オンライン会議を利用したイベントのオンライン会議業務をサポートします。
オンライン会議ツールを利用して、複数の会場を繋いだイベント開催にあたり、機材調達、設営、リハーサル、当日のオペレーションなどのオンライン会議に関する業務全般をサポートするサービスです。
オンライン会議の専門知識を持ったスタッフがイベントのオンライン会議に関する業務を代行しますので、お客様はイベントの運営に集中して取り組むことができます。
オンラインイベント支援サービス概要
複数の会場をテレビ会議（Web会議）で接続して合同イベントを開催されたいお客様を支援します。ご要望を伺い、機材の手配からリハーサル、当日のオペレーションサポートなどイベント成功に導くお手伝いをいたします。自社と外部会場、外部会場間などさまざまな会場に対応します。
オンラインイベントでは「イベント当日の成功」が何より重要なミッションになります。そのためにはあらゆることを想定した準備、当日の柔軟な対応が求められます。また、映像・音響・テレビ会議（Web会議）・通信回線（ネットワーク）などの専門知識も必要です。
テレビ会議・Web会議の専門知識を持つ弊社スタッフは、何を注意し、どのような段取りで物事を運べばイベントを成功させることができるのかを熟知していますので安心してお任せください。
オンラインイベント支援サービス内容・費用
| 項目 | サービス内容 | 価格 | 単位 |
|---|---|---|---|
| イベントコーディネート | オンラインイベント内容をあらかじめヒアリングさせていただきます。
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110,000円～ （税込） |
一式 |
イベント用回線準備 |
オンラインイベントで使用するインターネット回線契約を代行します。
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都度 お見積もり |
1ヶ月 |
| 機材レンタル | オンラインイベントで使用する機材を準備します。 |
都度 お見積もり |
一式 |
| 事前テスト | オンラインイベント当日に用意する機材やオペレーションで問題がないことを事前にご確認されたい場合のテストを実施いたします。 |
都度 お見積もり |
1ヶ月 |
| 設営・撤去・運搬 | オンラインイベント本番前の機材搬入、設営準備、本番前リハーサル、オンラインイベント終了後の撤去作業・搬出を行います。 |
都度 お見積もり |
人日 |
| 当日オペレーション | オンラインイベント本番中に立ち合いさせていただき、システムオペレーションのサポートを実施します。 |
都度 お見積もり |
人日 |
| 諸経費 | オンラインイベント当日、想定されていなかった備品や機材が必要となった場合に備えた費用です。 |
都度 お見積もり |
一式 |
| 交通費／宿泊費 | 事前打ち合わせ時に発生する交通費、イベント会場までの交通費（事前テスト・本番当日）・連日対応の場合には宿泊費が発生します。 |
都度 お見積もり |
一式 |
| レンタル会場 | オンラインイベントの会場予約や手続きを代行します。 |
都度 お見積もり |
1拠点 |
オンラインイベント支援サービス対応実績
有識者会議
官公庁が主催するオンライン有識者会議を支援
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【実施事項】
- 参加者への開催案内連絡など、受付管理業務
- 必要機材の貸出
- 本番時のオンサイトサポート
- Zoom操作
- 参加者表示名の修正
- 参加者のマイク・カメラを遠隔操作
- 参加者から接続に関する質問窓口対応
- 議事録作成・修正
販売店向け研修会
自動車メーカー主催の販売店向け研修会。会場参加とオンライン参加を交えた全体セッションとグループディスカッションを実施。
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【実施事項】
- 既存AV機器との連携、およびMicrosoft Teams接続構成の提案
- 必要機材の貸出
- 進行に沿った会議ツール運用の提案
- 本番時のオンサイトサポート
株主総会
株主総会のハイブリット開催（会場参加・オンライン参加）を支援
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【実施事項】
- 操作手順書の作成
- 接続テストの起案、実施
- 進行に沿った会議ツールの操作などのオンサイトサポート
- 質疑応答時の画面レイアウトの調整
企業OB会
企業のオンラインOB会の運用支援
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【実施事項】
- 操作手順書の作成
- 接続テストの起案、実施
- サポートデスクを設け、参加者からのお問い合わせに直接対応
医療従事者向け研修会
病院主催の医療従事者を対象にしたオンライン研修の開催・運営を支援
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【実施事項】
- 開催方法の提案
- サポートデスクを設け、参加者からのお問い合わせに直接対応
- 接続テストの起案、実施
- 進行に沿った会議ツールの操作などの本番のオンサイトサポート
企業の全社会議
国内にある支社・工場など約50拠点のを接続し、全社会議開催を支援
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【実施事項】
- オンライン会議ツール進行にそった接続テストの企画・実施
- 接続テストの企画・実施
- 本番中、会議ツールの操作
- 進行表に発表拠点を大きく映す画面レイアウトの調整
オンラインイベント支援 参考費用
- 拠点数
- 2拠点（東京・大阪の会場を接続）
- 開催期間
- 平日2日間
- 概算費用
- 約1,500,000円
- 支援の内容および費用に含まれるもの
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- 2会場の接続構成設計
- 機材手配 ※プロジェクター、スクリーンは会場設備を利用
- リハーサル立ち会い（平日対応）
- 当日スタッフ派遣（各会場に2名）
- 弊社スタッフの交通費・宿泊費
ご利用の会場の状況、開催期間、規模、開催地など支援の内容によって費用は異なります。詳細はお問い合わせください。
-
Q. VTVジャパンのオンラインイベント支援サービスではどのようなサービスが受けられますか？
- A. 複数の会場をオンライン会議ツールで結んで開催するイベントにおいて、主にオンライン会議のシステム構成や回線準備、機材の手配などから当日のシステムオペレーションなどオンライン会議に関する業務全般をサポートいたします。オンライン会議での接続に関することはすべて弊社で請け負うので、ユーザー様はイベント運営業務に集中して取り組んでいただけます。
-
Q. オンラインイベント支援サービスの費用はどのくらいかかりますか？
- A. おおよその価格は「オンラインイベント支援サービス内容・費用」をご参照ください。イベント内容や利用するサービスの内容によって料金が変わってくるのでイベントの詳細が分かりましたらお見積もりをお出ししますのでオンラインイベント支援サービスページよりお問い合わせください。
