Zoom Rooms導入事例：地方公益法人様
ハウリングなどの音の問題でままならない会議を卒業
専任担当がいなくてもスムーズにオンライン会議が開催できるシンプルな運用を
某地方都市の公益法人様では、コロナ禍で1か所に集合して打ち合わせを行うことが難しくなったことから、定例会や外部との打ち合わせの際にはZoomやMicrosoft Teamsを使って会議に参加していました。
コロナ禍が落ち着き、近隣の地域の職員は会議室に集まるようになりましたが、複数人が会議室に集合してオンライン会議に参加しようとすると、ハウリングやエコーが起き、会話をするのも難しい状況で会議が成立しないことがたびたびありました。
事務局にはオンライン会議の運用担当者がいなかったため、しばらくはこの問題を本腰を据えて解決できずにいました。しかし同法人の代表がZoom／Microsoft Teamsの専用機が販売されていることを知り、これらが問題解決の有効な手段となるのか確認するために、VTVジャパンに問い合わせをすることにしました。
コロナ禍が落ち着き、近隣の地域の職員は会議室に集まるようになりましたが、複数人が会議室に集合してオンライン会議に参加しようとすると、ハウリングやエコーが起き、会話をするのも難しい状況で会議が成立しないことがたびたびありました。
事務局にはオンライン会議の運用担当者がいなかったため、しばらくはこの問題を本腰を据えて解決できずにいました。しかし同法人の代表がZoom／Microsoft Teamsの専用機が販売されていることを知り、これらが問題解決の有効な手段となるのか確認するために、VTVジャパンに問い合わせをすることにしました。
現地調査で見えてきた本当の課題。持ち込みデモで利用者も納得の機器を選定
問題・課題
- 会議室からのオンライン会議参加のハウリングやエコーがひどく会議が成立しない
- オンライン会議の管理・運用担当者がいない
- 誰でも簡単にオンライン会議を使いたい
- 快適で会議に集中できるオンライン会議環境を整えたい
PCのマイクが、近くのPCのスピーカーから出る音を拾うことでエコーやハウリングが発生
現地調査に伺って実際の会議の様子を拝見したところ、会議室に集合した5名の参加者が各々のPCからオンライン会議に接続しているせいで、音が回っていることがわかりました。リモートからPCを使って1名で参加するには問題ありませんが、複数のPCを同じ部屋に持ち込んで同じ会議に接続すると音が回る現象が発生します。
弊社営業担当はハウリングが起こる原因を説明し、同じ会議室内からの接続は1つのデバイスのみに抑えることを提案しました。
1台のPCにマイクスピーカー、Webカメラ、モニターを接続し、映像音声を拡張して利用することもできますが、誰か1人のPCが会議中は利用できなくなるほか、接続や設定変更が毎回必要になります。弊社担当は、「運用担当者が必要ないこと」、「誰でも簡単に利用できること」、「最低限の操作で会議に集中できること」が必要と考えました。
弊社営業担当はハウリングが起こる原因を説明し、同じ会議室内からの接続は1つのデバイスのみに抑えることを提案しました。
1台のPCにマイクスピーカー、Webカメラ、モニターを接続し、映像音声を拡張して利用することもできますが、誰か1人のPCが会議中は利用できなくなるほか、接続や設定変更が毎回必要になります。弊社担当は、「運用担当者が必要ないこと」、「誰でも簡単に利用できること」、「最低限の操作で会議に集中できること」が必要と考えました。
また、Zoomの利用が多いこと、Microsoft Teamsより管理が簡単であることを踏まえ、Zoom Roomsをご提案することにしました。製品については、部屋の大きさや環境に適している点や、マイク・カメラ・スピーカー一体型でケーブルの数が少ない点から、Neat Frame社のNeat Bar Proを選定しました。
お客様にご協力いただき、実際の機材を会議室に持ち込んでご利用いただいたところ、ハウリングが起こらないことはもちろん、映像と音声の良さ、操作の簡単さをご評価いただき、導入が決定しました。特にタッチパネルからの操作が感覚的にできる点と、参加者全員の表情が見やすく拡大表示・レイアウトされる自動フレーミング機能が、カメラ操作を気にすることなく、会議に集中できるとご好評をいただきました。
お客様にご協力いただき、実際の機材を会議室に持ち込んでご利用いただいたところ、ハウリングが起こらないことはもちろん、映像と音声の良さ、操作の簡単さをご評価いただき、導入が決定しました。特にタッチパネルからの操作が感覚的にできる点と、参加者全員の表情が見やすく拡大表示・レイアウトされる自動フレーミング機能が、カメラ操作を気にすることなく、会議に集中できるとご好評をいただきました。
会議室からの参加者の表情も確認できるオートフレーミング機能。Neat製品には更に強化されたNeat Symmetryが搭載されている
担当者がいなくても安心して利用できる環境をＶＴＶジャパンサポートデスクがバックアップ
導入後、既に数回の会議が実施されていますが、初めて利用する職員の方でも戸惑わずに利用できているそうです。弊社が取り扱うZoom Rooms全製品には、万が一トラブルが起こった際にもすぐに対応できるようにコールサポートが付帯しています。今回のようにオンライン会議の運用担当者が常駐していなくても、支障なく運用が可能です。
Zoomの専用機の利便性を実感された同法人の代表は、支部とのコミュニケーション活性化と出張回数の削減を目的に、ディスプレイ一体型のNeat Frameの導入も検討されています。引き続き、オンライン会議の効率的且つ利便性の高い運用をサポートしていきます。
Zoomの専用機の利便性を実感された同法人の代表は、支部とのコミュニケーション活性化と出張回数の削減を目的に、ディスプレイ一体型のNeat Frameの導入も検討されています。引き続き、オンライン会議の効率的且つ利便性の高い運用をサポートしていきます。
左：今回導入されたNeat Bar Pro & Pad 右：今後導入を検討されているNeat Frame。ディスプレイ一体型でWifiに対応
ソリューションのポイント
- 簡単操作・接続で快適に会議に集中できるシステム
- Rooms専用機1台で複数人が会議室から参加でき、複数台のPCから会議参加することで起こっていたエコーやハウリングの音問題が解決
- 直感的に操作ができるタッチパネルから簡単にオンライン会議に参加
- 参加者全員を拡大表示・レイアウトする自動フレーミング機能でカメラ操作が不要
- 専任のオンライン会議管理担当者がいなくても運用できる
- だれでも簡単にオンライン会議に参加できる
- 万が一トラブルが起こった際にも安心のVTVジャパンコールサポートサービスが付帯
