保守サポート事例：電気系エンジニアリング会社様
自社環境に合わせた操作マニュアルを取り入れて運用上の不足を補い、円滑な会議進行を実現
1.概要
背景と課題
テレビ会議システム専用機とMCUを導入し、会議体に合わせて社員同士が遠隔コミュニケーションをとれる環境を構築
- テレビ会議システムをカートで会議室間異動させて運用方法を採用したが、会議室ごとに併用するAV機器の種類が異なり、結線ミスによるトラブルが想定された。
- メーカー提供のマニュアルのみでは、社内ユーザーにPC端末の利用が浸透しづらくなる不安があった。
- 社員が会議体に合わせて、迷わず機器をセットアップ・利用できるよう自社環境にあった操作マニュアルが必要だった。
導入効果
会議室ごとに合わせた設置手順書を用意
- 他の会議室からテレビ会議設備を移動させても、社内ユーザーが迷わずセッティングできるようになった。
- マニュアル内で、PCからテレビ会議に簡単に接続できる方法を紹介するなどして、スムーズな会議参加や操作性を実現。
マニュアル作成にかかる時間や業務負荷を軽減
- 手間をかけずに自社専用のマニュアルが作成できた。
ソリューション
導入システム
- VTV Careサービス：海外導入支援プログラム
2.詳細
集合会議や音声会議でのコスト削減と運用上の不足を補うために、テレビ会議システムを導入
日本全国に拠点を展開する某電気系エンジニアリング会社様は、支店長会議や全体朝礼への利用を主な目的としてテレビ会議を導入されました。
導入以前は、会議参加者が本社に出張して集まる集合会議や音声会議システムを利用して主要会議を開催してましたが、年々増えていく会議参加者数に比例してかさむ出張経費や音声会議の通話料金は大きなコスト負担になっていたそうです。また、音声会議は現在の議題が資料の何ページ目であるかなど、口頭で細やかにフォローしなければ、受け手である拠点側が議事進行を見失いやすいという運用上の欠点もありました。
そこで、コスト面・会議運用上の不足を補うために、MCUを中核として、テレビ会議システム・専用アプリをインストールしたPC端末から会議に接続できるテレビ会議環境を構築しました。テレビ会議システムを本社や主要な基幹拠点に設置し、社員同士のコミュニケーションや、社員数の少ない拠点からの会議参加にはPCを利用するという運用方法がとられることになりました。
テレビ会議システムを導入した拠点は、カートにテレビ会議システムを載せて会議室間を移動し、会議室に設置されているAV機器と接続してテレビ会議を実施することになりました。しかし、会議室ごとに規模が異なれば、併設されているAV機器の構成や種類も異なります。移動先のAV機器に正しく結線がされないと、テレビ会議の進行に支障をきたすおそれがありました。
また、PCから会議に参加するスタイルは同社にとって初めての試みであったため、ご担当者様は、導入後いかにトラブルが少なく使いやすくするかが社内に浸透させるための重要なポイントであると考えていました。メーカー提供の普遍的な操作マニュアルでは同社の運用スタイルをカバーしきれないとも感じていました。しかし、自社の機材構成や運用方法に合わせてマニュアルを作成しようとすると、システム運用ご担当者様の業務負荷が大きくなってしまいます。
そこで、お客様からご相談を受けたVTVジャパンは、各会議室に合わせたテレビ会議システムの設定・操作マニュアル、PC端末用のセットアップ手順書と会議操作マニュアルの作成をご提案しました。
自社環境に合わせたマニュアルで、スムーズな運用を実現
お客様の環境に合わせたテレビ会議システム・PC端末の運用マニュアルは、テレビ会議システム機材とともに納品され、運用を開始しています。
テレビ会議システム用のマニュアルは各会議室に配置しています。実際に利用する機材とマニュアルに掲載されている内容が同じものなので、社内ユーザーが迷わずセッティングできているとのコメントをいただきました。
また、PC端末のマニュアルは、社内ウェブサイト上に公開し、誰でも閲覧できるようにしているそうです。PC端末ユーザーには操作性を重視して最もシンプルと思われる操作方法だけで構成したマニュアルを提供したことで、特定のパスワードを入力することですぐに会議に参加できるなど スムーズな会議参加を実現しています。
導入から2年が経過していますが、テレビ会議システムの利用は社内ユーザーに浸透し、いまや同社にとって、なくてはならない存在になっているそうです。
