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クラウドサービスを活用するメリット・デメリット
クラウドサービスを活用するメリット・デメリット

テレビ会議クラウドサービスについてクラウドサービスを活用するメリット・デメリット

クラウドサービスを活用するメリット・デメリット

クラウドサービスの特性を知ることがポイント

クラウドサービスの特性を知ることがポイント

クラウドサービスには良い面がたくさんありますが、利用するユーザーによってはデメリットとなることもあります。
自社にとってのデメリットを事前に知っておくことで、デメリットがあった場合の対処方法を事前に検討でき、ビジュアルコミュニケーションの機会損失を防ぎます。

テレビ会議をクラウドサービスにするメリットとは?

テレビ会議をクラウドサービスで運用することで得られるメリットとして、以下があげられます。

初期投資が少ない

テレビ会議端末の他、MCUなどを導入すると、初期導入費は保守費もあわせて数百万単位ですが、クラウドサービスは端末とサービス料金があればテレビ会議を始めることができるので、初期費用を抑えられます。
資産を持たなくても良いのもメリットの1つです。

メンテナンスが不要
メンテナンスが不要

テレビ会議を行うための専用サーバーの更新や不具合時のメンテナンス作業はサービス提供会社が行ってくれるので、自社に専任の管理者を置かなくても運用できます。

拡張や縮小に柔軟に対応できる

契約期間が1年のサービスが多く、更新のタイミングでサービス内容の見直しができます。必要に応じて追加契約や解約ができるのもクラウドサービスの魅力です。

導入までの期間が早い
導入までの期間が早い

事前に運用スタイルを決めて細かな設定をする必要がなく、機器の調達も不要なので短い期間で導入・運用まで進めることができます。

低コストなのに機能が豊富

テレビ会議を行うためにメーカーが提案するトータルソリューションで構築した場合と同様のテレビ会議環境を気軽に低コストで利用できます。

いつでも最新のテレビ会議ができる
いつでも最新のテレビ会議ができる

サービス提供会社がバグの修正や最新機能へのアップデートを行うので、常に最新の状態でテレビ会議を行うことができます。「古くなったから」「サポートが終了したから」という理由で買い替える必要がなくなります。

テレビ会議をクラウドサービスにするデメリットとは?

テレビ会議をクラウドサービスで運用することで考えられるデメリットとして、以下があげられます。

サービス提供会社が提供する運用スタイルに合わせなければいけない

クラウドサービス提供会社が運用スタイルを決定しているので、ある程度の譲歩は必要です。サービス提供会社の都合によって、バージョンアップが行われ、大幅なGUI変更や機能変更などが行われることもあります。

契約内容がサービス提供会社都合で変更される
契約内容がサービス提供会社都合で変更される

契約しているサービスのメニュー内容が変更になることもあります。同時接続数が増えたり、会議の録画制限がなくなったりというようなユーザーにとって都合の良い変更のときは問題ないのですが、今まで利用できていた機能が使えなくなったり、当初加入していたサービスがなくなり、別途新しいサービスに変更しなければならずサービス費用が増加していまうなどということもありえます。

クラウド上にあるサーバーに会議データが残る

クラウドで提供されるサービスなので、会議情報がインターネット経由でサービス提供会社がクラウド上に設置したサーバーで処理されます。セキュリティ管理はどのクラウドサービスでも徹底されていますが、企業のセキュリティポリシーにより社外に会議情報があがることを禁止している場合は、クラウドサービスでの運用は向いていません。