デモのお申し込みオンライン会議の導入費用は何で決まる？価格を左右するポイント
会議室でオンライン会議を行うために必要な機器や設備を導入する際、「どのくらいの費用がかかるのか」は気になるポイントです。しかし、必要な機器や構成は、会議室の広さや利用人数、用途、PCを利用したWeb会議構成と、Microsoft Teams Roomsなどの専用機を利用した構成のどちらにするかによって異なります。
本記事では、オンライン会議に必要な費用の内訳や価格を左右するポイント、会議室に適した構成の考え方をわかりやすく解説します。
備考
本記事では、映像・音声で接続して行う会議全般を『オンライン会議』とし、主に以下の2つの構成を想定して解説します。
- 【Web会議で構成】：PCを会議端末とし、カメラやマイク、スピーカーなどのAV機器を組み合わせて利用。
- 【専用機で構成】：Microsoft Teams RoomsやZoom Roomsなどの会議室向け専用システムを利用し、必要に応じてAV機器を組み合わせて構成。
※どちらの方法で構成するかによって、必要な機器やライセンスなどが異なるため、導入費用にも違いがあります。
オンライン会議の導入にはどんな費用がかかる？
会議室でオンライン会議を行うための設備を導入する際には、主に以下のような費用がかかります。ただし、必要な費用は設備の構成によって異なります。
- 機器費用
- Web会議：PC、カメラ、マイク、スピーカー、モニターなど
専用機：専用機、カメラ、マイク、スピーカー、モニターなど
※専用機にカメラやマイク、スピーカーが含まれている場合は、これらは必要ありません。
※複数の映像・音響機器で構成する場合は、映像・音響システムやAVラックが別途必要になることがあります。 - ライセンス費用
- Web会議：利用するWeb会議サービスのライセンス費用
専用機：Microsoft Teams Roomsなど、専用機を利用するためのライセンス費用 - 設置・調整費用
- 機器の設置・配線に必要な部材や工事、機器の設定・調整、現場管理などにかかる費用
- 保守・サポート費用
- 導入後の機器保守や運用サポートなどにかかる費用
オンライン会議の価格を左右するポイント
オンライン会議に必要な機器や設備の費用は、会議室の広さや利用人数、求める会議環境によって変わります。ここでは、価格を左右する主な4つのポイントを解説します。
①会議室の広さ・利用人数
会議室からオンライン会議に参加する際は、参加者の音声や映像を相手側に適切に届けるため、部屋の広さや参加人数に合った機器を選ぶ必要があります。特に、広い会議室や参加人数が多い場合は、より広い範囲をカバーできるマイクやカメラ、スピーカーを選んだり、複数台設置したりすることもあります。
会議室の広さや利用人数によって必要な機器の種類や台数が変わるため、導入にかかる費用にも差が生じます。
②オンライン会議の構成方法
オンライン会議への参加方法や使用する機器の組み合わせによって、必要な機器やライセンスが異なるため、導入にかかる費用も変わります。
例えば、PCを会議用端末として利用する場合と、Microsoft Teams Roomsなどの専用機を導入する場合では、用意する機器やライセンスが異なります。また、カメラやマイク、スピーカーなどが一体になった製品を利用する方法もあれば、それぞれの機器を組み合わせる方法もあるため、どのような構成にするかで費用に差が生じます。
③求める会議環境
オンライン会議をどのような場面で利用するかによっても、必要な設備は変わります。
社内の簡単な打ち合わせで利用する場合と、役員会議や重要な商談などで利用する場合では、求められる音声・映像品質や操作性が異なります。より高い品質や充実した機能、使いやすさを求めるほど、対応する機器の選択肢も変わるため、導入にかかる費用にも差が生じます。
④機器の設置・運用方法
機器の設置方法や運用方法によっても費用は変わります。自社で設置できる構成であれば、費用を抑えられる場合があります。一方、天井や壁面への機器設置、配線工事、機器の設定・調整などが必要な場合は、設置・調整費用がかかります。
運用面では、操作を簡単にする制御システムの導入や、機器保守・サポートへの加入など、運用方法によっても必要な費用が異なります。
