テレビ会議事例紹介 日本コンベンションサービス株式会社様

日本コンベンションサービス株式会社様

10年以上使ったテレビ会議システムをリプレイス

低コストで導入効果が高いLifesize Cloudを選定

写真:東京国際フランス学園様校舎

日本コンベンションサービス株式会社

本  部:東京都千代田区霞が関1-4-2
     大同生命霞が関ビル18階

設  立:1967年12月7日

Webサイト:http://www.convention.co.jp/

日本コンベンションサービス株式会社様は、1967年に創立した国内初となるコンベンション運営会社です。創立以来、コミュニケーションサービスを通じて社会の発展に貢献しています。
同社は、学術集会や国際会議、企業イベントなどの運営や事務局のサポートなどを行う「コンベンションサービス」をはじめ、同時通訳や商談通訳のほか、翻訳やネイティブチェック/校閲などを行う「通訳翻訳サービス」、人材派遣の「人材サービス」、行政事務/窓口サービス/施設運営などを行う「公共・まちづくりサービス」などを展開しています。

 

日本コンベンションサービス株式会社様 導入システム

  • Lifesize Cloud
  • Lifesize Icon600/2台(東京・大阪)
  • Lifesize Icon400/1台(東京)
写真:テレビ会議室のレイアウト
【システム構成図】
参加人数の多い東京本社と関西支社にテレビ会議システムを設置。
参加人数の少ない拠点や在宅勤務の社員はPCから接続している。

遠隔地のお客様ともFace to Faceのコミュニケーションをとりたい

 「当社は国内コンベンション業界のパイオニアとして、コンベンション市場を開拓するとともに、コンベンションとそれに付随する事業を展開し、市場の拡大にも注力してきました。最近では、蓄積したノウハウを活かし、カンファレンスホールの運営なども行っています」(広報室 星野昌也氏)

日本コンベンションサービス様は、東京本社の他、北海道、東北、中部、関西、九州など全国7箇所に拠点を構え、拠点間のコミュニケーションには、テレビ会議システムを利用されています。

 「以前は、音声会議システムを使ったり、出張をしたりしてコミュニケーションを図っていました。しかし、2003年に実施した本社移転の際に『移転先ではお客様を招いて会議ができる場所を作りたい。そこでは遠隔地のお客様ともFace to Faceでコミュニケーションできるようにしたい』といった経営層の希望があり、遠隔会議システムを検討するプロジェクトが立ち上がったのです。これがテレビ会議システムを導入するきっかけとなりました」とHR・マネジメント本部 情報システム部 部長の三宅孝幸氏は当時を振り返ります。

写真:テレビ会議室のレイアウト
広報室 星野 昌也 氏(左)
HR・マネジメント本部 情報システム部 部長 三宅 孝幸 氏(中央)
HR・マネジメント本部 情報システム部 長谷川 聡 氏(右)

 プロジェクト発足後、同社はいくつもの製品を比較・検討し、画質や音質などの品質が高いテレビ会議システムの導入を決定しました。このテレビ会議システムを使って、学術会議・事務局の理事会や勉強会、講演会などを実施してきました。

「これまで委員会や勉強会を行う場合、参加者が開催場所まで移動しなければなりませんでした。そのため、スケジュールの調整が難しかったり、移動時間がかかったりするという問題がありました。しかし、テレビ会議システムの導入後は、近くの拠点まで移動すればよくなり『移動時間が最小限に抑えることができるようになった』、『スケジュールの調整も容易になった』というように、好評の声をいただくようになりました」( HR・マネジメント本部 情報システム部 長谷川聡氏)

 また同社では、社内会議やミーティングなどにもテレビ会議を活用するようになりました。テレビ会議システムを移動することで、どの会議室であってもテレビ会議を実施できるようにしました。

 その結果、テレビ会議システムを活用する社員が増え、テレビ会議システムは、欠かすことができないコミュニケーションインフラとなりました。また、出張しなくても密なコミュニケーションを取れるようになったため、年間30パーセントほどの出張費を削減することができたそうです。

