Microsoft Teams Rooms導入事例：ソフトウェア開発会社様

テレビ会議システムの利点をTeams会議の運用に活かし
BYOD会議の不満をMicrosoft Teams Roomsで解消

オンライン会議時には参加者が会議室にPCを持ち込み、各会議室備え付けの周辺機器に接続拡張し、Teams会議を開催していたソフトウェア開発会社様。
このBYOD（Bring Your Own Device）方式の運用に不満を持ち、さまざまなシステムの調査や解決方法を探っていた同社が、Microsoft Teams Roomsを導入したことで解決に至った事例をご紹介します。

BYOD会議室運用の不満を解決したい
会議室からTeams会議への複数人参加 ‐ BYODでの運用に不満が出ている理由
専用機・PC、両方の良さを持つMicrosoft Teams Rooms。オンラインセミナー環境の増強も視野に

BYODのオンライン会議室運用の不満を解決したい

ソフトウェア開発会社の総務部の情報システムご担当者から、Microsoft Teams Roomsの実機を見たいとVTVジャパンにお電話をいただいたのは2023年2月でした。
ご担当者は社内のメインコミュニケーションツールであるMicrosoft Teamsをはじめ、自社のオンライン会議環境の管理・運用を一手に担われていました。ユーザーから改善要望が挙がっている会議室運用の問題に対応するために、Microsoft Teams Roomsについて独自に調査をされていました。
セキュリティーポリシーでOSはWindowsしか導入できないこともあり、Windows搭載モデルを展開しているLenovo社のMicrosoft Teams Rooms対応製品を導入候補として検討されていました。
同社は東京と大阪の双方に本社があるということで、VTVジャパンの東京と大阪のデモル―ムにそれぞれご来社いただき、実際に接続してデモンストレーションをご覧いただくことになりました。

会議室からTeams会議への複数人参加 ‐ BYODでの運用に不満が出ている理由

浮上した問題・課題

持ち込みPCと会議室の映像・音声拡張機器を接続するBYOD方式の会議運用に対する不満

デモストレーション当日、まずはTeams会議の運用状況と、抱えている問題・課題についてお伺いしました。
1年ほど前に社内のメインツールをMicrosoft Teamsに決定してから、社内外問わず会議のほとんどがTeamsで行われているそうです。
同社には大阪に会議室（定員8名）が1つ、東京に会議室（定員10名）とセミナールーム（定員50名）が1つずつあります。会議室に集合してオンライン会議に参加する場合は、参加者がPCを持ち込み、各会議室備え付けのマイクスピーカーとディスプレイに接続して映像音声を拡張するBYOD（Bring Your Own Device）方式で運用しています。この運用方法に以下の不満が出ているというのです。

1．会議用PCの貸出手続きが手間

事業柄、社員の半数が開発エンジニアで、デスクトップPCを利用しています。会議室にPCを持ち込めないため、参加者の中にノートPCを持つ社員がいない場合は、都度PCの貸出手続きが必要でした。

2．会議PCの操作に気を取られて、会議に集中できない

参加者の中にノートPCを持つ社員がいる場合、ノートPCの用途が会議接続に占有されてしまいます。また、会議中に表示されるチャットやメール、スケジューラーの通知ポップアップの削除や、資料共有など、PCを操作する必要があり、会議に集中できないとの声が挙がっていました。

3．ノートPCの内蔵カメラではスペック不足

ノートPCのカメラでは会議室内の参加者が映らず、発言に対する反応や雰囲気が伝わらないため接続先からの評判はよくありませんでした。

同社は以前ソニー製のテレビ会議システムを利用していたことがあり、会議室常設の専用機の運用のしやすさを知っていたことから、Microsoft Teamsの専用機であるMicrosoft Teams Roomsに興味を持たれたそうです。
デモンストレーションではご要望をいただいたLenovo社のMicrosoft Teams Rooms対応製品 ThinkSmart Core + Controllerと、AVer社のPTZカメラ CAM520 Pro2をご覧いただきました。どちらもMicrosoft社が厳格な審査のもとに認定したデバイスです。
ご担当者はThinkSmart Coreの操作性や、本体のコンパクトさ、ケーブルが容易に抜き差しできない構造などを確認し、実用に足ると評価されました。また、高解像度でリモコンからパンチルトズームの操作が可能なAVer社のカメラが会議室内の参加者全員を捉えられることや、映像品質の良さにもご納得いただいたようです。

ソリューションのポイント

Microsoft Teams Rooms：ThinkSmart Coreの性能
- 操作性、本体のコンパクトさ、ケーブルが容易に抜き差しできない構造
- 汎用性の高いインターフェースでUSBs接続で既存マイクスピーカーを利用できる
Averカメラの映像クオリティと操作性
- 会議参加者全員を捉えられるカメラ仕様と映像品質の良さ
- リモコンからパンチルトズームの操作が可能

専用機・PC、両方の良さを持つMicrosoft Teams Rooms。オンラインセミナー環境の増強も視野に

年度予算で導入したいとの最初のご希望通り、2023年3月にデモンストレーションでご確認いただいた構成での導入が決定しました。音響機器は、利用中のマイクスピーカーをそのまま利用することになりました。Microsoft Teams Roomsは専用機ですが汎用的なインターフェースを持っているので、問題なくUSB接続ができます。
Microsoft Teams Roomsを導入したことで、Teams会議への参加はもちろん、会議中の操作もシンプルになり、新しい会議環境に対するユーザーの満足度は高いとのことでした。
今後は、セミナールームで利用している音響設備の増強に着手される予定です。現在は講師の話を配信する一方向型で、アンケートや質問は後からメールで回収する流れのためご利用中のマイクでも問題ありませんが、社内で双方向型のセミナー開催への要望が挙がっており、今の機器で対応しきれるのか懸念があるそうです。引き続き、同社のオンライン会議の運用をサポートして参ります。

導入効果