会議室の規模・構成によって必要な機器はどう変わる？
会議室の規模やオンライン会議の構成方法によって、必要な機器は異なります。ここでは、代表的な機器構成をご紹介します。
①小会議室｜Web会議：PC＋ビデオバー
少人数で利用する小会議室では、カメラ・マイク・スピーカーが一体になったビデオバーをPCに接続するシンプルな構成が適しています。カメラ・マイク・スピーカーが1台にまとまっているため、機器の数や配線を抑えやすく、比較的手軽にオンライン会議環境を整えられます。
この構成でかかる主な費用
PC、ビデオバー、モニターなどの機器費用と、利用するWeb会議サービスのライセンス費用が中心です。既存のPCやモニターを利用できれば、その分の機器費用を抑えられます。また、大掛かりな施工を必要としない構成であれば、設置・調整費用も抑えやすくなります。
- Web会議 + ビデオバー
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- 機器費：ビデオバー（PC、モニターなどは既存利用可）
- ライセンス費：Web会議ユーザーライセンス（既存利用可）
- 設置・調整費：工事は不要。設置の依頼は可能。設置を依頼しない場合、必要な部材は別途調達
- 保守費：加入する場合のみ
②中会議室｜Web会議：PC＋PTZカメラ＋バウンダリーマイク＋スピーカー
中会議室では、小会議室に比べて参加者とカメラ・マイクとの距離が広がるため、映像と音声をそれぞれ会議室に合わせて構成します。PTZカメラを使用することで離れた参加者も映しやすくなり、テーブル上に複数のバウンダリーマイクを配置すれば集音範囲も広げられます。会議室の広さやレイアウトに合わせて機器を選べるため、Web会議でも本格的な会議環境を構築できます。
この構成でかかる主な費用
PC、PTZカメラ、バウンダリーマイク、スピーカーのほか、構成によっては音響システムなどの機器費用がかかります。加えてWeb会議サービスのライセンス費用、配線や機器の設置、音響調整などの設置・調整費用も必要になる場合があります。
- Web会議 + AV拡張
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- 機器費：PTZカメラ、バウンダリーマイク、スピーカー（PC、モニターなどは既存利用可。構成によっては音響システムやAVラックも）
- ライセンス費：Web会議ユーザーライセンス（既存利用可）
- 設置・調整費：構成内容によっては必要
- 保守費：加入する場合のみ
③大会議室｜専用機：Rooms＋PTZカメラ＋シーリングマイク＋シーリングスピーカー
参加人数の多い大会議室では、広い範囲の映像・音声をカバーできる設備が必要です。PTZカメラに加え、複数のシーリングマイクやシーリングスピーカーを配置することで、広い会議室でも参加者がマイクの位置を意識せずに発言しやすい環境を構築できます。専用機を利用することで、PCを持ち込むことなく、会議室に常設されたオンライン会議環境として運用できます。
この構成でかかる主な費用
Microsoft Teams RoomsやZoom Roomsなどの専用機、PTZカメラ、シーリングマイク、シーリングスピーカーのほか、音響システムなどの機器費用がかかります。また、Roomsのライセンス費用に加え、天井への機器設置や配線、機器設定・調整などの設置・調整費用も必要になります。
- 専用機 + AV設備
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- 機器費：Rooms専用機、PTZカメラ、シーリングマイク、シーリングスピーカー、音響システム、ラックなど（モニターなどは既存利用可）
- ライセンス費：利用するRooms製品・サービスに応じたライセンス
- 設置・調整費：必要
- 保守費：加入する場合のみ
④役員会議室｜専用機：Rooms＋PTZカメラ＋グースネックマイク＋ハンドマイク＋シーリングスピーカー
重要な会議を行う役員会議室では、会議室全体をカバーするだけでなく、発言者の音声をより明瞭に届けられる環境が求められます。役員席にはグースネックマイクを配置し、進行やプレゼンテーションにはハンドマイクを使用するなど、用途に合わせてマイクを使い分けます。
