Lifesize Cloud導入事例：物流サービス会社様
以前のWeb会議で付いたマイナスイメージを払拭し、稼働率アップ！
ITリテラシーに関係なく使える会議環境づくりをVTVジャパンが支援
最初に利用した時の第一印象がそのツール全体への評価になってしまい、時には稼働率にまで影響することもあります。
会議ツールを刷新し運用方法を工夫したことで、ツールへの印象を変え、稼働率アップだけでなく用途の幅を広げることに成功した企業があります。
ここでは、某物流サービス会社様がWeb会議を導入し直した経緯や、ITに詳しくないユーザーにも簡単に使ってもらうために取り組んだことなどをご紹介します。
「わかりにくい」「音が悪い」「使いたくない」不評のWeb会議を経営陣の指示で再検討
- 操作画面が複雑でわかりにくい
- 画面を見ただけでは操作ができず、使いにくい
- 音声品質が悪く、聞き取りにくい
- 社内の評判が悪く、使いたがるユーザーがいない
物流サービス会社様は国内各地に拠点を構え、オフィスワーク中心の事務系職員3割、配送などのサービス系業務に従事する職員7割が働いています。同社では経費削減を目的にWeb会議を導入しましたが、「操作画面がわかりづらくて使いにくい」「音が悪い」とユーザーの評価は低く、ほとんど利用されませんでした。
そんな中、経営陣から経費削減への取り組みの一環として、Web会議を再検討するよう指示がありました。使われないツールにコストをかけるのではなく、ちゃんと使えるものを選び直し、本来の目標としていた「経費削減」を達成することが目的でした。
新システムのイメージ浮かばず。ディスカッションで新システムへの要望を明確にする
- 予算内であること
- 既存のWeb会議の品質を上回るものを導入したい
同社の担当者にとって、Web会議の導入検討は初めての取り組みでした。
「Web会議関連の業務担当は初めてのことだったので、知識面に不安がありました。どのようなツールが自社にフィットするのか想像できなかったこともあり、詳しそうなところに聞いた方が良いと判断しました。（担当者談）」
同社からご相談を受けたVTVジャパンの営業担当は、
「導入後も活用いただける製品を提案するためにも、お客様の今のお悩みをしっかりお伺いするとともに、お客様が新システムで何をしたいのかを明確にする必要があると感じました。」と当時を振り返ります。
VTVジャパンは、新システムへの要件や導入後のイメージを膨らませるために担当者とディスカッションを重ねました。
ディスカッション内容（一部例）
- 利用中のシステムで困っていることは何か？
- 誰にとって「使いやすい」システムにしたいのか？
- どんな使い方が想定されるのか？
- 会議中どのような機能が必要か？（資料共有、録画など）
- Web会議をリプレイスするにあたって実現したいことは何か? など
その結果、同社の半数以上を占めるITに詳しくないユーザーにとって使いやすい製品を導入することで、Web会議のイメージ向上や稼働率アップ・経費削減を目指すことになりました。
- ITリテラシーに関係なく簡単に使えるものを導入したい
- 操作画面がわかりやすいものを選びたい
- アプリインストールやアカウント作成などの手間を極力減らしたい
- 稼働率アップにつなげたい
- 新システムで、Web会議の品質を改善したい
- 特に不評だった音声品質を改善したい
- 既存のWeb会議でついてしまった「Web会議」への悪い印象を変えたい
- コスト削減ができる
- クラウドサービスで社外接続に対応することで、出張コスト削減につなげたい
- 予算内で導入できる
- PCをベースにした機器構成にしたい
ユーザー目線を意識し、ユーザーがつまずきそうなことを極力減らしたシステム構築へ
- ユーザーにとっての使いやすさを追求
- ボタンから何ができるのか想像できるシンプルな操作画面
- Webブラウザ(Google Chrome)対応で、アプリ不要
- マイクスピーカーやWebカメラを併用すれば複数人利用に対応
- 会議用PCなど必要な機器を常設して会議準備をより簡単に
- クラウドベースのサービスで、社外接続のしくみが整えやすい
システム要件と実現したいことが決まれば、VTVジャパンがそれに向けてのソリューションを「デザイン」します。
VTVジャパンはテレビ会議クラウドサービス「Lifesize Cloud」をベースにPCと周辺機器を組み合わせ、個人からグループ利用まで対応できる機器構成を提案しました。
