MCUリプレイス事例集
「6つの成功事例から学ぶ」オンライン会議 問題・課題の解決策

VTVジャパンの顧客様（仮：D社）がテレビ会議システムを残しながら、クラウドサービスへ乗り換えされた事例をご紹介する前に、D社ではどんな機器を導入され、どんな利用、運用をされていたかをご説明します。

社内ネットワーク内にアプライアンスMCUを冗長化させ、会議予約・管理サーバー（ゲートキーパー）を構築しており、本社・支社・工場を含む拠点に合計10台以上のテレビ会議システムが導入されていました。D社は会議は会議室で行う文化だったので、自席や社外からの会議参加は仕組みとして持たず、社内利用を基本としたテレビ会議システムネットワークと機材構成になっていました。

現状の課題・問題点としては

1. テレビ会議システムを長らく利用してきたが、リース切れが近くリプレイスを検討している
2. コロナ禍の背景から、MS Teams主体のシステム構成に変更したい
3. 利用者が簡単に使えるシステム作りを進めたい

また将来的な想定を考えると

1. 利用者が簡単に使えるシステムという定義が曖昧になり、意図しないシステムが導入される可能性がある
2. MS Teams専用コーデックと、従来のテレビ会議システムとの違いを把握できておらず、意図しないシステムになってしまう可能性がある

などの課題・問題を考慮した上で、MS Teamsをプラットフォームに、社内会議室にあるテレビ会議システムを、MS Teams専用コーデックへリプレイスしていくための検討を開始し始めました。

ご採用いただいたプランとして、ご契約されているMS Teamsをプラットフォームに、基本的な利用デバイスはパソコン、社内会議室で利用されるデバイスはMS Teams専用コーデックを導入いただき、運用を再スタートしました。

MS Teams専用コーデックはタッチパネルで操作しますが、従来利用していたテレビ会議システムの利用方法とは違い、Outlookで会議予約された項目がタッチパネルの画面上で表示されます。会議開始時間になったら、タッチパネルに表示されている予約会議をタップするだけでMS Teams会議へ参加することができます。MS Teams専用コーデックは、カメラやマイク、スピーカーがオールインワンになっているタイプが主で、会議のたびパソコンに拡張USBデバイスを準備しなくても、テレビ会議システムと同等の使い勝手や品質をキープしたままご利用いただけます。

MS Teams専用コーデックを採用した成果として、MS Teams会議の準備が楽になった、テレビ会議システムと同等な品質でMS Teams会議できる、保守費などの運用費用が軽減された、という３つのポイントが、リプレイス成功のカギになりました。

D社のMS Teams専用コーデックリプレイス事例をご紹介しましたが、自社が抱えていた問題や課題の他に、いくつか考えておくべき「失敗しないリプレイスポイント」をご指摘させていただき、リプレイスを検討する際、D社が気づかれていなかった問題や課題をシステム導入前に整理しておくことができました。
失敗しないリプレイスポイントは3つあり、それぞれについてご紹介します。

テレビ会議システムはそれ専用に利用できる、まさにテレビ会議専用機でしたが、MS Teams専用コーデック本体自体はパソコンです。「専用機」に対して何を求めるか、品質？運用？安定性？などクリアーにしておくべき要点を、導入前に実機を使って検証しておくなど、慎重に選定する必要があります。

MS Teams専用コーデックを採用しなくてもパソコンを拡張すれば良い、と決断される企業も多いですが、パソコンで手軽にできれば利用者にとって本当に簡単で便利に利用できるのか？という事をしっかり検討しておく事が大切です。別途マニュアルを作ったり、拡張USBデバイスに不具合があり調べるとパソコンに接続されていなかっただけ、のような管理者にとって手間のかかる対応が増えてしまっては意味がありません。

MS Teams専用コーデック本体はパソコンです。パソコンとなると定期的なバージョンアップやウイルス対策など、メンテナンスが必要となります。管理は誰がするのか、どうやって管理していくのか、管理の手順をどうするのか、などの取り決めを検討しておきましょう。