3つの視点から会議室のオンライン会議環境を整備する
用途に応じて複数のオンライン会議の活用が進んだことで、日々の業務のなかで“オンライン会議のカオス化”が起こっていることを前回紹介しました。 そんなカオス化による課題が顕在化しつつありますが、その課題に対してどのような解決策が有効になるのでしょうか。 今回は、会議室におけるオンライン会議のカオス化における課題を解消するためのアプローチについて考えてみます。
オフィスへの出社が増えるなかで会議室でのコミュニケーション課題が顕在化
テレワークが進んだことでオンライン会議が常態化していますが、オフィスへの出社が戻りつつあるなかで、コミュニケーションに関する課題が顕在化しています。 急速なテレワークへの移行に伴って、必要に応じてとりあえず導入した複数のオンライン会議ツールが現場に乱立し、従来から会議室に設置されているテレビ会議専用端末の存在も相まって、“オンライン会議のカオス化”が発生。 その結果、会議室でオンライン会議を始めようとしても、全ての会議室でオンライン会議のためのデバイスが常設されておらず、使い方も現場任せでルールが整備されていないなど、ユーザーに混乱が生じています。 せっかく会議室にモニターやWebカメラ、マイクが設置されていたとしても、持ち込んだPCとうまく接続できず、なかなか会議がスタートできないということも現実的に起こっているのです。
オンライン会議ツールが常態化する以前は、閉域網で接続された社内の拠点同士をつなぐことで、高品質な音声と映像による円滑な会議が可能でした。 しかも、会議室にはテレビ会議専用端末が常設され、ケーブルをうまく収納した形でモニターやマイクがすぐに使える状態にあり、会議の開始もリモコンで簡単に操作できたため、オンライン会議を始めるまでの混乱は少なかったはずです。
会議室でのオンライン会議のカオス化を解消する3つの視点
しかし、従来のテレビ会議専用端末とともに、Microsoft TeamsやZoom Meetingsなど複数のオンライン会議ツールが混在して会議室で利用されている今、 その違いを意識せずに利用できる環境が求められています。 用途や接続先によってオンライン会議ツールの使い分けが必要で1つに集約することが難しい場合は、 どのツールでも設置済みのモニターやWebカメラ、マイクを利用することができ、同じタッチパネルから操作できる環境を用意することで、誰でも簡単にオンライン会議を行うことができます。
オンライン会議のカオス化を解消するためには、大きく3つの観点でオンライン会議の環境を考えていくことが重要です。
- どの会議室でもオンライン会議ができる
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まずは、役員会議室から気軽に打ち合わせができるハドルスペースまで、どの会議室でもオンライン会議が開催できる環境を整備すべきです。会議室ごとに環境が異なってくると、 会議やミーティングを開始するまでに時間がかかるばかりか、環境がないことで会議室にいながらPCの小さな画面でミ―ティングを行わざるを得ないことも。 設備のない会議室は使われなくなり、スペース的にも無駄が生まれます。
オンライン会議が当たり前の存在になったからこそ、ちょっとした打ち合わせであっても、会議室に入ればすぐにミーティングができる環境にしておきたいところです。 会議室でオンライン会議を行う場合は、大型のモニターは通常必要ですし、会議室全体をとらえるWebカメラや大勢の声をうまく集音するマイクも必要です。 なお、これらの映像・音声機器を各部屋に設置したうえで、例えばMicrosoft Teams RoomsやZoom Roomsといった専用デバイスを、各ライセンスと共に設置すればより便利でしょう。
役員会議室からハドルスペースまで、トータルコーディネートすることでオンライン会議のストレスは削減できる
- 1つのオンライン会議サービスに依存しない
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複数のオンライン会議の環境が混在している場合、用途などに応じてツールを使い分ける必要がありますが、それを杓子定規にルール化するのは難しいケースもあるでしょう。 そこで、使い分けることを意識せずとも予約した会議にアクセスするだけで、どのオンライン会議サービスにも柔軟にアクセスできる環境を整備したいところです。
会議室からの参加者が複数人いる場合、着座位置に合わせて調整済みのWebカメラやマイクが常設されていればそれを使い回すことができます。しかし、それらがテレビ会議専用端末だけに接続されていると、 PCを使ってMicrosoft Teamsの会議に参加しようとしても利用できません。 どのオンライン会議サービスでも最適なデバイスが自動的に選択されるような環境を整備することで、サービス種別に依存することなく、 相手の利用サービスに合わせた会議参加が可能になります。