テレビ会議システムの老朽化が課題に

 高い導入効果から同社の業務スタイルに定着したテレビ会議でしたが、導入から10年が過ぎ、問題が出始めました。テレビ会議システムの老朽化が進み、管理・運用・保守の工数が増大しました。さらに保守部品の入手も困難となり、障害時の代替機を用意できない事態に陥ってしまったのです。

 テレビ会議システムが故障した場合には、その拠点とコミュニケーションがとりにくくなる恐れがでてきました。
そこで日本コンベンションサービス様は、テレビ会議システムのリプレースの検討を開始しました。

 「5年ほど前から、オンプレミス型・クラウド型ソリューションを幅広く検討してきましたが、品質面やコスト面でなかなか満足のいくソリューションがありませんでした。そのような中、VTVジャパンよりテレビ会議のクラウドサービス『Lifesize Cloud』の提案がありました」(長谷川氏)

 Lifesize Cloudは、テレビ会議専用機やPC、スマートフォンやタブレットなどさまざまなデバイスからの接続に対応したクラウド型テレビ会議サービスです。

 Lifesize Cloudは、ネットワーク基盤にIBM社のBluemix Infrastructureを採用しています。日本を含む世界23箇所にあるPoP(Point of Presence)への接続により、世界中のどこからでも高品質で安定した通信を行えるよう設計されています。

「Lifesize Cloudは、映像・音声の品質が高く、表情を確認しながら臨場感のあるコミュニケーションが可能です。クラウドサービスなので、インターネットに接続さえできれば時間や場所を問わず、どこからも接続することができますし、インフラの運用についてもアウトソーシングできる事になります。当社にとって、とても魅力的なソリューションでした。導入コストですが、MCU(多地点接続装置)と各拠点のテレビ会議システムを新しく導入した場合と比べ、半額以下のコストで導入できると試算されました。これらの点を総合的に判断し、Lifesize Cloudの導入を決めました」と三宅氏はLifesize Cloud選定の理由を説明してくださいました。

写真:テレビ会議室のレイアウト
エントランスを囲むガラスのパーテーションを開放することで、エントランスが大規模な会議スペースになる。
このレイアウトで全社を接続したキックオフイベントが実施された。
写真:テレビ会議室のレイアウト
打ち合わせの様子。東京本社では、Icon 600は会議室に常設して利用している。
Icon 400は、マイクなどとともに可動式の台に載せ、本社6箇所の会議室を移動させて利用している。

残業時間の削減や働き方改革まで

 Lifesize Cloudの運用を開始してから、導入効果はすぐに現れました。

 「既存のテレビ会議システムでは一部の拠点でしか利用できなかったPC画面の共有が全拠点からできるようになりました。また、高画質の映像はホワイトボードに書かれている文字もはっきりと映し出すことができます。Lifesize Cloudのおかげで、情報共有が進みました」(長谷川氏)

 また、Lifesize Cloudは接続場所を問わないため、外出先や在宅勤務でもコミュニケーションや業務を遂行できるようになりました。その結果、「残業時間の削減や働き方変革にも寄与しています」と三宅氏は導入効果を説明します。

さらに同社は、Lifesize Cloudのオプション機能「Lifesize Record and Share」(録画再生機能)を導入しています。テレビ会議の様子を録画し、後日、録画したコンテンツをストリーミング配信しています。

「勉強会の様子を録画・配信することで、当日参加できなかったメンバーが、好きな時間にスマートフォンから閲覧できるようになりました。この機能はとても利用されています」
(長谷川氏)

現在では、テレビ会議で録画したコンテンツも増え、有効に活用されているそうです。

写真:テレビ会議室のレイアウト
Lifesize Cloud上の録画コンテンツ一覧。
録画された動画は、同社が利用している別のクラウド上で公開している。

 今後の展開についてお伺いしました。
「テレビ会議システムのみならず、ツールは導入して終わり、ということはありません。いかに使いこなして成果を生み出すのかが重要です。今後は、生産性を高める使い方などの告知に注力していきたいですね」(三宅氏)

コミュニケーションのみならず、業務生産性の向上や働き方改革まで実現した日本コンベンションサービス様。テレビ会議システムを未導入の企業はもちろん、導入済みの企業にとっても参考になる部分が多い事例となっています。

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