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導入事例
導入事例

導入事例株式会社プライムアシスタンス様(2021年)

株式会社プライムアシスタンス様(2021年)

テレワークに舵を切り、部署内のコミュニケーションが課題
Cisco Webexのライセンスを追加し、社内外のコミュニケーションが活発に

株式会社プライムアシスタンス ご担当者様 近影

導入・運用ご担当者の中藤氏、宮内氏にお話しを伺いました。

※この記事は2021年6月に公開された記事です。記事内容はすべて取材当時のものとなります。

株式会社プライムアシスタンス
IT企画部インフラストラクチャー室長 中藤謙一 氏(右)
IT企画部インフラストラクチャー室 課長代理 宮内大輔 氏(左)

1.概要

背景と課題

  • 新型コロナウイルス感染症拡大でテレワークが加速、部署内コミュニケーションの基盤整備が必要になった。
  • セキュリティの管理がしやすく情報漏えいのリスクが少ないWeb会議を、短期間で構築する必要があった。

導入効果

テレワークのコミュニケーション基盤として定着

  • セキュリティコントロールが容易で、社内ルールに沿った運用ができる。
  • ゲスト利用で満足できないユーザーが増えるほど、ユーザーが使いこなしてきた。
会議やセミナーでも利用拡大

  • 社外向けオンライン会議でも利用を開始。
  • パートナー向けの有料セミナーも好評でリクエストが多い。

ソリューション

導入サービス(サービス変更)

  • ・ Cisco Webex Meetings / Cisco Webex Teams(クラウドサービス)
  •  2019年 Cisco Webex Flex 2.0 NUライセンスx5を導入
     2020年 Cisco Webex Flex 2.0 AUライセンスx40 に変更
     2021年 Cisco Webex Flex 3.0 NUライセンスx155に変更

*Webex Room Kitシリーズを導入された前回の事例は以下を参照ください。

プライムアシスタンス様システム構成図

会議室中心だったWebexのネットワークを、テレワークにも拡大
ソリューションのポイント
  • 元々会議室で利用していたWebexを、新型コロナの感染拡大を機にテレワークに展開。
  • 1年ごとに契約が変更できるクラウドサービスの利点を活かし、お試し導入で稼働数を把握し、必要アカウント数を把握した上で本契約。

2.詳細

コロナ禍により部署間で使うコミュニケーション基盤が必要に

 プライムアシスタンス様は、SOMPOグループの戦略事業会社としてアシスタンス事業を中核に事業展開しています。

 プライムアシスタンス様は、設立当初からテレビ会議システムを運用してきました。拠点はもちろん、グループ企業をはじめとした社外とのコミュニケーション用としてCisco社製のソリューションを導入しています。

 「セミナールームや会議室には、Cisco Webex Room シリーズを導入し、ミーティングや勉強会などに活用しています。画質・音質ともに品質が高く、話者の表情も確認できますし、資料を共有することで業務の効率化にも寄与しています。いまでは、コミュニケーションプラットフォームとして欠かすことができないシステムになっています」とIT企画部・インフラストラクチャー室長の中藤謙一氏は説明します。

 プライムアシスタンス様は、2020年の新型コロナウイルス感染症の感染拡大により、テレワークを推進。2021年5月現在でも出社率を30%程度までに抑えています。その結果、オンラインでコミュニケーションを行えるCisco Webex(以下、Webex)の重要性がさらに高まっています。
 「テレワークについてはトライアルでは実施していましたが、ここまで出社率を削減することは想定していませんでした。テレワークに舵を切った後で多くの課題に気づきましたが、そのなかでもとくにコミュニケーションは大きな課題でした」(中藤氏)

セキュリティの管理ができるWebexを採用

 すでに社外とのコミュニケーションプラットフォームとして定着していたテレビ会議システムですが、部署内でのコミュニケーションは想定していなかったため、テレワークにおけるコミュニケーション基盤の構築が必要になったのです。そこでプライムアシスタンス様は、既存のテレビ会議システムと接続でき、パソコンでもリモートで会議を主催できるWebexのアクティブユーザープランを追加購入しました。

 「Webexは既存のシステムとの接続性が高く、部署内でのコミュニケーションも可能です。また、他のWeb会議システムよりセキュリティの管理がしやすく、情報漏えいのリスクを低減できる点も魅力でした」と語るのはIT企画部・インフラストラクチャー室 課長代理の宮内大輔氏。
 多くのWeb会議システムは、ファイルの受け渡し機能を備えています。しかし、多くの個人情報を抱えるプライムアシスタンス様にとって、情報漏えいに繋がる機能を許可することはできません。

 「ネットワークセキュリティを強化し、インフラストラクチャー室で情報漏えいのリスクを管理すれば、どのWeb会議システムを使っても問題はありません。しかし、そういった環境を構築するには時間がかかります。スピード感を持ちつつ、セキュリティを高めるには、セキュリティがコントロールできるWebexを選定するのが最も合理的な選択でした」(中藤氏)