この構成でかかる主な費用
Rooms専用機、PTZカメラ、グースネックマイク、ハンドマイク、シーリングスピーカーのほか、音響システム、マイクシステムなどの機器費用がかかります。さらにRoomsのライセンス費用、機器の設置・配線、音響調整などの設置・調整費用も必要になります。
- 専用機 + AV設備
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- 機器費：Rooms専用機、PTZカメラ、マイクシステム（グースネックマイク・ハンドマイク）、シーリングスピーカー、音響システム、ラックなど（モニターなどは既存利用可）
- ライセンス費：利用するRooms製品・サービスに応じたライセンス
- 設置・調整費：必要
- 保守費：加入する場合のみ
会議室の規模や会議端末ごとの詳細な構成例は下記よりご覧いただけます。
オンライン会議の導入費用を抑えるポイント
オンライン会議の導入費用を抑えるには、単に価格の安い機器を選ぶのではなく、既存設備の活用や会議室に適した機器選び、用途に応じた運用方法を検討することが大切です。ここでは、導入費用を抑えるための3つのポイントをご紹介します。
費用を抑えるポイント① 既存の機器・設備を活用する
すでに会議室に設置されているPCやモニター、モニターラック、音響・映像機器などを活用することで、新たに購入する機器を減らし、導入費用を抑えられます。
ただし、既存の機器や設備が新たに導入する機器と組み合わせて使用できるとは限らないため、機器同士の互換性や既存機器の状態などを確認し、利用できるものを見極める必要があります。既存機器を継続利用できるかはご相談ください。
費用を抑えるポイント② 会議室の規模や用途に適した機器を選ぶ
価格だけを重視して機器を選ぶと、集音範囲やカメラ性能などが会議室に合わず、使いにくさから機器の追加や買い替えが必要になることがあります。一方、必要以上に高性能な機器を選ぶことも余計なコストにつながります。会議室の広さや利用人数、用途に対して過不足のない機器を選ぶことが、長期的なコスト削減につながります。
費用を抑えるポイント③ 会議室の用途に合わせて構成を使い分ける
すべての会議室に同じ設備を導入する必要はありません。重要な会議を行う会議室には必要な設備を整え、小規模な会議室や日常的な打ち合わせでは、専用機を設置せずPCを持ち込むBYODで運用する、という方法もあります。BYODでは、ビデオバーやマイクスピーカー＋Webカメラなど、会議室の規模に適した機器を選ぶことで、必要な品質を確保しながら導入費用を抑えられます。
費用と用途のバランスを考えたオンライン会議環境を
オンライン会議に必要な費用は、会議室の広さや利用人数だけでなく、Web会議と専用機のどちらで構成するか、求める会議環境や機器の設置方法によっても変わります。価格だけで判断せず、用途に合った構成を選ぶことが大切です。
「どんな構成が適しているかわからない」「自社会議室の場合の費用を知りたい」という際はぜひご相談ください。
- オンライン会議の導入にはどのような費用がかかりますか？
- オンライン会議の導入には、カメラやマイク、スピーカーなどの機器費用がかかります。Microsoft Teams Roomsなどの専用機で構成する場合は専用機の費用も必要です。また、構成によってライセンス費用や設置・調整費、保守費用などがかかる場合があります。
- Web会議と専用機では導入費用に違いがありますか？
- はい。PCを利用するWeb会議と、Microsoft Teams Roomsなどの専用機を利用する場合では、必要な機器やライセンスが異なるため、導入費用にも違いがあります。
- オンライン会議の導入費用を抑えるにはどうすればよいですか？
- 既存のPCやモニターなどを活用することは、導入時の機器費用を抑える方法の1つです。また、価格だけで機器を選ぶと、会議室の規模や用途に合わず、買い替えが必要になる場合もあるため、適切な機器を選ぶことも大切です。さらに、重要な会議を行う会議室には必要な設備を整え、簡易的な打ち合わせスペースはBYODで運用するなど、用途に応じて構成を使い分けることで、全体の導入費用を抑えられる場合もあります。
