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クラウドのススメ
クラウドのススメ

テレビ会議クラウドサービスについてクラウドのススメ

クラウドのススメ

課題別!クラウドサービスがおすすめなユーザー事例

課題別!クラウドサービスがおすすめなユーザー事例

テレビ会議を導入するにあたり、自社で抱える課題や問題からクラウドサービスでの運用がおすすめの事例をご紹介します。
このようなお悩みをお持ちのユーザー様は、クラウドサービスがおすすめです。

初期導入コストを抑えたい

テレビ会議を導入・リプレイスするにあたり、さまざまな導入要件があると思います。それらの要件を満たすにはそれなりの機能や条件が必要になるでしょう。
十分な予算がある場合は別として、限られた予算でコストパフォーマンスの良いものを導入したいと考えるなら、クラウドサービスが最適です。

事例1:拠点を増やしたい
  • 今まで専用機の内蔵MCU機能で多地点会議を開催していたが、内蔵MCUで対応している最大同時接続数以上の拠点とテレビ会議を行いたい。

オンプレミスの場合、希望する同時接続数がどのくらいになるか次第ですが、①同時接続数が多い内蔵MCUオプションを追加購入する、②同時接続数が多い内蔵MCUオプションのある専用機を別途新規で購入する、③専用MCUを購入する、の3つのパターンが考えられます。

①は利用している専用機に該当するようなオプションを追加できることが条件ですが、多くの専用機の場合内蔵MCUに関するオプションが複数用意されていることはまれです。

内蔵MCU対応テレビ会議専用機の内蔵MCUオプション数

②は同メーカーで該当する専用機があればよいのですが、該当する専用機がなく他のメーカーで検討する場合は、メーカー間の互換性の問題もあり、すべての拠点を入れ替える必要が生じることもあります。
また、専用機の内蔵MCU機能は、最大同時接続数が4~9拠点までのものが多く、現在は良くても将来を見据えると足りなくなる場合はいずれリプレイスが必要になります。

内蔵MCUでの最大接続数

同時接続数を増やすときに一番スムーズなのは、③の専用MCUの導入です。専用MCUは多地点接続会議を行うためのサーバーなので、最大同時接続数が内蔵MCUに比べて柔軟になります。その他にも多地点会議の複数同時開催が可能になり、会議の運用に最適な機能が多々利用できるというメリットもあります。

現在利用している専用機と同メーカーのMCUを選択することも可能ですが、Avayaなどの異メーカーとの互換性に優れたMCUもありますので、要件にあったものを選択することもできます。
ただ、ここで問題なのはオンプレミスのMCUは高機能であるため「高額」で「運用が難しい」というデメリットがあります。

価格は数百万円~、高機能になると一千万円以上になることもあります。また、事前に運用スタイルを決めて機器設定を行う必要があるため導入前の準備に時間がかかったり、導入後はバージョンアップや障害時の対応があるため、運用には専任の担当者が必要になります。
故障時の機会損失を考慮し、MCUの保守加入も必要になりますが、MCUの保守費用は機材同様、高額です。

専用MCUはコストがかかる

接続拠点を増やすということは、新たな拠点に端末を導入することでもあります。
①と②の場合は既存のテレビ会議システムと同メーカー、または互換性のあるテレビ会議システムを購入する必要があります。
③の場合は製品によってはMCUを導入するとPCやスマートフォン・モバイル端末からの接続も可能になるソフトウェアが付帯している場合もあるので、新しい拠点の端末は専用機以外を選択することも可能です。

以上の3つのパターンと比べ、クラウドサービスを導入するメリットは以下です。

  • 最大同時接続数は内蔵MCUと比べて多く、サービスによっては専用MCUと同等のものもある
  • 1アカウントに専用の仮想会議室が付帯するサービスが多いので、会議室不足がない(内蔵MCUの場合同時接続できる会議室は1つだけ、専用MCUの場合はポート数による)
  • 多くは1年契約で、更新時に見直しも可能なので、拠点の増減にも柔軟に対応できる
  • サービスの利用コストはオンプレミス導入に比べとても低コストである
  • 利用できるデバイスが豊富なので、低コストで気軽に拠点追加ができる
  • サーバーの管理はサービス提供会社が行うので運用の手間が少ない

つまり、1つの会議への接続拠点数が大きく増え、PCなどからも会議参加ができるので参加拠点を気軽に増やせ、会議室も増やすことができるようになり、かつ低コストで導入が可能になります。
管理の手間も軽減されるので、専任の担当者がいなくても運用は可能です。

事例2:機能を増やしたい
  • 「社外(海外)と接続」「PCやモバイル端末と接続」「会議の録画」「UCツールと接続」「テレビ会議システムをもたないユーザーとの接続」など、現在のテレビ会議環境ではできない機能を追加したい。

上記のような機能を追加するには、専用のオンプレミスのネットワーク製品(録画用サーバーやNAT/Firewall越えソリューションなど)を導入したり、テレビ会議環境の見直しなどが必要です。

ネットワーク製品は先述のMCU同様に高額で、複雑な設定が必要など運用が難しく、また、現在のテレビ会議が社内ネットワークでの利用に限られている場合などは、テレビ会議のネットワーク環境を大幅に見直さなければなりません。
テレビ会議メーカーが提供している全てのソリューションを揃えることで、一通りの機能を利用できるようになりますが、実際これら全てを構築して運用できるのは専任の管理者をおける一部の大企業に限られます。

クラウドサービスは、大企業と同じようなソリューション構成をクラウド上で構築し、ユーザーに提供してくれます。そのため機材の購入やシステムの構築、管理などにかかる労力などのデメリットを気にせず、希望に沿ったテレビ会議を行えるようになります。

大企業と同じようなソリューション構成をクラウド上で構築

また、ネットワークも高額な回線を別途用意する必要がなく、インターネットに出れる環境があれば社外との接続も可能になるクラウドサービスが多くあります。
自拠点からクラウドサービスの入り口まではインターネットで、そこからはサービス提供会社が保有する専用線を利用してサーバーに接続することで、国内はもとより海外ともテレビ会議が可能になります。

クラウドサービスの多くは接続できるデバイスが豊富なので、今まで専用機同士でしか接続できなかった環境から一変し、多彩なスタイルでの会議が実現します。
また、Skype for BusinessやMicrosoft Teams、Google Hangouts Meetなどのビジネス用コミュニケーションツールとの連携にも柔軟に対応するクラウドサービスが増えています。(対応はサービスによって異なります。)