一例を挙げると、テレビ会議専用端末とWeb会議用のWebカメラをモニター上に設置しておき、マイクやスピーカーは共通で利用できるよう、 映像スイッチャーやオーディオを集中管理する装置（ワイヤレスプレゼンテーションシステム）を設置することで、どのオンライン会議サービスでもUSBケーブルを挿し、ボタンを押すだけで持ち込んだPCと簡単に接続できるようになります。 サービスに依存しない形で会議がスムーズに始められます。
オンライン会議ツールに依存しない環境の提案事例
- ケーブルレス・コンタクトレス・マニュアルレス
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テレビ会議専用端末や複数のオンライン会議ツールが混在している場合、それぞれの使い方や接続方法が変わってしまうと厄介です。 最もシンプルなのが、会議室に設置された各デバイスにはケーブルレスでアクセスでき、ボタン1つで電源のオンオフ及びモニターやマイクにアクセスできるようにすることが理想的でしょう。 そんな環境があれば、使い方に迷うこともなくなり、事前準備も不要になるなど、マニュアルレスでの運用が実現できます。
コロナ禍においては、感染予防の観点からできる限り機器に触れずに会議が始められることが求められます。ケーブルが乱雑に会議室に置かれている環境では、会議開始前の準備段階で色々な機器に触れざるを得ません。 直接機器に触れなくて済むよう（コンタクトレス）、無線（ケーブルレス）をフルに活かして全ての機器へ容易に接続できる（マニュアルレス）ような環境づくりを目指したいところです。
VTVジャパンが提供する会議ソリューション
そんなコンセプトを実現するためには、まずは現状のオンライン会議の実態をしっかりと把握したうえで、ルール化できる部分をしっかりと整理していきながら、誰でも気軽に利用できる会議室環境の理想像を念頭に、 環境づくりを行っていくことが大切です。
オンライン会議のカオス化を解消するためには、まず用途別にオンライン会議を整理するとともに、会議室に設置されたデバイスの状況把握と新たに必要な環境の整理、 そしてそれらを設置したうえでどのように運用していくのかのルール化を進めていくことが求められます。
それら現状環境の整理から実際の環境整備、そして運用支援まで含めてお手伝いできるのが、VTVジャパンが提供する「会議ソリューション」です。 多くのオンライン会議環境を整備してきたVTVジャパンだからこそ、特定ベンダーに依存することなく、自社に必要となる最適な環境づくりが支援できます。テレビ会議システムや各種オンライン会議ツールを扱っていることはもちろん、 オンライン会議サービスにも依存しない快適な会議環境をご提案します。
- 日本特殊陶業様｜だれでも簡単に使えるオンライン会議室を構築 イノベーションを生み出す新しいオフィス棟でハイブリッドワークに適した会議室を実現
- 大手総合商社様｜オンライン会議ツールが乱立する会議室で「どれを使ってもきれいな音」を目指す Microsoft TeamsでもZoomでも快適に会議できる会議室を構築
新オフィス棟への移転を機に快適なオンライン会議室を構築した日本特殊陶業様の事例をご紹介します。
テレビ会議システム、Microsoft Teams、Zoom…どのオンライン会議サービスを使っても高品質な会議を実施できる会議室の構築事例をご紹介します。
例えば、会議参加者が直接触れずに最適な音声環境を実現する天井設置型のシーリングアレイマイクロホンや、ケーブル不要のワイヤレス接続で、USBカメラ、スピーカー、 マイクを使用して各自のロケーションからオンライン会議に参加できるワイヤレスコンファレンスシステムなどを駆使し、既設のテレビ会議専用端末やMicrosoft Teams、Zoom Meetingsといった複数のオンライン会議ツールを混在させ、 会議参加者にオンライン会議サービスの違いを意識させることなく快適な会議環境を実現します。
これからのオンライン会議は、従来のようにテレビ会議専用端末を中心とした質の高い会議環境から、誰でも簡単に多くの会議が開催できる仕組みづくりへとコンセプトが進化しています。 このコンセプトを実現するためには、前述した「どの会議室でもオンライン会議ができる」「オンライン会議サービスに依存しない」「ケーブルレス・コンタクトレス・マニュアルレス」という考え方が重要になってくるのです。
オンライン会議のカオス化が招くコミュニケーション環境における課題を解決するためにも、一度VTVジャパンにご相談いただければと思います。