Lifesize Cloudの操作画面は直感的に操作できるよう設計されているほか、PCだけでなくスマートフォンでもWebブラウザを使って同じ操作画面で利用できる点が、同社の新システムへの要望と合致していしました。
運用方法は、役職者にはユーザーアカウントを配布してアカウントユーザーのみが閲覧できるLifesize Cloud内の共有アドレス帳から接続し、アカウント配布がされていない社員はゲストユーザーとして社内のイントラサイト経由でゲスト参加する方法を採用しました。これは、アカウントユーザー専用の会議室以外に、共用のバーチャル会議室が利用できるLifesize Cloudの特長を活かした運用方法です。
また、複数人で会議に参加する場合は、営業所内の会議室からWebカメラ・マイクスピーカーが接続された会議専用PCを利用して会議に参加できるようにしました。会議用PCやその周辺機器はあらかじめ接続した状態で常設にすることで、会議準備にあたっての手間や混乱を軽減できるように工夫しています。
導入システム
- クラウドサービス：Lifesize Cloud
- マイクスピーカー：Yamaha YVC-330 (6名程度の会議室向けに導入)
- マイクスピーカー：Yamaha YVC-1000 (8名以上の収容できる会議室向けに導入)
- USBカメラ：ClearOne Unite20
利用イメージ
また、新システムの稼働率アップに向けて以下のことにも取り組みました。
お客様専用の操作マニュアルの作成
- VTVジャパンでは契約ユーザー向けにオリジナルのマニュアルを提供していますが、担当者から同社のユーザー向けによりシンプルな内容にしたいとご相談を受けました。VTVジャパンは、掲載項目のピックアップや導入後予測される質問やその回答を用意し、同社専用のQ&A付きの専用マニュアル作成を監修面からサポートしました。
社内ユーザー専用の会議参加専用ページの作成
- 同社のイントラサイト内にWeb会議参加専用ページを作成。ページには会議室へのリンクが貼られた会議の一覧が表示されています。社内ユーザーは、あらかじめスケジューラーからバーチャル会議室を予約し、当日は予約した会議室名のリンクをクリックして会議に接続します。役職者以外の社員はWebブラウザでWeb会議接続する運用ルールを採用している同社ならではの使い方です。
新型コロナウイルス感染拡大で稼働率が急上昇！オンライン研修設備への需要にも発展
- 社内利用者増加に比例して、稼働率が上がった
- Web会議の用途がひろがり、オンライン研修が実施されるようになった
導入後、新システムに慣れるまで多少の混乱はありましたが、新型コロナパンデミックの影響もあり普及は早かったといいます。特に緊急事態宣言発令中は、出勤中の社員とリモートワーク中の社員や取引先とのコミュニケーションツールとして頻繁に利用されました。
「以前のシステムが年1回程度の利用だったので、まずは月1回になれば良いと思っていましたが、新型コロナウイルス感染拡大対策の影響もあり毎日利用されるようになりました。第1回目の緊急事態宣言が解除され、オフィスに社員が出社してくるようになった現在も稼働率は維持されています。一過性のものではなく、コミュニケーションツールとして社内に定着したと感じています。」
と、担当者は新システムの導入効果を実感しています。
稼働率が上がるにつれ、人事面談やオンライン研修など会議以外での利用も増えたそうです。Web会議リプレイスに続き、同社の研修施設のオンライン対応にあたって会議室構築のご相談をいただきました。
同社の研修施設にはパーテーションで区切られた2つの部屋があり、収容人数に合わせてパーテーションを外し1つの会議室にしています。3パターンの会議室レイアウトごとに利用できるAV機器を必要としていました。
VTVジャパンは、研修施設設立当初他部門が導入していた音響機器を活かしつつ各会議室の規模に合わせたAV機器構成を提案しました。
この際も新システム導入時に「誰にとって使いやすいか」を決めたことを活かし、ITリテラシーに関係なく利用できる環境構築を心掛けました。
「研修担当者が迷わず機材を準備できるよう、機器は全て据え置き型にして配線作業をなくしました。
VTVジャパンから会議室ごとに機材の電源系統をまとめ、各会議室用の電源タップのスイッチを入れるだけで機材の準備ができる構成を提案してもらったおかげでトラブルなく、研修が実施できています。」と評価いただいています。
今後も、お客様の状況を知っているVTVジャパンだからこそできる提案を続けていく予定です。
