Lifesize Cloud導入事例：製造・総合商社様
取締役会をWeb会議からテレビ会議での開催に移行し、簡便な会議環境を実現
会議サポート業務の負荷軽減や思わぬ導入効果も
会議参加者の時間的なコスト削減を目的に対面開催からオンライン開催への移行に成功したものの、会議サポート業務の負荷が高くなるという新たな問題に直面した製造・総合商社様。
会議ツールを変更することで問題を解決できるのか、会議しやすい環境とは何かをお客様と考え、取り組んだ事例をご紹介します。
時間的コストの削減目的で取締役会をオンライン化したが、新たな問題が浮上
- 相手の声が聞き取りにくく、参加者が会議に集中できない
- 会議のサポート業務が必須となってしまい、管理者の業務負荷となっている
同社では、全国にあるグループ会社が開催する取締役会のために本社役員が出張していました。年々グループ会社が増え、会議回数も多くなったことで本社役員の時間的負荷が問題になっていました。解決策として対面開催からWeb会議システムを活用したオンライン開催に切り替えて移動時間の削減を実現しました。
しかし、オンライン開催への切り替えに成功したものの、新たな問題が発生しました。
一つ目は、会議に参加していた役員から、相手の声が聞き取りにくく会議に集中できないと不満が寄せられました。二つ目は、システム管理者の業務負荷の増加です。本社からの参加者は8名と多いため1台のPCに映像・音声を拡張する機器を接続してWeb会議を行っていましたが、会議のたびに設置と片付け、接続と会議中の操作を情報システム部が担当していました。取締役会という重要な会議であるため接続不具合時の対応やスムーズな進行のための会議中の操作など、会議立ち会いが必須となり、他の業務に支障をきたしていました。
せっかくオンライン開催をしても会議に集中できず対面開催時と同じような成果が得られず、一部の部署の負担がかかっているという現状を改善するため会議ツールと運用を見直すことになりました。どのようなツールならこれらの問題を解決できるのかと情報を収集しようとしたところ、以前からやり取りがあったVTVジャパンからの電話があり相談することにしました。
操作性の改善を重視しつつ、一部運用を継続できる構成を実現するソリューション
状況を伺ったVTVジャパンの担当営業は、同社の会議運用にはテレビ会議システムが最適なのではと考えました。
テレビ会議システムは会議用システムとして設計・デザインされています。インターネット回線の状況に合わせて帯域を設定して接続する機能や専用の高画質カメラとマイク、操作用リモコンまたはタブレットが付属しているので映像・音声品質の問題を解決できると考えました。
「誰もが簡単に操作できる」点については感覚的な要素が大きいため、一度弊社のデモルームにお越しいただくことを提案しました。
同時に、新しい会議ツールに変えても会議への不満が残っては無駄に終わるため、同社が本当に改善したい点を明確にしてお客様と認識を共有しておくことが重要と考えました。
デモルームにお越しいただき、3つのメーカーのテレビ会議システムをご覧いただきました。各製品の接続、カメラ操作、マイクオン・オフ、資料共有、切断など会議中の一連の操作を比較したところ、弊社が特におすすめしたLifesize Icon600がご担当者様の目に留まりました。
3製品とも音声・映像の品質には大きな差はありませんが、Icon600はタッチパネル式ユーザーインターフェースを搭載するマイクスピーカーフォン「Lifesize Phone HD」がオプション対応しています。このPhone HDは各ボタンがアイコン表示で操作がわかりやすいため、初めて利用する人でも直観的に操作できると考えました。また、Lifesize社が提供するテレビ会議クラウドサービス・Lifesize Cloudを併せて利用することで本社は会議室に設置するテレビ会議システムから、グループ会社は今まで通りPCから接続する形態を維持することができます。
デモをご覧いただいた後、同社のご要望をまとめ、認識を合わせました。
- 初めて利用する人でも操作できるくらいの簡単な会議ツールを導入したい
- 長時間の会議でも疲れない音声・映像品質の環境にしたい
- グループ会社がPCから参加できる環境を維持したい
オンライン会議特有の問題に「会議疲れ」があります。疲れる理由は環境によりさまざまですが、相手の声が聞き取りにくいため内容が理解できずストレスに感じたり、途切れる音をよく聞こうと気づかぬうちに身体に力が入ってしまって疲れることなどが原因としてあげられます。
同社の役員が会議に集中できない原因が音声に関係していたので、まずは本社拠点の会議ツールを見直して改善するかを試していただくために持ち込みデモを実施しました。
Lifesize Cloudのデモ用環境の準備をした上でLifesizeテレビ会議システム一式を持ち込み、実際の取締役会でご体感いただきました。本社はLifesize Icon600から参加し、グループ会社は今まで通りPCから参加しました。
Lifesize Phone HDは360度の集音範囲に対応するのでマイクの位置を気にすることなく会話できる点と、タッチパネル式の操作が簡単な点が好評でした。また、内蔵スピーカーから出力される相手の声も聞き取りやすくなったとのコメントをいただきました。
2回のデモを終えて、同社が目指す会議環境のために優先すべきことの洗い出しを行い、最適なソリューションを提案しました。
- 参加者が使いやすく、疲れない会議環境を作る
- タッチパネルで直観的に操作を実現
- 相手の声が聞き取りやすい会議環境
- グループ会社側は今まで通りPCから接続できる環境を維持
- Lifesize Cloudを活用し、テレビ会議システム（本社）とPC（グループ会社）間の会議開催が可能に
導入システム
- クラウドサービス：Lifesize Cloud
- テレビ会議システム：Lifesize Icon600
- タッチパネル型リモコン搭載マイクスピーカー：Lifesize Phone HD
利用イメージ
参加者自身が操作し、会議サポート業務の軽減へ。想定していなかった導入効果も
- 会議参加者自身で操作できるようになり、会議サポート業務の負荷が軽減した
- 音声品質が改善され、ストレスが軽減した
- オンライン会議開催が感染防止対策につながった
- 会議資料のペーパーレス化に成功した
テレビ会議システムの運用に慣れた後、本社の役員ご自身で準備と接続を行えるようになり、情報システム部のサポート業務も激減しました。テレビ会議システムの方が音声によるストレスも少なく、会議に集中できると実感された本社の役員からの提案で、各グループ会社にもテレビ会議システムを導入する計画が進んでいます。
また、Lifesize社には4K対応テレビ会議専用機もあることから、今後映像品質の改善も視野に入れているとのことでした。
また、想定していなかった効果も2つありました。1つは感染防止対策です。コロナ禍で移動が制限されるなどの社会の変化にも早急に対応できたことで、オンライン会議ツールの利便性を改めて実感されたとのことでした。もう1つは資料のペーパーレス化です。以前は開催前に資料を印刷したものを本社から各グループ会社へ郵送し、お互いに手元で資料を確認していましたが、Lifesizeに移行後は資料共有機能でも充分確認できる品質という認識に変わったそうです。その結果、一部資料のペーパーレス化につながったことは想定外の導入効果だったとお話しいただきました。
導入後しばらくしてシステム管理者様とお話した際、「さまざまな機器を比較して選定したかったので、一度で複数の製品を確認できるデモルームにはとてもメリットを感じました。実際に操作できた点もよかったですね」と感想をいただきました。
VTVジャパンでは、今後もシステム管理者様と協力し、グループ会社を含めてより良いオンライン会議の運用や環境の整備を統括的にサポートいたします。
