テレビ会議事例紹介 株式会社プライムアシスタンス様

株式会社プライムアシスタンス様

本社移転プロジェクトを機にテレビ会議環境を再構築

クラウドサービス導入で社内外共にスムーズな接続を実現

株式会社プライムアシスタンス様エントランス
株式会社プライムアシスタンス様ロゴスペース
 株式会社プライムアシスタンス様

 本  社:東京都中野区本町1-32-2
     ハーモニータワー

 設  立:2012年

 資本金:4億5千万円

 URL:http://www.prime-as.co.jp/

 株式会社プライムアシスタンス様は、お車やお住まいでのトラブルの際の「アシスタンス事業」を主軸とし、バッテリー上がり、燃料切れ、鍵とじ込み等の現場救援、事故・故障時のレッカーサービス等の「ロードアシスタンス」、水回りや鍵、ガラスなどの住まいのトラブルを解消する「ホームアシスタンス」、海外駐在員の病気やケガに対する医療サービスをサポートする「海外メディカルケアプログラム」、訪日外国人向けの医療アシスタンスや増加が見込まれる民泊をサポートする「訪日外国人向けサービス」、さまざまなクライアント企業の要望に合わせたオーダーメイドサービスを提供する「ビジネスプロセスアウトソーシング」を展開しています。

 

株式会社プライムアシスタンス様 導入システム

プライムアシスタンス様システム構成図
[ システム構成図 ]

 

本社移転に伴いテレビ会議システムも刷新

 プライムアシスタンス様は、"保険の先へ、挑む"「SOMPOホールディングス」の戦略事業会社として「アシスタンス事業」を主軸に展開されています。同社のICTに関わる業務を担当しているのがセンター統括部ICT推進室です。

 「センター統括部ICT推進室は、社内向けアプリケーション開発やサーバ/ネットワークといったインフラの運用・管理などをしています。秋田センター(秋田県秋田市)や鹿児島センター(鹿児島県鹿児島市)、本社・東京センター(東京都中野区)をつなぐテレビ会議システムの運用・管理もICT推進室が行っています」とセンター統括部ICT推進室 課長の中藤謙一氏。

 プライムアシスタンス様は、2012年の設立当初からテレビ会議システムを運用されてきました。

 「これまでも、拠点間のミーティングや人事面談などで頻繁にテレビ会議を使ってきました。しかし既存のテレビ会議システムは古く、保守が終了しています。修理部品も入手できず、リプレイスが必要になっていたのです」(中藤氏)。

 そのような中、本社を移転するプロジェクトが立ち上がりました。このプロジェクトにより、セミナールームや来客向けの見学スペースなどを新設。その中で、テレビ会議システムも刷新されることになりました。

 「これまでのテレビ会議システムでは、社内の拠点としか接続してきませんでした。新しいテレビ会議システムではグループ企業など、社外とも接続したいと考えました」(中藤氏)

 ここで問題となったのが、ネットワーク機器や接続先のシステムとの相性です。安定してテレビ会議を行うためには、互換性の問題で接続できないリスクを減らす必要があるのです。

「拠点の既設機器の活用やグループ企業がCisco社製のテレビ会議ソリューションを使っていたので、当社もCisco社製ソリューションを導入することにしました」(中藤氏)

 

中藤様近影
センター統括部 ICT推進室 課長 中藤 謙一様

 

接続先との相性を考慮しCisco Webexを導入

 そこで、プライムアシスタンス様はCisco Webexを導入することにしました。

 Cisco Webexは、テレビ会議システムの保守・運用の手間を軽減することができる、クラウド型テレビ会議ソリューションです。専用端末はもちろん、パソコンやモバイル端末を使って映像・音声・資料を共有できるため、これまで以上に効率よく会議を進めることができます。

 「導入する機器やサービスは決まったのですが、構築期間に問題がありました。フロア全体のコンセプトが決まったのが2017年12月。2018年4月からの運用開始は決まっていたため、工事期間はほとんどありません。そのため設計段階からベンダーや設計業者などと密に連携してきました。とくにテレビ会議システムは、専門知識がなければ、構築・運用・管理することが困難です。そこで技術力やノウハウのある専業ベンダーであるVTVジャパンにお願いすることにしました」と中藤氏は話します。

 VTVジャパンはテレビ会議ソリューションの構築に数多くの実績があり、サポート力にも定評があります。プライムアシスタンス様のプロジェクトでは、テレビ会議ソリューションの構築とセミナールームの音響設備を担当。音響設備はテレビ会議システムとも連携しており、セミナーの様子も高画質・高音質で配信できるようにしました。構築はスムーズに進み、2018年の4月から運用開始されました。

 「新しいテレビ会議システムは画質も音質も非常にクリアです。利用者からは、相手の表情も確認できると非常に好評です。また、資料を共有できるので会議やミーティングの方法も変わっていくのではないかと期待しています。ただし、インターフェースが異なるため教育が必要になっています。これが現在の課題です」(中藤氏)

 新しいテレビ会議システムは、セミナールームでも利用できるため、勉強会やセミナーの様子なども配信できるようになりました。

 「テレビ会議の様子を“録画”できるようになりました。会議のたびに議事録をICレコーダーの音声から書き起こしていましたが、資料共有を含む録画があれば効率的に書き起こしが可能です。会議やセミナーの効率が飛躍的に上がると期待しています」(中藤氏)

 

Webex Room Kit plus 設置会議室
Webex Room Kit Plus は話者を自動でとらえる自動フレーミング機能を搭載。

 

「在宅勤務」など、活用の幅を広げるテレビ会議システム

 「まだ運用し始めたばかりなので、効果測定などはできていません」と中藤氏。しかし、利用者からの声は好評で、会議室の稼働率も格段に上がっており、効率化にも寄与し始めているとのことです。

 PCやモバイル端末からの接続もできるようになったことから、現在、「在宅勤務」や「テレビ会議システムを持たないパートナー企業様との社外接続」にもテレビ会議が使えないか検討を始めています。
 プライムアシスタンス様では、今後もテレビ会議ソリューションを活用することで、さまざまな業務効率化が実現できることを期待されています。

 

テレビ会議室外観
テレビ会議室のガラス壁は可動式なので
隣のセミナールームとつなげて利用できる。
イベントホール
セミナールームではテレビ会議を利用したセミナーや
研修を実施。

 

VTVジャパン 営業担当より

プライムアシスタンス様には、2015年頃からテレビ会議システム設置拠点の増設などでお話をいただいておりました。
今回の本社移転に伴うプロジェクトでは、プライムアシスタンス様の「最上級のお客様サービス」を実現されるためのさまざまな工夫とCiscoソリューションのマッチング、そして弊社の持つ音響機器とテレビ会議システムの構築技術が、ご採用のポイントになったと考えております。
プライムアシスタンス様の「社外とも接続をしたい」というご要望は、テレビ会議というコミュニケーションツールのリニューアルに留まらず、在宅勤務やパートナー企業様との連携強化へと発展しております。
今後もより一層のご活躍のお手伝いをさせていただきたく、微力ながら尽力して参りたいと思います。

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