 そこでプライムアシスタンス様は、Cisco Webex Room シリーズ を導入したVTVジャパンに問い合わせWebexのアクティブユーザープランを購入し、テレワークでの運用を開始しました。

「当社では、セキュリティの観点からBYODは許可せず、会社支給のPCでテレワークを実施しています」と宮内氏は現状を説明します。さらに、テレワークで使用するPCに個人情報などを保存することを禁じ、ファイルサーバーを使ってファイルを利用する運用としました。

プライムアシスタンス様のWebexの運用については、VTVジャパンが支援しています。

 「Webexはバージョンアップが頻繁で、マニュアルなども最新のバージョンに対応していないケースがあります。そういった場合でもVTVジャパンさんに問い合わせることで、スピーディーに解決することができます。トラブルなどの相談もしやすく、非常に助かりました」(宮内氏)

また、テレワークを実施している他社の事例や陥りやすいトラブルのポイントなどについてもVTVジャパンから情報提供を受けています。

 「他社の事例などは本当に参考になります。遠隔会議システムをどのように使っているのかというショーケースは参考になる部分が非常に多いですからね」(中藤氏)

画像:プライムアシスタンス様 ルーム「いちょう」にて取材を実施

前回のリプレイスでWebex Room Kit Plusを導入済みのルーム「いちょう」でインタビューを実施

Webexを研修や採用活動でも使う

 現在、Webexは、社内のコミュニケーション用途はもちろん、社外の人に向けた「研修」や「採用活動」でも使われるようになっています。

 「当社は、アシスタンス会社とパートナー企業が相互研磨する学びの場として“Prime Academy”を開催しています。有償の研修サービスとして、これまで全国3箇所の研修施設で研修を提供していました。この研修ですがWebexを使ってオンラインで提供しています。実施してみると、地方のパートナー企業も参加しやすいと好評です」(中藤氏)

 最近では、さまざまな部署がオンラインによるイベントや各種活動を活発化させているとのこと。

 「これまではIT企画部としてオンラインイベントなどを支援してきましたが、最近では部署内にノウハウが貯まってきており、各部署でイベントを開催できるようになっています。かなり大きなイベントも開催しているようです」(宮内氏)

画像:オンラインセミナーの配信元 ルーム「けやき」

21Fからの眺望が美しいPrime Academyの配信元、ルーム「けやき」

導入の効果・今後の展開:オンラインイベントの効率的な運用とさらなる活用を

 現在、オンラインイベントはリアルタイムで提供していますが、今後、録画したデータを配信するということも考えられます。そうすることで、自由な時間に研修などを受けることも可能になり、生産性のさらなる向上も期待できるでしょう。

 「録画編集などのスキルを高めたり、どこまで情報をオープンにしていくのかという議論も必要になったりするため、実現にはもうしばらくかかるかもしれません。しかしWebexの活用のスピードを考えると、短期間でそれらの事が実現するかもしれませんね」(中藤氏)

 オンラインに舵を切った時は社内のミーティングの開催も大変でしたが、そこから1年が過ぎWebexの活用の幅はどんどん広がっています。それだけに、遠隔会議に対する多くの知見やノウハウを持つVTVジャパンには大きな期待を寄せています。

  画像:自動運転実証プロジェクト

経産省採択の「塩尻型地域新 MaaS×自動運転実証プロジェクト」。東京本社から塩尻の自動運転サポートの実証実験を実施中

 

お客様プロフィール

株式会社プライムアシスタンス

ロゴ:株式会社プライムアシスタンス

お車やお住まいでのトラブルの「アシスタンス事業」を主軸業務とする株式会社プライムアシスタンス様は、
 (1)自動車のバッテリー上がりや燃料切れなどの現場救援、事故・故障時のレッカーサービスなどの「ロードアシスタンス」
 (2)水回りや鍵、ガラスなど住まいのトラブルを解消する「ホームアシスタンス」
 (3)海外駐在員の病気やケガに対する医療サービスをサポートする「海外メディカルケアプログラム」
 (4)訪日外国人向けの医療アシスタンスや民泊をサポートする「訪日外国人向けサービス」
 (5)さまざまなクライアント企業の要望に合わせたオーダーメイドサービスを提供する「ビジネスプロセスアウトソーシング」
 (6)幅広いコンテンツ提供により、認知症の早期発見&予防・共生の両面からアプローチする「認知症サポート SOMPO笑顔倶楽部」

を柱に事業を展開しています。

本社
東京都中野区本町1-32-2 ハーモニータワー 21F
設立
2012年
URL:
https://prime-as.co.jp/
VTVジャパン担当営業より
プライムアシスタンス様には本社移転プロジェクトに伴い、2018年にCisco Room Kitシリーズをご導入いただきました。
当時から「在宅勤務」や「テレビ会議システムを持たないパートナー企業様との社外接続」を試行されておりました。
2020年に入る前からオリンピック・パラリンピックの準備として、在宅勤務に検討されていたこともあり、スムーズなWebex アクティブユーザープランのご移行ができました。
今後も更なるコミュニケーションツールのご活用の為にご支援をさせていただきたいと考えております。

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導入企業

  • クリヤマ株式会社様
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