MCUリプレイス事例集
「6つの成功事例から学ぶ」オンライン会議 問題・課題の解決策
Case study：6
利用ツールが増えすぎてユーザからの問合せが多発している問題を解決したい！
新型コロナの影響から、リモートワーク制度を導入される企業がほとんどで、自宅からの会議参加はインターネット利用できるZoomやMicrosoft Teamsを代表とするオンライン会議にツールがシフトされ、社内で使っていたMCU（多地点接続サーバー）の稼働率が下がってきているのが現状です。
これを機にMCUで行っていた多地点接続の仕組みをクラウドサービスに乗り換え、従来より使っていたテレビ会議システムにプラスして、普段業務で使っているパソコンをデバイスとしたオンライン会議を実施する企業が増えています。
しかしお客様や取引先とオンライン会議を実施する上で、自社がメインで利用しているクラウドサービスとは別のサービスを契約せざる負えない状況もあり、社内で使えるオンライン会議が複数存在してしまい、利用者はどんな時に、何を使ってよいのかと混乱し、クラウドサービスが社内でカオス化している企業は少なくありません。
このCase study：6 利用ツールが増えすぎてユーザからの問合せが多発している問題を解決したい！では、弊社VTVジャパンの顧客様が社内でカオス化されたオンライン会議の仕組みを整理し、利用者・管理者とも不満が起こらずトラブルレス運用を実現された事例をご紹介させて頂きます。
利用できるオンライン会議が社内に複数あり、運用が複雑で利用者からクレームが出ている、運用は利用者任せになっているので、セキュリティー強化やルール改善が必要、などをお考えのご担当者様に読んでいただきたい事例となっております。
オンライン会議ツールを複数利用していた時の構成と、抱えていた問題・課題
VTVジャパンの顧客様（仮：F社）がオンライン会議のカオス化を改善された事例をご紹介する前に、F社ではどんなクラウドサービスを導入され、どんな利用、運用をされていたかをご説明します。
昨年、クラウドサービス「BlueJeans」を採用し、MCU利用を廃止してオンライン会議運用を始めたが、コロナ禍の状況からリモートワークで活用できるMicrosoft Teamsの利用制限を開放。またお客様や取引先とのオンライン会議はZoom利用の指定があり、新たにZoomを契約。オンライン会議が自由に利用できるよう、運用面は利用者に任せていました。
現状の課題・問題点としては
- 複数のオンライン会議が利用できるが、結果カオス化されてしまい、どんな時にどのサービスを利用してよいか判断できず、利用者からの問合せが殺到している
- 利用できるデバイスも複数あり、社内の会議室にある機材もバラバラで統一されていない
- BlueJeans、Zoomを利用する場合、管理者（情シス）に予約依頼しなければ利用できない
- マニュアルを準備しているが、更新が追いつかない
また将来的な想定を考えると
- 利用者がカオス化されたツールに抵抗感を感じ、ユーザー部門で利用できる新たなクラウドサービスを導入されてしまう可能性があり、逆にカオス化に拍車がかかってしまう
- セキュリティー強化やルールの改善をしないと、今のままではトラブルやクレームがさらに多くなってしいそう
などの課題・問題を考慮した上で、オンライン会議ツールの1本化とルールや運用、管理を含む利用方法の一元化を目指す検討を開始し始めました。
オンライン会議ツールを1本化し、予約システムを利用頂くことでクラウドサービスのカオス化を改善
ご採用いただいたプランとして、カオス化されていたオンライン会議ツールを、従来からメイン利用していたBlueJeansに踏襲し、VTVジャパンオリジナルオンライン会議予約システム「VTV Booking Maker(VBM)」で、運用やセキュリティーを一元管理できる仕組みに再構築し、再スタートしました。
まずは3つのオンライン会議ツールから、メインで使われていたBlueJeansに踏襲し、クラウドサービスのカオス化を整理しました。2つのオンライン会議ツールを排除した関係で、仮想会議室（VMR）の枯渇が想定されたので、BlueJeansの利用ID数を増強し、利用者の負担がかからないようデザインしました。
また、 VTVジャパンオリジナルオンライン会議予約システム「VTV Booking Maker（VBM）」を活用して、BlueJeansの仮想会議室（VMR）・社内外のパソコン参加者・会議参加するテレビ会議システム拠点の予約を利用者側で実施できる運用にし、複雑だったルールも改善することができました。VBMで会議予約すると、ワンタイムミーティングが自動生成され、VMRの使い回しや間違えて部外者がオンライン会議に参加してしまう、などのセキュリティー面も強化することに成功しました。
テレビ会議システム参加拠点は、電源だけ入れておけば、会議時間になると自動で呼び出され、終了時間になると自動で切断されますので、リモコンを使わなくてもオンライン会議参加できる利便性もプラスされました。
複数利用していたオンライン会議を整理し、VBMを導入してオンライン会議をリニューアルした成果として、利用者からの質問やクレーム、トラブルが減った、ルールが改善されマニュアルも減り、会議予約も情報システム部が請け負っていたところを利用者側で予約できるようになった、テレビ会議システム利用者は電源を入れるだけという簡単運用になった、という３つのポイントが、リプレイス成功のカギになりました。
クラウドサービスのカオス化を改善する際、考えておかなければいけない事とは何か？
F社のカオス化されたオンライン会議を整理し、VBMでセキュリティーと運用ルールが改善された事例をご紹介しましたが、自社が抱えていた問題や課題の他に、いくつか考えておくべき「失敗しないリプレイスポイント」をご指摘させていただき、リプレイスを検討する際、F社が気づかれていなかった問題や課題をシステム導入前に整理しておくことができました。
失敗しないリプレイスポイントは3つあり、それぞれについてご紹介します。
【POINT:1 全てを利用者まかせにしても良いが、管理を怠ってはいけない】
オンライン会議を利用者任せで運用しても、上手に利用できるかも知れません。ですが、定期的な利用勉強会を開催したり、決められたルールの中で守られた利用方法ができているか、の管理を配慮しておかなければ、大きなトラブルの原因に直結するおそれがあります。
【POINT:2 利用者からの問合せの根本的な原因は何なのか】
カオス化されたオンライン会議を整理する上で、今まで利用者から問合せのあった内容を集計しておく、利用者にアンケートやヒアリングを実施して、本当に使えるオンライン会議の仕組みと運用方法を分析するなど、根本的な原因を明文化しておくことで、失敗しないオンライン会議整理を実行することができます。
【POINT:3 マニュアルの更新】
1回作ってしまうと、なかなか更新されないマニュアルですが、誰が・いつ・誰と・どんなオンライン会議を実施するのかという想定を明確にしたマニュアルを準備し、最低半年に1回はマニュアルの見直しを検討するようにしましょう。
こうすれば上手く使える！ こんな使い方がある！
最後に利用ツールが増えすぎてユーザからの問合せが多発している問題を解決したい！とお考えのご担当者様に、我々VTVジャパンでご支援するソリューションのご紹介をさせて頂きます。
