テレビ会議事例紹介 サンワコムシスエンジニアリング株式会社様

サンワコムシスエンジニアリング株式会社ロゴサンワコムシス
エンジニアリング株式会社様

本社:東京都杉並区高円寺南2-12-3
http://www.sancom-eng.co.jp/

回線に応じた低帯域設定でもクリアな音声・映像を再現。
社員安否確認や救援物資提供など震災時にも活用

集合会議や電話会議でのコスト削減と運用上の不足を補い
資料共有による円滑な会議進行とディスカッションを実現

サンワコムシスエンジニアリング株式会社様 導入システム

  • SCOPIA Elite MCU5110 bundle/本社 1台
  • SCOPIA XT1000/本社 1台
  • SCOPIA Desktop(PC)+Clear One Chat150+モニタ/支店15拠点

 

 

サンワコムシスエンジニアリング様システム構成図
[ システム構成図 ]

 

出張・電話会議コストを削減、円滑な意思疎通を実現する遠隔会議環境を構築

コムシスホールディングスグループの中核会社であるサンワコムシスエンジニアリング様は、幅広い事業体のお客様に向け、情報通信・電気設備・ITをワンストップで提供する総合エンジニアリング企業です。
2010年6月、全拠点支店長会議や全体安全朝礼などでの利用を主な目的として、テレビ会議を導入されました。

導入の主幹部署である総務人事部 上村泰祐様に、今回のシステム導入についてお話を伺いました。

「当社は、北は北海道、南は九州・沖縄まで、日本全土に拠点を展開しています。テレビ会議を導入する以前は、出張して本社など一ヶ所に集まる集合会議や電話会議システムを利用して、主要会議を開催していました。

電話会議は従量制のサービスシステムで、毎月の通信費だけでも全社でかなりの経費がかかっていました。拠点が増えるとその分コストも増えることになり、必要不可欠と考える一方で大きなコスト負担でもありました。
さらに電話会議には、現在の議題が資料の何ページ目であるのかなど、口頭で細やかにフォローしなければ、受け手である拠点側が議事進行を見失いやすいという運用上の欠点もあります。

そこで、固定費用となるインターネット回線が利用でき、さらに資料映像を共有できる会議ツールとして、テレビ会議の導入を検討することになりました」

すでにグループの中でテレビ会議を利用している企業があったため、検討初期の段階では、グループ間での利用も考慮して同じ機種を導入する方向だったといいます。

「しかし、グループ企業が導入していたテレビ会議専用機は導入時にかかるコストが大きすぎ、費用対効果を考えると当社には適切ではないとして、同じ機種の導入は断念することになりました。その一方で、過去に導入検討したWeb会議がテスト環境でうまく動かなかったという経験があり、あくまで専用機の導入にこだわっていた面もありました。低コスト、他社製品との互換性、設備投資費用を約2年間で回収することを目安として、機種の選定を行うことになりました」

 

上村様近影
総務人事部 総務担当
上村 泰祐様

 

専用機にこだわらず「音声だけは絶対に途切れない」を必須として機種を選定

この時点でご相談を受けたVTVジャパンでは、サンワコムシスエンジニアリング様が必要とされている要件などをご担当者様と共にディスカッションしながら、システムのご提案を行いました。

「当時の拠点数は12拠点でしたが、将来の増設も考慮し、15拠点同時接続を可能とする環境を整えたいと考えました。検討を重ねた結果、多少コストがかかっても、スムーズな運用を考慮して専用MCUを設置するのがいいだろうという判断になりました。

しかし、ここでさらに専用機の導入にこだってしまうと、コスト面が非常に厳しくなります。そこで音声だけは絶対に途切れないことを必須条件として機種選定の幅を広げたところ、今回のシステムを提案していただきました」

VTVジャパンはRADVISION(現Avaya)製品を提案し、サンワコムシスエンジニアリング様の社内VPN環境下での持ち込みデモを行いました。

「本社内にデモ環境を用意し、専用端末とPC(SCOPIA Desktop)で接続テストを行った他、遠隔の九州支店と接続してみるなど、幾度もテストを重ねました。製品の性能・品質面でも、音声、映像、運用方法ともに十分であると判断し、RADVISION(現Avaya)製品の導入を決定しました」

 

テレビ会議風景
役員会議室。既存AVシステムと連動し、
ストレスのないテレビ会議環境を実現

 

本社は専用機、他はPCでシステムを構築。震災時の連絡ツールとしても活用

2010年6月よりテレビ会議の運用を開始しました。
本社には専用機を採用し、60インチモニタとテレビ会議専用端末を可動式キャビネットに載せて、会議に応じて役員会議室と地下大会議室間を移動しています。大会議室では主に安全朝礼などの集合会議を行うため、モニタだけでなくプロジェクターも併用し、資料やビデオなどを大スクリーンへ投影します。
音響設備は、各部屋の既存AVシステムを活用しました。運んできたテレビ会議設備を使用者自身が迷わずセッティングできるよう設置手順書を用意したり、特定のパスワードを入力することで即テレビ会議に接続できるようにするなど、スムーズな会議参加や操作性に配慮しています。

