倒的に増え、コミュニケーションの濃度も増しました」(尾朝氏)とのこと。津国に在籍している弁理士やクライアント企業からも、大変好評を博しています。欧州を始め、米国やアジア各国とのコミュニケーションにも使われるようになり、テレビ会議システムは津国様のコミュニケーションインフラとして定着していました。

 しかし、導入からかなり時間が経過したことにより、運用・保守対応が増えるだけでなく、部品調達が困難になるという問題も発生していました。機器の故障が多発し、その対応が難しくなったため、リプレースを検討することになりました。その際、テレビ会議システムに限らず、Web会議システムなど、ビジュアルコミュニケーションを実現する様々なソリューションを調査・検討することになりました。

 リプレースの際、津国様が最も気にかけたのが「セキュリティ」と「サポート」でした。なかでも「セキュリティ」に関しては、ことのほか重視されました。その理由は、クライアント企業の知的財産が漏えいしてしまった場合、大きな損害が生じてしまうからです。クライアント企業の知的財産を守るためには、セキュアなコミュニケーションインフラが欠かせないと考えたのです。
 「サポート」は、コミュニケーションのクオリティを守るために必要と考えました。インフラに障害が起きると、業務に大きな影響が出てしまいます。そのため、障害が発生してもいち早く対応できる体制を求めていたのです。

 「こういった条件にあったサービスをいろいろと調査しました。テレビ会議システムはもちろん、Web会議システムも検討しました。Web会議システムは、手軽に導入できる点はメリットなのですが、巧妙化するサイバー攻撃に対抗できるソリューションを見つけることは困難でした。結果としてテレビ会議システムが安全だろう、という結論に達しました。そこでテレビ会議システムの専門企業であるVTVジャパンにお声がけすることにしました」と管理グループ・システム管理者の針生忠幸氏は当時を振り返ります。津国様から問い合わせを受け、VTVジャパンでは、数種類のテレビ会議システムのデモを実施。さまざまなテレビ会議システムの、映像・音声の品質や、使い勝手などを確認していったのです。

 「デモを見たとき、音声と映像のよさに驚きました。どのテレビ会議システムも、これまでのものと比較すると映像がはっきりと映し出され、表情もきちんと確認できます。音声も非常にクリアで、実際に対面してお話をしているようでした」と、針生氏は当時の感動を説明します。「“多地点”で利用することができるという点も、非常に魅力的でした。これまでは1対1での接続のみでしたが、1対nでのコミュニケーションも実現できるとしたら、さらに可能性は広がります」。

福嶋様近影
管理グループ
尾朝 正裕様
小林様近影
管理グループ システム管理者
針生 忠幸様

 

映像・音声の品質も高く、臨場感の高いコミュニケーションを実現


特許業務法人津国様

 VTVジャパンでのデモを体験した後、津国様は、テレビ会議システム「アバイア」を導入することを決定しました。これは海外メーカーの製品ですが、サポートはVTVジャパンがフロントに立って行うため、素早くきめ細かいサポートを受けることができます。また、アバイアはグローバルで多くの企業が導入している製品ということもあり、クライアント企業とのテレビ会議システムとの接続互換性が良いという特長もあります。津国様のコミュニケーションインフラとして適したテレビ会議システムということができるでしょう。

 「テレビ会議システムは、当社にとって非常に重要なコミュニケーションインフラです。そのため、これまでは品質やサポート面で安心できる国産ベンダーのものを採用してきました。今回、VTVジャパンが保守・サポートを実施してくれるため、そういった点も大変安心しています。導入後も、大きな障害はなく、安定して利用できています」と尾朝氏。
 導入効果を聞くと、「映像や音声の品質が向上した」「音量の調整を自動的に行ってくれるため、リアルなコミュニケーションよりも聞き取りやすい」「多地点で接続できるので、利用の幅が広がった」とのお答えをいただきました。

 

多地点接続で、業務の打ち合わせなどにも利用可能に
テレビ会議システムの利用の幅が広がる

 津国様は大阪拠点を開設し、東京・大阪・クライアント企業というように、多地点でのコミュニケーションも行うようになりました。情報の共有がスムーズに行われるようになり、実際の効果も出ているといいます。
 「以前は、弁理士とクライアント企業とのコミュニケーション目的でしか利用してきませんでしたが、事務といった業務の打ち合わせでも利用しています。業務にも欠かせないコミュニケーションインフラとして定着しているので、今後、拠点を増やす際には、テレビ会議システムの導入を検討していくことになると思います」と針生氏は話します。
 テレビ会議システムのリプレースを機に、テレビ会議システムの利用の幅が広がっている津国様。同社の事例は、安全にコミュニケーションを図るためのインフラとしてのみならず、業務効率を改善させるインフラとしてテレビ会議システムが機能している好例といえるでしょう。

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