各拠点では、既存PCからSCOPIA Desktopを活用してテレビ会議へ接続します。既存PCにスピーカーマイクとWebカメラを拡張するだけで、マウス操作でテレビ会議へ参加できます。本社内でのPCからの会議参加も可能です。

「実は今回の導入にあたり、各拠点にはインフラ面での課題がありました。各拠点の社内VPNの設備は古く、テレビ会議接続の時間がある程度長時間に亘ると、自動的に回線が切断されてしまうのです。この設備をリニューアルするとなると、約数百万のコストがかかります。支店が移転する可能性もある中、それだけの出資は難しく、一時は頭を抱えました。
最終的に、テレビ会議専用回線としてBフレッツを採用し、社内VPNへ組み入れることになりました。これならば各拠点が投資する初期費用は数万円、月々のランニングコストは4~5千円と、コストを抑えることができます。
デメリットは、配線の関係で使用できる場所が限られてしまうこと。この会議室と決めたらその場所でしか接続できず、どこからでもテレビ会議へ接続できるSCOPIA Desktopの良さが半減します。しかし、初期段階ではその点は割り切ることにしました。


テレビ会議風景

大会議室

現在テレビ会議は、役員会議や本社・支店間会議、全拠点接続による安全朝礼会議などに活用されています。従来であれば本社が支店へ赴く、もしくは支社の社員が本社に集まる形で行われていた研修や業務説明会などでも積極的に使用されているそうです。

「Bフレッツ回線を採用したことで、テレビ会議の使用帯域設定を最小限に押えていますが、映像も音声も許容範囲の品質を保てています。共有資料のページ切り替えもスムーズで、ストレスなく表示されます。その点は社内でも高く評価され、いまではディスカッション目的の会議はテレビ会議での開催が必須と言われるようになりました。以前は担当者が支店に出向いていた法務相談なども、相手の表情が見えることで遠隔でもスムーズに行うことができ、時間と出張コストの削減に役立っています」

サンワコムシスエンジニアリング様の支店は仙台にもあり(東北支店)、2011年の東日本大震災では被害を受けました。

「電話回線が使用できない中、Bフレッツ回線は無事だったため、テレビ会議を使っていち早く社員の安否確認ができました。また、東北支店では必要としている救援物資を、本社では用意できた物資をお互いホワイトボードに書き出して、その映像を24時間常時接続で映し、情報の行き違いや連絡漏れがないようにしました。テレビ会議の思わぬメリットでした」

 

将来は社内インフラを整備し、SCOPIA Desktopのメリットをフルに
活かした運用を目指す

最後に、今後の展開についてお尋ねしました。

「導入から2年近くが経ち、いまや社内ではテレビ会議はなくてはならない存在になりました。出張も完全にはなくなりませんが、それぞれの必要性が異なるため当然のことと考えています。設備投資コストは、当初の目標よりはやや長くなりましたが、約3年でほぼ回収できる見込みが立っています。

また、現在はグループ会社との会議接続の際には回線を切り替えていますが、社内インフラが改善されればその制限もなくなり、SCOPIA Desktopのメリットをさらに活かすことができます。
実際に社内からの要望があり、別部門のシステムの絡みもあって、近い将来に社内インフラの整備が行われる可能性が高くなりました。TS(テクノステーション)と呼ばれる小さな拠点もテレビ会議に気軽に参加できるようになるなど、インフラ整備が実現することで活用の幅が大きくなります」

さらに、VTVジャパンに対しては、

「当社がやや無理な要望を伝えてもすぐにNOとは言わず、一度は受け止めて解決しようとしてくれるVTVジャパンの姿勢を評価しています。また、マニュアル作成など、細かな部分に協力してくれたことにも感謝しています。
導入当初にはトラブルも発生したのですが、原因を解明するために毎日のように当社へ通ってくれました。その結果、メーカー側も把握していなかったトラブルの原因が判明し、改善へとつながりました。その姿勢が素晴らしいと思っています」

と、ご評価いただきました。

 

テレビ会議システム運用マニュアル
使用者自身が簡単にセッティングできるよう、
マニュアルを用意するなど細やかな配慮も

 

VTVジャパン 営業担当より

サンワコムシスエンジニアリング様の事例は、音声に加え『映像』がプラスされることにより、従来利用されていた電話会議よりもコミュニケーションの質を高め、尚且つ大きなコスト削減を実現できた、テレビ会議導入の非常に理想的なケースであると言えます。
お客様ではネットワークの制約上、各拠点に割り当てられる帯域がに256kbpsと非常に狭い環境でSCOPIA Desktopをご利用頂いておりますが、音声・映像の品質、共有資料の更新レスポンスに満足頂けるレベルを確保できており、この点も選定の大きなポイントとなりました。まさにお客様のご要望にマッチした提案となったと思っています。
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上記のコメントにもありますが、本件では導入当初のトラブル対応の為、毎日のようにお客様先に入って原因追求に努めたことが強く印象に残っています。
技術部門の協力を得て、ありとあらゆる調査、検証を実施して原因を突き止めたときの安堵感は今も忘れることが出来ません。お客様には大変ご迷惑をお掛けしてしまいましたが、対応についてご評価して頂いたことは嬉しい限りです。
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今後も長く快適にお使い頂けるよう、サポート面、新たな利用方法の提案等でお客様の満足度を高められるように努めたいと思います。
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